iFLOAT

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Projektbeschreibung

Das Thema E-Rechnung und eDelivery wird in naher Zukunft eine große Herausforderung für die Kommunalverwaltung in Deutschland darstellen. Das Connecting Europe Facility (CEF) Projekt iFLOAT soll dazu beitragen dieser Herausforderung durch frühzeitige Planung, Steuerung und Umsetzung entgegenzutreten. Das iFLOAT Projekt soll zeigen, dass die Einführung der E-Rechnung und eDelivery umfassend auf lokaler und regionaler Ebene erfolgen kann. Einerseits zielt das Projekt darauf ab, Kommunen geeignete Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen bereitzustellen. Andererseits sollen die Lieferanten der Kommunen darauf aufmerksam gemacht werden, wie sie in Zukunft E-Rechnungen erstellen und an die zuständigen Verwaltungen senden können. Das Projekt konzentriert sich hierbei insbesondere auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die lokal tätig sind und über begrenzte Ressourcen zur Einführung der E-Rechnung verfügen.  

Ziele des iFLOAT Projekts

iFLOAT wird die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL eDelivery umfassend und in einem vollständig digitalen und interoperablen Umfeld auf lokaler und regionaler Ebene umsetzen. Die drei Hauptziele von iFLOAT sind,

  • die kommunale Anbindung und Bereitstellung geeigneter Lösungen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen,
  • die Anbindung von kleinen und mittelständischen Lieferanten durch kostengünstige Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung sowie dem Rechnungsversand,
  • Bereitstellung bewährter Vorgehensweisen für Kommunen und Lieferanten um die elektronische Rechnungsstellung und eDelivery konform zu realisieren.

Sowohl Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes als auch Lieferanten müssen die geänderten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und ihre Auswirkungen frühzeitig verstehen und im Transformationsprozess hin zu einem vollständig digitalen und interoperablen Ablauf unterstützt werden. Das iFLOAT Projekt wird diesen Prozess durch geeignete Maßnahmen unterstützen, um das Bewusstsein für die gesetzlichen Änderungen bei den betroffenen Akteure zu schärfen und einen schnellen, unkomplizierten und umfassenden Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Ziel von iFLOAT ist nicht nur die kommunale Anbindung zu gewährleisten, sondern gleichzeitig einen angemessenen und freien Zugang für Lieferanten der öffentlichen Verwaltungen zu schaffen. Die daraus resultierenden Abrechnungsnetze sollen dann andere Kommunen ermutigen, sich in ähnlicher Weise zu engagieren und entsprechende Lösungen ganzheitlich mit allen Akteuren umzusetzen.

iFLOAT setzt den integrativen Rechnungsempfang und die automatisierte Rechnungsverarbeitung in den Pilotkommunen Koblenz und Neustadt an der Weinstraße um. Die Lösung basiert dabei auf einer Kommunallizenz für das Dokumentenmanagementsystems (DMS) der Firma Lorenz Orga-Systeme GmbH und wird um entsprechende entsprechenden Schnittstellen zur jeweiligen Finanzsoftware der beiden Kommunen ergänzt und mit dem zentralen E-Rechnungseingang des Landes RLP verknüpft um eine Anbindung an eDelivery zu gewährleisten. Da die Einführung dieses DMS, betreut durch die KommWis GmbH, auch für zahlreiche andere Kommunen im Land RLP zur Umsetzung der E-Akte geplant ist, profitieren auch andere städtische Verwaltungen von der Pilotierung durch entsprechende Nachnutzungsmöglichkeiten der durch iFLOAT bereitgestellten E-Rechnungslösungen. Das iFLOAT Projekt stimmt sich bei der kommunalen Umsetzung der E-Rechnung zudem eng mit dem Vorhaben des Ministeriums des Innern und für Sport (MdI) in RLP ab.

Um eine breite Verwendung der E-Rechnung auf lokaler und regionaler Ebene zu gewährleisten, wird das Projekt allen Lieferanten dieser Kommunen die kostenlose E-Rechnungslösung von B2B Router anbieten. B2B Router ermöglicht die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen über das PEPPOL eDelivery-Netzwerk. Das B2B-Router Webportal wird dabei die relevanten E-Rechnungsformate in Deutschland unterstützten und sorgt somit für eine schnelle Verbreitung und Nutzung der E-Rechnung auf Lieferantenseite. Zusätzlich werden über das B2B Router Webportal auch kleine Kommunen in die Lage versetzt sich für den Empfang E-Rechnungen zu registrieren. Die meisten Anwendungsfälle sind bereits im B2B-Router umgesetzt, müssen jedoch noch an einige zusätzliche nationale Anforderungen angepasst werden.

