FAQs

Häufig gestellte Fragen (FAQs).

  • Organisatorisches, Zuständigkeit, Termine
  • Was genau ist das UniCMS?

    Der Begriff CMS steht für Content Management System. Content Management Systeme erlauben die dezentrale Pflege von Inhalten (Content) auf einem Internetportal. Über ein leicht zu bedienendes Redaktionssystem können die Internetseiten von den Editoren auch ohne HTML- oder sonstigen Programmierkenntnissen angelegt und gepflegt werden.

    Eine individuelle Gestaltung Ihrer Seiten ist trotz Rahmenlayout möglich: So können Sie z.B. die linke Spalte für eigene Meldungen und Termine nutzen, ihr eigenes Logo oder Social-Media-Icons einbinden. Ebenso können Sie die Fußzeile Ihrer Webseite individualisieren. Zusätzlich profitieren Sie von zahlreichen Funktionalitäten, die wir Ihnen optional anbieten, wie Newsletter oder Online- Anmeldeformulare für Ihre nächste Veranstaltung.

  • Ich bin seit kurzem Mitarbeiter und benötige einen CMS-Account. Was muss ich tun?

    Füllen Sie hierzu das PDF-Formular Ordnerwunsch/Rollenmitteilung vollständig aus und lassen es von Ihrem Arbeitsgruppen-/Institutsleiter unterschreiben. Dieses Formular schicken Sie anschließend per Hauspost oder per Fax an die Online-Redaktion nach Mainz. 

    Im weiteren Verlauf wird die Rollenmitteilung geprüft - dies nimmt in der Regel 10 bis 14 Tage in Anspruch. Danach werden Sie im CMS freigeschaltet und erhalten eine schriftliche Bestätigung. 

    Wir empfehlen, dass jeder neue Mitarbeiter an einer CMS-Schulung teilnimmt. Im Schulungsbereich des CMS finden Sie die nächsten Termine und können sich zu den Veranstaltungen direkt online anmelden.

  • Was ist eine Rolle?

    Jeder Nutzer, der das CMS bearbeiten darf, erhält eine bestimmte Rolle. Sie legt fest, welche Kompetenzen er innerhalb des UniCMS hat, also welche Aktionen er ausführen darf. Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig innehaben. Die Berechtigungen des Benutzers ergeben sich dann aus der Summe aller Einzelberechtigungen der Rollen.

    Die Rollen eines Benutzers können zudem an unterschiedlichen Stellen des UniCMS verschieden sein. Die zugeteilte Rolle hängt davon ab, für welchen Bereich ein Benutzer zuständig sein soll. Durch die Unterteilung in einzelne Bereiche kann man einem Benutzer eine Rolle ausdrücklich für einen bestimmten Bereich zuweisen. In anderen Bereichen hat er diese Rolle dann nicht, es sei denn, man definiert dies explizit.

    Wir unterscheiden zwischen folgenden Rollen, die ein Benutzer des Systems ausüben kann:

    Editor: Ein Editor ist eine Person, die Inhalte erstellen und ändern darf. Dies ist die Hauptaufgabe der meisten Personen, die mit dem UniCMS arbeiten. Die Berechtigungen der Rolle Editor sind also so gestaltet, dass sie normale Inhaltsobjekte wie Seiten, Ordner oder Bilder erzeugen, aber nicht freischalten kann. Erstellt ein Editor ein neues Inhaltsobjekt, so muss er es "einreichen" und von einem Schlussredakteur oder Administrator freischalten lassen.

    Schlussredakteur: Ein Schlussredakteur hat die Aufgabe, Objekte zu überprüfen und sie zu veröffentlichen. Der Schlussredakteur prüft dazu die Objekte auf inhaltliche und redaktionelle Korrektheit und entscheidet daraufhin, ob sie veröffentlicht werden können oder nicht. Die Rolle Editor darf dies nicht. Durch die Trennung der beiden Rollen wird ein ‘Vier-Augen-Prinzip’ realisiert. Die Rolle Schlussredakteur hat, abgesehen von der Berechtigung zur Freischaltung und zum Zurückweisen von Objekten, keine weiteren Berechtigungen. Sie kann also beispielsweise keine neuen Objekte anlegen oder diese verändern. Im Normalfall wird daher ein Benutzer, der Schlussredakteur ist, zusätzlich Editor sein.

    Administrator: Ein Administrator hat unbeschränkten Zugriff auf die Objekte in seinem Bereich.

  • Wie kommen meine Seiten ins UniCMS?

    Ich möchte in Zukunft meine Seiten im UniCMS pflegen und verwalten. Wie gehe ich vor?

