Webzugang
SOGo ist ein Mailclient der auf einem Webserver dazu dient, Mails zu verschicken, Kalender anzulegen und Adressbücher zu verwalten. Da die Nutzungsweise von SOGo zwischen Nutzern der Universität sehr stark variieren wird, sind die Informationen und Anleitungen nach Schwierigkeitsgrad der Nutzung unterteilt.
In dieser Kategorie werden die grundlegendsten Informationen zur Nutzung des SOGo-Webclients aufgelistet.
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Neue Termine, Aufgaben, Kontakte oder Gruppen erstellen | ||||
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Mail verfassen | ||||
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Erstellt neue Kalender oder Abonnements | ||||
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Öffnet die Einstellungsseite | ||||
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Öffnet weitere Optionen | ||||
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Um eine Mail in SOGo zu löschen muss lediglich die Mail markiert und auf das Papierkorb-Symbol geklickt werden.
Um die E-Mails dann endgültig zu löschen muss der Papierkorb noch geleert werden:
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Das Verschieben oder Löschen von Mails ist häufig einfacher, wenn mehrere Mails auf einmal markiert werden können. Um dies in Sogo zu machen, muss im Mailfenster einfach auf die Shilouette der Person vor dem Absender geklickt werden, schon wechselt Sogo in den Auwahlmodus.
Um Mails in Sogo zu suchen bedarf es nur weniger Klicks.
1. Lupe im Mailordner Anklicken
2. Nun den Suchbegriff eingeben.
3. Optional können zur Verfeinerung der Suche die Suchparameter durch einen klick auf "Betreff" geändert werden.
1. Im Mailordner auf das Balkensymbol klicken.
2. Sortierung auswählen. Ggf. ab- oder aufsteigende Sortierung unten ändern.
Manchmal ist es notwendig Emails direkt auf dem lokalen Pc zu speichern. Dazu müssen lediglich folgende Schritte vorgenommen werden:
1. In das Mailfenster in Sogo navigieren.
2. Die Gewünschte Mail auswählen, ggf. mehrere. (Hier steht wie)
3. Über das Punktesymbol das Dropdown-Menü öffnen und dort auf „Speichern unter“ klicken.
4. Mit Okay bestätigen.
5. Nun sollte sich im Downloads-Verzeichnis eine Datei mit dem Namen „Gespeicherte Nachrichten“ befinden. ACHTUNG: Es ist ein Archivprogramm wie 7zip oder WinRAR notwendig um diese Datei zu extrahieren.
Um den Quelltext einer Mail in SOGo anzeigen zu lassen, müssen lediglich folgende Schritte durchgeführt werden:
1. Die E-Mail anzeigen lassen und auf das Punktesymbol in der rechen oberen Ecke klicken.
2. Im Dropdown-Menü auf "Nachrichten-Quelltext" klicken.
Nun wird der Quelltext der Mail angezeigt und kann problemlos gelesen oder kopiert werden.
Sogo bietet neben den grundsätzlichen Funktionen zum Senden und Empfangen von Mails, Möglichkeiten für Filterregeln, Kalendernutzung und Vertretungszugriffe. Informationen dazu sind in dieser Kategorie abgelegt.
Der Vertretungszugriff in Sogo funktioniert etwas anders als in Groupwise. Sogo ermöglicht zum einen das Schreiben von freigegebenen Accounts unter dem Namen „Delegation“ und zum anderen den Zugriff auf freigegebene Ordner, unter dem Begriff „Benutzerrechte“. Hier werden die Prozesse nacheinander vorgestellt.
Delegation
Die Delegation ermöglicht ausschließlich das Senden von Mails mit der Berechtigung eines anderen Nutzerkontos. Grundsätzlich lässt sich diese Option auch über die Benutzerrechte ermöglichen, weshalb diese Lösung vor allem für diejenigen nützlich ist, die explizit nur die Möglichkeit Mails zu versenden weitergeben möchten.
1. Zuerst in das Mailkonto navigieren.
2. Über das Punktemenü neben dem Mailkonto „Delegation“ auswählen.
3. Im Feld „Benutzer hinzufügen“ die gewünschte Nutzerkennung angeben.
Die Delegation nutzen funktioniert nun so:
1. Eine Mail verfassen.
2. Am oberen Rand auf den Pfeil neben der Nutzerkennung klicken.
3. Nun sollten die Freigegebenen Accounts zur Auswahl stehen.
Benutzerrechte
Nutzerrechte sind teilweise nur für einzelne Ordner von Belang, teilweise wirken sie sich aber auch auf komplette Konten aus. Zu bedenken ist, dass gesetzte Berechtigungen immer auch für Unterordner gelten. Weiterhin sollte beachtet werden, dass die Rechte für das Senden von Mails automatisch eine Delegation für die gewählte Adresse mit einrichtet. Diese wird erst nach dem erneuten Aus- und Einloggen sichtbar. Um diese zu entfernen muss zum einen die Delegation gelöscht werden, zum anderen aber auch bei den Benutzerrechten der Haken bei „Mails Senden“ entfernt werden.