Technischer Lösungsansatz des iFLOAT Projekts

Das Projekt wird verschiedene Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung und PEPPOL eDelivery umsetzen. Die Motivation der Projektteilnehmer für das iFLOAT Projekt ist offensichtlich. Neben den Vorteilen der Co-finanzierung durch das CEF Programm ist eine proaktive und geordnete Umsetzung der gesetzlichen und technischen Anforderungen möglich, die zu einem späteren Zeitpunkt verbindlich sein werden. Das Verbundprojekt ermöglicht einen effektiven Erfahrungsaustausch zwischen Standardisierungsexperten, öffentlichen Einrichtungen, Lösungsanbietern und Endanwendern und wird Werkzeuge bereitstellen, um die Implementierung und Kompatibilität mit den beiden von der Europäischen Norm 16931 geforderten Syntaxen UBL 2.1 und CII, insbesondere den beiden relevanten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) in Deutschland, XRechnung und ZUGFeRD 2.0, sicherzustellen. Zusätzlich wird das CIUS PEPPOL BIS Billing 3.0, das den elektronischen Austausch von E-Rechnungen europaweit über PEPPOL eDelivery auf Basis des AS4-Protokolls ermöglicht, implementiert. Damit wird es allen Akteuren ermöglicht, E-Rechnungen über standardisierte Schnittstellen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu empfangen und zu verarbeiten.

iFLOAT E-Rechnungslösungen für Kommunen und öffentliche Verwaltungen:

  • Integrative E-Rechnungslösung in den Städten Koblenz und Neustadt an der Weinstraße. Die Lösung wird dabei über einen universellen Multi-Channel-Zugang zur E-Rechnung verfügen und an eDelivery und die entsprechende Finanzmanagementsoftware angebunden werden. Die Lösung mit wird mit entsprechenden Workflowmodellen angereichert und stellt dann ein vorkonfiguriertes DMS-System bereit, das problemlos von weiteren Kommunen über die Kommunallizenz in RLP durch die KommWis GmbH bezogen werden kann.
  • Bereitstellung des B2B Router Webportals zum Empfang und Management von E-Rechnungen für Kommunen. Das Webportal ist mit einem AS4 Zugangspunkt verbunden, um den Empfang von E-Rechnungen über das PEPPOL eDelivery Netzwerk europaweit zu ermöglichen. Das Portal unterstützt die Formate PEPPOL BIS Billing 3.0 sowie XRechnung und ZUFeRD 2.0 und bietet Funktionen zum Erstellen, Erhalten, Verwalten und Archivieren von E-Rechnungen, sowie Import-/Export Möglichkeiten, Statistiken, und Lieferantenmanagement.
  • Bereitstellung einer API und weiteren Tools zur Unterstützung von Kommunen bei der Umsetzung eines integrierten E-Rechnungsworkflows. Die bereitgestellten Werkzeuge ermöglichen es Entwicklern, den Empfangsprozess von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten einfach zu integrieren, eine Validierung von E-Rechnungen zu implementieren und sich für den Empfang von elektronischen Rechnungen mittels eDelivery zu verbinden. Die Werkzeuge werden mit Dokumentation und Anwendungsbeispielen versehen, um eine Implementierung zu vereinfachen. Zur Ergänzung der Dokumentation wird ein Supportservice eingerichtet.
  • Während der Durchführung von iFLOAT wird ein Support Desk eingerichtet, um die Einbindung von Kommunen zu unterstützen, die daran interessiert sind, die bereitgestellten Werkzeuge, Artefakte und Methoden zu nutzen.

iFLOAT E-Rechnungslösungen für Lieferanten:

  • Bereitstellung des B2B Router Webportals zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung mittels eDelivery über einen AS4 Zugangspunkt. Das Webportal unterstützt die in Deutschland gängigen Formate XRechnung, PEPPOL BIS Billing 3.0 sowie ZUFeRD 2.0  und ist hinsichtlich seiner Basisdienste wie E-Rechnungen erstellen, über eDelivery versenden und Kunden verwalten für die Lieferanten kostenlos.
  • Spezielle Schulungen für Lieferanten werden die Initiative begleiten und somit die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung vereinfachen.
  • Die Lieferanten können auf den Support-Desk zugreifen, um Fragen zur Nutzung des Portals und zur nationalen Gesetzgebung in Deutschland im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung zu stellen.

Projektinformationen

Projektpartner
  • Universität Koblenz-Landau, Deutschland
  • INVINET SISTEMES 2003, Spain
  • Metropolregion Rhein-Neckar GmbH, Deutschland
  • Stadtverwaltung Koblenz, Deutschland
  • Stadtverwaltung Neustadt an der Weinstraße, Deutschland
Finanzierung: Connecting Europe Facility (CEF): Action No: 2018-EU-IA-0065.
Zeitraum: 01.04.2019 bis 30.09.2020