Datennutzungserklärung

Als zentrale Einrichtung der Universität Koblenz-Landau unterliegt das Interdisziplinäre Promotionszentrum (IPZ) der Datenschutzerklärung der Universität.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Arbeit des IPZ und der im IPZ verankerten Programme und Projekte (Graduiertenschule Genderforschung (GGF), Mentoring-Programm ment2, Projekt NaWi, STIBET und Projekt ZuGewinn), im Folgenden „Projekte“ genannt.

 

I. Ansprechpartnerin im IPZ

Julia Lederer (IPZ/Mentoring ment²)
Solveig Schartl (IPZ/NaWi)

Universitätsstraße 1
56070 Koblenz

Tel.: 0261 287-2952

E-Mail: ipzorga@uni-koblenz.de

Website: www.ipz.uni-koblenz-landau.de

 

II. Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter des IPZ durch Anmeldung auf der Website zu abonnieren. Die erhobenen Daten, d.h. die E-Mail-Adresse des/der Nutzenden, werden ausschließlich zum Zweck des Versands des Newsletters gespeichert.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs die Einwilligung des/der Nutzenden eingeholt und entsprechend auf diese Datennutzungserklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand des Newsletters keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletter ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzenden Art.6 Abs.1 lit.a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der E-Mail-Adresse des/der Nutzenden dient dazu, den Newsletter zuzustellen. In einem ca. zweimonatlichen Rhythmus informiert das IPZ über Neuigkeiten der Einrichtung, Veranstaltungen sowie über Ausschreibungen mit Relevanz für Interessierte und den wissenschaftlichen Nachwuchs um die Phasen vor, während und nach der Promotion an der Universität Koblenz-Landau.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind, z.B., wenn der/die Nutzende das Abonnement auflöst oder der Newsletter durch das Zentrum eingestellt wird.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Löschung der Daten erfolgt mit der Abmeldung. Eine Abmeldung ist jederzeit mittels formloser E-Mail an ipz[at]uni-koblenz-landau.de oder über den entsprechenden Link am Ende eines jeden Newsletters möglich

 

III.    Registrierung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf der IPZ-Internetseite wird den Nutzenden die Möglichkeit geboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an das IPZ in eine Datenbank, auf dem Server der Universität liegend, übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Folgende Daten (Pflichtangaben) werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

                                   - E-Mail-Adresse

                                   - Anrede

                                   - Vorname

                                   - Name

                                   - Adresse (Straße, PLZ, Wohnort)

                                   - Campus

                                   - Interesse an Veranstaltung in Koblenz; Landau oder beide

                                   - Fachbereichs-  und/oder Institutszugehörigkeit

Zum Zeitpunkt der Registrierung werden zudem Datum und Uhrzeit gespeichert.

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des/der Nutzenden zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des/der Nutzenden Art. 6 Abs.1 lit.a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des/der Nutzenden ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich. Alle beim IPZ registrierten Nachwuchswissenschaftler*innen werden in einen E-Mail-Verteiler aufgenommen und über aktuelle Veranstaltungen und Neuigkeiten campusabhängig und zielgruppenspezifisch informiert. Zudem werden Informationen zur Kursteilnahme in Form von Listen gespeichert, um jederzeit auf Anfrage des/der Nutzenden, (Sammel-)Zertifikate für erfolgreich besuchte Veranstaltungen auszuhändigen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. wenn der/die Promovierende die Promotion abgeschlossen oder beendet hat und keine weitere Karriere in der Wissenschaft anstrebt, die/der Nutzende die Löschung ihrer/seiner Daten wünscht oder der Betrieb der Datenbank durch das IPZ eingestellt wird.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Registrierte Personen haben jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen, indem eine formlose E-Mail an ipz[at]uni-koblenz-landau.de gesendet wird.

Alle personenbezogenen Daten werden in diesem Fall umgehend aus der Datenbank gelöscht.

 

IV.  Anmeldeformular zum Kursprogramm (ohne Registrierung)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Über ein Formular auf der Website des IPZ sind Anmeldungen zu verschiedenen Veranstaltungen möglich. Nehmen Nutzende diese Möglichkeit wahr, werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an das IPZ in eine Datenbank, auf dem Server der Universität liegend, übermittelt und gespeichert. 

Es handelt sich um folgende Daten:

-  Anrede

-  Name, Vorname

-  E-Mail-Adresse

-  Zielgruppe

Zum Zeitpunkt der Absendung des Formulars wird das Datum gespeichert.

Durch das Eintragen der Daten in die Eingabemaske und das Versenden der Daten zur verbindlichen Anmeldung erklärt sich der/die Nutzende einverstanden, dass ihre Daten im Rahmen der Veranstaltungsverwaltung verarbeitet werden.

Eine Anmeldung ist ebenfalls über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des/der Nutzenden gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des/der Nutzenden Art. 6 Abs.1 lit.a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer E-Mail übermittelt werden, ist Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient zur Bearbeitung und Verwaltung der Kursanmeldungen, die in Form von Listen in einer MySQL-Datenbank (auf dem Server der Universität) erfolgt. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Anmeldeformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem/der Nutzenden beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Nutzende haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Es ist zu berücksichtigen, dass Teilnahme­bescheinigungen nach einem Widerruf nicht ausgestellt werden können.