Benutzerrechte geben eine differenzierte Möglichkeit unterschiedlichen Nutzern unterschiedliche Möglichkeiten zur Nutzung des eigenen Mailaccounts. Um diese zu setzen muss folgendes unternommen werden:
1. Im gewünschten Ordner über das Optionsmenü zu „Benutzerrechte“ navigieren.
2. Einen Nutzern eintragen. WICHTIG: Es muss sich hierbei um einen an der Uni in Sogo registrierten Nutzer handeln. Dieser wird gesucht und kann dann per Klick ausgewählt werden. BITTE KEINE RECHTE unter „Alle authentifizierten Nutzer“ setzen. Diese werden nicht funktionieren.
3. Gewünschte Nutzerrechte auswählen und auf „Speichern“ klicken. Unter dem Symbol bei 1 können alle Rechte auf einmal gesetzt werden.
4. Sind die Rechte gesetzt worden, sollte bei dem freigegebenen Nutzer ein Ordner namens „Andere Benutzer“ erscheinen, in dem die Freigegebenen Ordner liegen. Ggf. ist es notwendig sich dafür aus- und wieder einzuloggen.
5. Wenn die Rechte wieder genommen werden sollen, muss im gleichen Auswahlmenü beim freigegebenen Benutzer lediglich auf das Mülltonnensymbol geklickt werden. Wichtig: Ist eine Delegation gesetzt, sollte diese nun auch gelöscht werden.
Um einen Kalender der bereits freigegeben, aber noch nicht abonniert wurde, müssen folgende Schritte unternommen werden:
1. Ins Kalenderfenster navigieren.
2. Unter „Abonnements“ auf das Plussymbol klicken.
3. Die Nutzerkennung eintragen.
4. Auf den gewünschten Nutzer klicken (1), dann auf den freigegebenen Kalender klicken(2).
5. Nun sollte der abonnierte Ordner im Kalenderfenster auftauchen.
Die Freigabe von Kalendern funktioniert in Sogo über die Benutzerrechte. Um einen Kalender freizugeben sind folgende Schritte notwendig:
1. In den Kalendertab wechseln.
2. Beim gewünschten Kalender auf das Punktesymbol klicken. (Ggf. mit dem Plussymbol einen neuen Kalender erstellen wenn gewünscht).
3. Auf „Benutzerrechte“ klicken.
4. Den gewünschten Benutzer eingeben. Sollten hier Rechte für „Alle Authentifizierten Nutzer“ gesetzt werden, so können alle am Campus Landau registrierten Personen auf diesen Kalender zugreifen, weshalb wir im Regelfall von solchen Freigaben abraten.
5. Nun die gewünschten Benutzerrechte vergeben. Wenn der Haken bei „Für den Benutzer Abonnieren“ gesetzt wird, muss der gewünschte Nutzer dies nicht mehr selbstständig erledigen. Dies sollte nur in Absprache mit dem vorgesehenen Nutzer geschehen.
6. Mit „Speichern“ bestätigen.
Um sich eine Signatur in Sogo zu erstellen, bedarf es nur weniger Klicks.
Signatur erstellen:
2.Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche „Anmelden“.
Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
4.Navigieren Sie über das Menü zu der Seite „E-Mail“ > „IMAP-KONTEN“.
5.Klicken Sie auf das "Stift-Symbol" rechts von der Email-Adresse für die Sie eine Signatur erstellen möchten.
6.Erstellen Sie Ihre Signatur in dem Eingabefeld.
7.Beenden Sie die Einrichtung der Signatur durch einen Klick auf die Schaltfläche „OK“.
8.Speichern Sie die Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche "Speichern".
Sie können Filterregel für E-Mails einrichten, welche zur automatisierten Weiterverarbeitung Ihrer E-Mails, wie zum Beispiel zum Verschieben oder Löschen, genutzt werden können.