    Das UniCMS trennt sehr genau, wer auf einer Seite etwas darf, und wer nicht. Dazu gibt es sogenannte Rollen. Daher müssen Sie als erstes festlegen, wer in Ihrem Bereich Administrator werden soll, ob alle MitarbeiterInnen selbständig veröffentlichen dürfen oder ob es ein gestuftes Verfahren geben muss (Workflow).

    Diese Rollen und die Personen, die sie ausfüllen sollen, tragen Sie in der Rollenmitteilung ein, die Sie in der Onlineredaktion in Mainz einreichen.

    Sobald diese dort vorliegt, wird für Sie ein Ordner im UniCMS eingerichtet sowie den angegebenen Personen die entsprechenden Bereichsrechte erteilt.

    Bitte beachten Sie, dass aufgrund der UniCMS-Dienstvereinbarung nur Schlussredakteur oder Administrator werden kann, wem bereits zum Zeitpunkt der Übertragung einer UniCMS-Rolle Tätigkeiten der Entgeltgruppe 9 TV-L (ehem. BAT Vb) aufwärts übertragen worden sind.

    Allen MitarbeiterInnen, die mit dem UniCMS arbeiten, werden Schulungen angeboten. Sobald Sie ausreichend eingewiesen sind, können Sie Ihre Seiten vom bisherigen Server ins UniCMS übertragen (wir empfehlen dringend, die Seiten nicht eins-zu-eins zu kopieren, sondern die Gelegenheit zu nutzen und die Navigation sowie die Inhalte zu überprüfen und ggfs. zu überarbeiten. Dabei beraten wir Sie gerne).

    Ist der Auftritt im UniCMS fertig, können die Seiten auf dem alten Server gelöscht und die URL auf das UniCMS umgeleitet werden.

  • Funktionalität
  • Was ist ein Status?

    Ein Objekt (Seite, PDF-Datei, Bild etc.) kann im UniCMS verschiedene Status haben:

    • intern
    • veröffentlicht
    • uni-intern
    • eingereicht

    Wird ein Objekt neu erzeugt, hat es den Status "intern". Es kann nur von demjenigen, der das Objekt erstellt hat und ggf. weiteren Personen, die in dem Ordner über Zugriffsrechte verfügen, gesehen und bearbeitet werden.

    Soll ein Objekt für alle Internetnutzer weltweit sichtbar sein, wählt man den Status "veröffentlicht". Während Schlussredakteure und Administratoren ein Objekt direkt veröffentlichen können, müssen Editoren alle Objekte (mit Ausnahme der Ordner) zur Veröffentlichung durch einen Schlussredakteur oder Adminstrator einreichen. Diesen Status bezeichnet man als "eingereicht".

    Viele Objekte müssen und sollen nicht allen Internetnutzern zugänglich gemacht werden; sie sind nur für Angehörige der Hochschule (hierzu zählen auch Studierende) von Bedeutung. Diese Objekte veröffentlicht man "uni-intern". Sie sind nur dann zugänglich, wenn man sich mit seiner Uni-Email-Adresse und seinem Kennwort ins UniCMS einloggt.

    Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das “Vier-Augen-Prinzip” gewahrt bleibt:  Der Schlussredakteur findet das Objekt nach seiner Erstellung automatisch in seiner Revisionsliste. Er kann es entweder veröffentlichen oder zurückweisen. Im letzteren Fall geht das Objekt wieder zurück in den Zustand intern.

  • Warum kann ich mich nicht einloggen?

    Wenn Sie die Rückmeldung bekommen, die Anmeldung sei fehlgeschlagen, achten Sie bitte auf die genaue Schreibweise Ihres Benutzernamens und des Passworts.

    Der Benutzername ist dabei die komplette E-Mail-Adresse der Universität.

    Sollten Sie keine Fehlermeldung bekommen und sind trotzdem nicht eingeloggt, dann liegt es wahrscheinlich an einem : (Zeichen Doppelpunkt) in Ihrem Passwort. Bitte ändern Sie in diesem Fall Ihr Passwort.

  • Wie bekomme ich einen direkten Link in der Navigation?

    Oftmals möchte man von der linken Navigationsleiste aus direkt auf eine andere Seite innerhalb oder ausserhalb des Internetauftritts der Universität verweisen. Aber wie kann man in der linken Navigation einen direkten Link setzen?

    • Loggen Sie sich ein.
    • Gehen Sie in den entsprechenden Ordner und wählen Sie "hinzufügen" -> "von einer vorlage".
    • Wählen Sie auf der Seite "Kopiervorlagen" den Typ "Lesezeichen (Link)" aus und geben Sie die gewünschte Zieladresse ein.
    • Veröffentlichen Sie das Lesezeichen (Link).

    Hinweis: Im ausgeloggten Zustand wird die Zieladresse direkt angesteuert. Ist man im CMS angemeldet, dann erscheint die Pfadangabe im Inhaltsbereich, da das System davon ausgeht, dass man die Seite bearbeiten will.