Nehmen Nutzende per E-Mail-Kontakt mit dem IPZ auf, können sie der Speicherung von personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Für den Widerruf der Einwilligung und dem Widerspruch der Speicherung der Daten zur Kursverwaltung senden Sie uns bitte eine formlose E-Mail an ipz[at]uni-koblenz-landau.de.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kursanmeldung gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

 

V. E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellten E-Mail-Adressen des IPZ und seiner Projekte ist möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzenden gespeichert.

2.  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO.

3.  Zweck der Datenverarbeitung

Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die im E-Mail-Austausch übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem/der Nutzenden beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Nutzende haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Nutzende per E-Mail Kontakt mit dem IPZ auf, können sie der Speicherung von personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Für den Widerruf der Einwilligung und dem Widerspruch der Speicherung der Daten zur Kursverwaltung und anderer Belange senden Sie uns bitte eine formlose E-Mail an ipz[at]koblenz-landau.de.

 

VI.    Bewerbung um Förderungen/Stipendien

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Das IPZ und seine Projekte schreiben Förderungen, Stipendien und die Teilnahme an Programmen aus. Diese sind:

Graduiertenschule Genderforschung (GGf):

Promotionsstipendien, Assoziierte Mitgliedschaft, für Mitglieder der GGf phasen- und bedarfsabhängige adressatenorientierte Unterstützungsmaßnahmen

ment2: Teilnahme am Mentoring-Programm ment²

NaWi: (Post-)Doc mit Kind, Tagungsteilnahme, Abschlussstipendium, Korrekturkostenzuschuss, Anschubstipendium, Tagungsausrichtung

STIBET: Academia and family, Abschluss-Stipendium

ZuGewinn: Programm „Mehrwert“, Promotionstandems

Für die Bewerbung um diese Förderungen/Stipendien werden personenbezogene Daten erhoben. Hierzu gehören je nach Förderung/Stipendium:

-          Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

-          Anrede

-          Vorname

-          Name

-          Titel (falls vorhanden)

-          Adresse (Straße, PLZ, Wohnort)

-          Familienstand

-          Anzahl Kinder

-          Beleg über Schwangerschaft

-          Geburtsurkunde(n) Kind(er)

-          Berufliche Tätigkeit(en)

-          Einkommensverhältnisse

-          Angaben zu Fachbereich und Fach

-          Angaben zur Promotion bzw. Forschung/Habilitation

-          Angaben zu Qualifikationen und bisherigem (wissenschaftlichen) Werdegang

-          Zeugnisse

-          Themenabfrage, Interessensschwerpunkte

Durch die Bewerbung um eine Förderung/ein Stipendium/Teilnahme des IPZ und seiner Projekte wird das Einverständnis zur Verarbeitung der übermittelten Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens erteilt.

2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Entscheidung über die Vergabe einer Förderung/eines Stipendiums erforderlich.

3. Empfänger*innen und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Zur Vergabe einer Förderung/eines Stipendiums des IPZ und seiner Projekte werden Ihre personenbezogenen Daten möglicher Weise im Verlauf des Auswahlverfahrens an folgende Empfänger*innen und Kategorien von Empfängern übermittelt:
- direkte Zustellung an die Projektverantwortlichen bzw. an das Präsidialamt der Universität Koblenz-Landau (Referat 21), von wo aus Ihre Unterlagen an die Projektverantwortlichen weitergleitet werden
- Ihre Bewerbungsunterlagen werden an die Mitglieder der jeweiligen Vergabekommission weitergeleitet

4. Dauer der Speicherung

Für die Dauer des Bewerbungs- bzw. Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert. Wenn Sie nach Abschluss des Auswahlverfahrens (Datum der Sitzung der Vergabekommission) nicht für eine Förderung ausgewählt werden, werden Ihre Daten längstens für die Dauer von drei Monaten aufbewahrt.


Sofern Sie eine Förderung/ein Stipendium erhalten, werden Ihre personenbezogenen Daten weiterhin im Rahmen Ihrer Förderung/Ihres Stipendiums verarbeitet. Erhalten Sie Ihre Förderung/Ihr Stipendium durch ein Projekt des IPZ, so werden Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ende der Projektlaufzeit gespeichert und darüber hinaus längstens für die Dauer von sechs Monaten – gerechnet ab Abgabe des Abschlussberichtes an den Mittelgeber – vorgehalten.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen bzw. die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Eine formlose E-Mail ist hierfür ausreichend. Bitte richten Sie Ihren Widerruf an die allgemeine E-Mail-Adresse des ipz[at]uni-koblenz-landau.de.

Sollten Sie während eines laufenden Bewerbungs- und Auswahlverfahrens die Löschung Ihrer Daten verlangen, können Sie ab diesem Zeitpunkt nicht weiter am Bewerbungs- und Auswahlverfahren teilnehmen und kommen somit für eine Förderung/ein Stipendium/Teilnahme des IPZ und seiner Projekte nicht in Frage.

Mit Annahme einer Förderung stimmen Sie der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Förderung – wie unter VI.4 beschrieben – zu.

 

 

Stand: Juli 2019