Filterregel einrichten:
Der Anmeldebildschirm von SOGo erwartet die folgenden Eingaben:
Benutzername: E-Mailadresse (hier: must1234@uni-landau.de)
Passwort: das zur E-Mailadresse gehörende Passwort
Über die Schaltfläche Anmelden wird der Authentifizierungsvorgang des Benutzers gestartet:
Jetzt wird der Menüpunkt Einstellungen ausgewählt:
Auf der Registerkarte Filter wird über die Schaltfläche Filter erstellen das Einrichten eines neuen Filters gestartet:
Im folgenden Beispiel erstellt Maxime Muster eine Filterregel, die eingehende E-Mails von John Doe automatisch in den Ordner Mails von John verschiebt. Dafür setzt er folgende Eingaben:
2.Für eingehende Nachrichten die: es stehen 3 Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung (hier: mit einer der folgenden Regeln übereinstimmen)
3.Auswahlfeld: Auswahl des Teils der E-Mail der geprüft werden soll [zum Beispiel: Betreff, von, an, CC ... (hier: Von)]
4.Auswahlfeld: Auswahl der Prüfungsbedingung - worauf geprüft werden soll - (hier: enthält)
5.Eingabefeld: erwartet den Prüfwert - was geprüft werden soll - (hier: doe4321@uni-landau.de). In der Kategorie Führe folgende Aktionen aus: wird bestimmt, was mit einer E-Mail, die den Prüfkriterien entspricht, geschehen soll.
6.Auswahlfeld: enthält die Aktion (hier: Verschiebe die Nachricht in)
7.Auswahlfeld: verfügbare Auswahl hängt ab von der getroffenen Auswahl in Punkt 6 (hier: John Doe)
Die Filterregel Johns Mail verschieben wird über die Schaltfläche OK gesichert:
Sie können Filterregeln jederzeit über die SOGo-Schnittstelle deaktivieren.
Filterregeln deaktivieren:
2.Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche "Anmelden":
Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen".
4.Navigieren Sie in dem Menü zu der Seite "E-Mail" > "Filter".
5.Wählen Sie die zu deaktivierenden Filterregeln ab.
6.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" um die Einstellungen zu sichern. Die Filterregeln sind damit deaktiviert.
Für eingehende Nachrichten wird eine Spamerkennung vorgenommen. Durch diese werden keine Nachrichten gefiltert, sondern nur zur Weiterverarbeitung markiert. Dadurch können Sie selbst entscheiden was mit solchen E-Mails geschehen soll. Eingehende Spamnachrichten können zum Beispiel automatisch aus dem Posteingang verschoben oder gelöscht werden.
Spamfilter einrichten:
2.Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche „Anmelden“.
Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
4.Navigieren Sie über das Menü zu der Seite „E-Mail“ > „Filter“.
5.Klicken sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“ um einen neuen Filter einzurichten.
6.Geben Sie die folgenden Eingaben ein:
Filtername: „Spamfilter“
Für eingehende Nachrichten: „mit allen der folgenden Regeln übereinstimmen“
„Header“ – „X-Spam-Flag“ – „ist“ – „YES“
Führe folgende Aktion aus: „Verschiebe die Nachricht nach“ - „Junk“ ODER „Verwerfe die Nachricht
7.Beenden Sie die Einrichtung des Filters durch einen Klick auf die Schaltfläche „OK“.
8.Wählen Sie den eben eingerichteten Filter aus und speichern Sie die Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche "Speichern".
Sie können eine Abwesenheitsnachricht erstellen, um während einer Abwesenheit, wie zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit, eingehende E-Mails automatisiert zu beantworten.
Voraussetzung für diese Anleitung:
- Die URZ-Benutzerkennung ist eingerichtet (Was ist die URZ-Benutzerkennung?)
Abwesenheitsnachricht erstellen:
1. Rufen Sie den Link https://sogo.uni-landau.de auf.
2. Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche "Anmelden":
Benutzername: die URZ-Benutzerkennung
Passwort: das zur URZ-Benutzerkennung gehörende Passwort
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen".
4. Wählen Sie den Menüpunkt "E-Mail" aus.
5. Navigieren Sie in dem Menü zu "E-Mail" > "Abwesenheit".
6. Wählen Sie die Option "Automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren" aus.
7. Setzen Sie den Haken bei "Betreff für automatische Abwesenheitsnachricht".
8. Geben Sie einen Betreff für die Nachricht ein.
9. Geben Sie in das Eingabefeld "Mit folgender Nachricht auf jede eingehende E-Mail automatisch antworten" die Nachricht ein, mit der automatisch auf eingehende E-Mails geantwortet werden soll. Achten Sie darauf, dass Sie am Ende kein "." haben da es sonst zu Problemen führen kann.
10. Geben Sie in das Eingabefeld "E-Mailadressen (getrennt durch Kommata)" die E-Mail-Adresse ein, für die eine Abwesenheitsnachricht eingerichtet werden soll.
11. Sie können bei "Automatische Abwesenheitsnaricht anschalten am" und "Automatische Abwesenheitsnaricht abschalten am" das Datum eingeben, wann die Abwesenheitsregel aktiv ist. Achtung: Das Angegebene Datum muss immer in der Zukunft liegen.
