Veranstaltungskalender

 

Das Ziel das Veranstaltungskalenders ist eine gezielte und sinnvolle Aggregierung aller Ankündigungen außerhalb des normalen Lehrbetriebs. Zusätzliche Funktionalität entsteht durch die standardisierte Erfassung und dem damit möglichen Export in andere Formate.

Die Erfassung der Veranstaltungsdaten erfolgt naheliegenderweise in KLIPS, da ohnehin (fast) alle Veranstaltungen dort wegen der Raumbuchung eingetragen werden müssen.

Aus diesen zentral erfassten Daten wird dann zum einen ein Newsletter für interne und evtl. auch externe Interessenten generiert. Zum anderen ist damit aber auch die deutlich zeitgemäßere Darstellung aller Veranstaltungen im eigenen elektronischen Kalender, z.B. auf dem eigenen Mobilgerät, möglich.

Folgende Konfigurationsmöglichkeiten sind bei dem Eintragen einer Veranstaltung in KLIPS notwendig bzw. möglich:

  1. Titel der Veranstaltung und erwartete Teilnehmer sind Pflichtfelder
  2. Aktiv sind Termine, die schon endgültig terminiert sind. In Planung befindliche Termine sollten Inaktiv sein.
  3. Hyperlink kann optional auf die Homepage der Veranstaltung gesetzt werden. Falls dies nicht geschieht, wird die Veranstaltung mit der KLIPS-Veranstaltungs-Anzeige verlinkt.
  4. Anzeigen im CMS / VVZ-PDFNein, falls der Termin nur hochschulöffentlich ist. Ja, bei öffentlichen Terminen.
Nach dem Speichern sollten Sie dann bitte noch verschiedene Reiterkarten anwählen und weitere Angaben vornehmen:
  1. Reiterkarte Termine und Räume: Tragen Sie hier den genauen Zeitpunkt ein und wählen Sie als Rhythmus Einzel. Hier sollte auch die Raumanfrage gestellt werden. Sofern Sie nicht explizit einen Raum buchen wollen oder ihn schon gebucht haben, hinterlegen Sie alternativ die Raumbezeichnung in der Bemerkung zum Termin. Sie wird dann als Raumangabe übernommen.
  2. Reiterkarte Zuordnung zu Überschriften: Wählen Sie unter Koblenz→Veranstaltungskalender-KO und/oder Landau→Veranstaltungskalender-LD
  3. Reiterkarte Bemerkung: Hier sollte ein Text zur Beschreibung der Veranstaltung platziert werden.

Vor- oder Nachbereitungszeiten bei der Raumbuchung

Bestimmte Veranstaltungen bedingen eine gewisse Zeit vor oder nach der eigentlichen Nutzungszeit. Wenn Sie bei der Raumbuchung diese Zeit mit angeben, wird Sie im Kalender als tatsächliche Veranstaltungszeit angegeben. Das verhindern Sie, indem Sie zwei Veranstaltungen anlegen: Eine für die Vorbereitungszeit, die zweite für die Veranstaltung selber. Dadurch bleibt der Raum für Sie gebucht. Nur die zweite Veranstaltung ordnen Sie nun der Überschrift für den Veranstaltungskalender zu.

Alternative Veranstaltungsorte

Nicht alle Veranstaltungsorte sind in KLIPS buchbar (Mikadoplatz, Altes Kaufhaus, etc.). Sollen diese Orte regelmäßig genutzt werden, bitten Sie "ihren" verantwortlichen Raumverwalter, diesen Raum mit in KLIPS aufzunehmen. Ansonsten schreiben Sie den Veranstaltungsort einfach in den Beschreibungstext der Veranstaltung (Bemerkungen).

Aus den KLIPS-Daten werden folgende Mails an jeweils einen zentralen Mailverteiler für Koblenz und Landau geschickt:

  • Samstags eine Übersicht der Termine der Folgewoche
  • Ebenfalls samstags eine Sammlung aller neu eingetragenen Termine, die nach der Folgewoche stattfinden, jedoch maximal 2 Monate in der Zukunft liegen
  • Kurzfristig angekündigte Termine innerhalb der gleiche Woche werden in einer abendlichen Sammelmail angekündigt, dafür dann aber nicht mehr in den Samstags-Mails
Eine Abmeldung von den Newslettern erfolgt durch Senden einer Mail an
  • events-leave@list.uni-koblenz.de bzw. events-leave@rundmail.uni-landau.de

Viele Menschen setzen inzwischen -- nicht zuletzt bedingt und gefördert durch Mobilgeräte -- elektronische Kalender für ihre Planungen ein. Auch der Veranstaltungskalender kann als elektronischer Kalender abonniert werden. 

Wie geht das mit ... 

Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben Web-Kalender und geben Sie Ihre gewählte Kalender- URL an.

Klicken Sie im Menü Ablage auf Neues Kalenderabonnement und geben Sie Ihre gewählte Kalender- URL an.

In den Einstellungen unter Passwörter&Accounts einen Account hinzufügen. Andere wählen, dann Kalenderabo hinzufügen und die gewünschte Kalender-URL eintragen.

Die Kalenderfunktion in Thunderbird wird durch das Add-On Lightning zur Verfügung gestellt, dass Sie zunächst installieren müssen. Bei neueren Thunderbird-Versionen ist Lightning vorinstalliert.

Wählen Sie das Menü Neu → Kalender. Klicken Sie auf Im Netzwerk und Fortsetzen. Nun geben Sie Ihre gewählte Kalender-URL an. Im folgenden Dialog wählen Sie einen Namen für den Kalender und ändern evtl. noch die Kalenderfarbe.

  1. Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Kontoeinstellungen

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Internetkalender auf Neu

  3. Fügen Sie Ihre gewählte Kalender-URL ein. Evtl. müssen Sie statt https hier webcal schreiben!

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen

  5. Geben Sie im Feld Ordnername den Namen des Kalenders ein, der in Outlook angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf OK

  6. (Evtl. müssen Sie den neu erstellten Kalender in der linken Spalte bei "Alle Kalenderelemente" noch aktivieren)

 

Die gewünschte Kalender-URL erstellen Sie sich hier:.

https://events.uni-koblenz-landau.de

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