Hinweis: Wenn Sie die „Automatische Abwesenheitsnachricht abschalten am....“-Funktion nutzen, wird ab dem eingetragen Datum keine Abwesenheitsnachricht mehr verschickt, auch wenn die Abwesenheitsnachricht weiterhin in den Einstellungen aktiviert ist. Erkennen können Sie dies an dem roten Pfeil, welcher bei dem Briefsymbol angezeigt wird. Damit dieser verschwindet müssen Sie die Abwesenheitsnachricht manuell in den Einstellungen deaktivieren.
12. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Speichern" um die Einstellungen zu aktivieren. Das Einrichten der Abwesenheitsnachricht ist damit beendet.
Sie können eine Abwesenheitsnachricht jederzeit deaktivieren. Wir empfehlen eingerichtete Abwesenheitsnachrichten umgehend nach der Abwesenheit zu deaktivieren.
Abwesenheitsnachricht deaktivieren:
2.Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche "Anmelden":
Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen".
4.Navigieren Sie in dem Menü zu der Seite "E-Mail" > "Abwesenheit".
5.Wählen Sie die Option "Automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren" ab.
6.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" um die Einstellungen zu sichern. Die Abwesenheitsnachricht ist damit deaktiviert.
Sie können eine E-Mail-Weiterleitung einrichten, um eingehende E-Mails automatisch an beliebige weitere E-Mail-Adressen zu versenden.
Hinweis: Das URZ rät dringend davon ab, eine Weiterleitung einzurichten, speziell, wenn es um studiumsbezogene Inhalte geht. Sollten Sie dennoch eine Weiterleitung aktivieren, setzen Sie unbedingt die Option "Eine Kopie behalten"!
Mails die durch das fehlerhafte Konfigurieren der Weiterleitung verloren gehen, oder vom Empfänger aus welchen Gründen auch immer abgelehnt werden, gelten für den internen Mailserver als erfolgreich zugestellt. Diese Mails können nicht wiederhergestellt werden.
Dementsprechend sollte immer mindestens eine Kopie auf dem Server abgelegt werden, im besten Fall rufen Sie Ihre Mails immer per IMAP-Protokoll ab und leiten sie nicht weiter.
Weiterleitung einrichten:
2. Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche "Anmelden":
Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen".
4. Navigieren Sie über das Menü zu der Seite "E-Mail" > "Weiterleitung".
5. Wählen Sie die Option "Ankommende Nachrichten weiterleiten" aus.
6. Geben Sie in das Eingabefeld "E-Mailadressen (getrennt durch Kommata)" die E-Mail-Adresse ein, an die ankommende Nachrichten weitergeleitet werden sollen.
7. ACHTUNG: Setzen Sie unbedingt die Option "Eine Kopie behalten"!
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" um die Einstellungen zu aktivieren. Das Einrichten der Weiterleitung ist damit beendet.
Sie können eine E-Mail-Weiterleitung jederzeit über die SOGo-Schnittstelle deaktivieren. E-Mail-Weiterleitung deaktivieren: Rufen Sie die URL https://sogo.uni-landau.de auf. Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche "Anmelden": Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen". Navigieren Sie über das Menü zu der Seite "E-Mail" > "Weiterleitung". Wählen Sie die Option "Ankommende Nachrichten weiterleiten" ab. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" um die Einstellungen zu sichern. Die E-Mail-Weiterleitung ist damit deaktiviert. Siehe auch: Wie richte ich eine E-Mail-Weiterleitung ein?
Kalender können, neben der automatischen Synchronisation via SOGo-Connector, auch manuell über eine sogenannte ics-Datei exportiert oder importiert werden. Dabei müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
Import
1. Navigieren Sie in den Kalenderbereich.
2. Klicken Sie auf das Punktemenü neben einem bereits bestehenden Kalender. Wählen Sie nun "Importieren".
3. Wählen Sie im darauf folgenden Fenster nun "Hochladen".
4. Navigieren Sie zu einer beliebigen ics-Datei die Sie importieren möchten. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen". Nach einer kurzen Wartezeit (abhängig von der Größe des Kalenders) sollten die Termine im Kalender sichtbar sein.
Export
1. Auch für den Export müssen Sie in den Kalenderbereich navigieren.
2. Klicken Sie auch hier auf das Punktemenü. Scrollen Sie leicht nach unten, bis Sie die Schaltfläche "Exportieren" auswählen können.
3. Wählen Sie nun entweder, ob die Datei gespeichert werden soll, oder ob Sie die Datei direkt mit einem Programm öffnen möchten.