  • Was ist eine Lehrveranstaltungsübersicht?

    Mit der Lehrveranstaltungsübersicht hat das UniCMS eine Schnittstelle zu KLIPS erhalten. Dadurch können Sie Ihre Lehrveranstaltungen nun auch im UniCMS präsentieren.

  • Wie aktiviere ich die Registerkartendarstellung?

    Mit der Registerkartendarstellung aktivieren Sie innerhalb des Inhaltsbereiches eine weitere horizontale Menüführung.

    Das ist z.B. bei Personenordnern automatisch der Fall, kann aber auch bei anderen Ordnern aktiviert werden. Dazu wählen Sie in dem  betreffenden Ordner  den Reiter "Metadaten" aus und aktivieren die Checkbox "Registerkartendarstellung". Dadurch werden fast alle Objekte, die im Ordner liegen (z.B. Seiten/Ordner) innerhalb dieses Ordners als Reiter oberhalb des Textes anzeigt. Dies beeinflußt nicht die obere Hauptnavigation.

    Bitte beachten Sie: Alle im Ordner abgelegten Objekte müssen veröffentlicht sein, wenn man die Registerkartendarstellung aktiviert hat. Andernfalls wird keines der Objekte angezeigt.

  • Wie kann ich in der Navigation eine Zwischenüberschrift einfügen?

    Im UniCMS kann man sogenannte Zwischenüberschriften einfügen. Dieses Element wird z.B. auf der Startseite verwendet um den Punkt "Informationen für" hervorzuheben.

    Das entsprechende Objekt finden Sie im Vorlagenordner und dem Stichwort "Zwischenüberschrift".

  • Unterstützt das UniCMS auch RSS Feeds?

    Ja, über einen intelligenten Ordner kann ein RSS Feed erzeugt werden. Die intelligenten Ordern sind im UniCMS für Termine und Aktuelles im Vorlagenordner zu finden. Sie können aber auch auf verschiedene andere Kriterien eingerichtet werden.

  • Warum ist ein Bild zwar intern aber nicht öffentlich sichtbar?

    Auf meiner Seite habe ich ein Bild veröffentlicht, das nicht mehr erscheint sobald ich mich auslogge?

    Dieses Problem tritt recht häufig auf und liegt am Status der Objekte: Erscheint ein Bild oder eine Datei zwar intern, aber nicht veröffentlicht, so ist das Objekt selbst meist nicht veröffentlicht.

    Gehen Sie also zu dem entsprechenden Objekt und ändern Sie auch hier den Status auf "veröffentlicht" bzw. falls Sie nicht die entsprechende Berechtigung dazu haben, auf „eingereicht“.

  • Wie kopiere ich Text (z.B. aus Word) richtig auf meine Internetseite?

    Damit der Internetbrowser die Seiten immer korrekt ausgeben kann, ist es sehr wichtig, dass er keine Formatierungen enthält.

    Sie können bestehende Texte verwenden, sollten dabei aber folgendermaßen vorgehen:

    1. Aktivieren Sie "Als einfachen Text einfügen" durch Klick auf das IconAls einfachen Text einfügen
    2. Fügen Sie den kopierten Text ein

     

     

  • Warum kann ich als Editor keine Seite bearbeiten?

    Editoren können bereits veröffentlichte Seite nur bearbeiten, wenn sie zurückgezogen sind. Hierzu ändern Sie zunächst den Status auf "zurückziehen"; anschließend können Sie die Seite bearbeiten.

  • Warum funktioniert das Öffnen einer PDF-Datei/Word-Datei etc. nicht?

    Insbesondere ältere Browser erkennen gelegentlich die Datei-Formate nicht richtig.

    Aus diesem Grund sollten Sie beim Hochladen von Dateien und Bildern immer die Dateiendung im Kurznamen mit angeben. Anstelle von "beispiel" schreiben Sie also "beispiel.pdf", "beispiel.doc" oder "beispiel.jpg".

     

  • Kann ich meine bestehenden Internetseiten mit dem UniCMS weiterpflegen?

    Dies ist nicht möglich - Seiten auf externen Servern können nicht durch das UniCMS betreut werden. Um mit dem UniCMS Seiten zu bearbeiten, müssen diese  auf dem Server des UniCMS liegen. Das heißt auch, dass die URL, also die Webadresse, die auf die Seiten zeigt, nun auf das UniCMS zeigen muss (dazu muss sich aber nicht zwingend die URL ändern).

    Um Ihre bestehenden Seiten weiter zu pflegen, übertragen Sie diese ins UniCMS. Dort können Sie ohne weitere Programmierkenntnisse Inhalte pflegen und bearbeiten.

  • Gibt es einen Unterschied zwischen Terminen und Meldungen?

    Ja, den gibt es. Ein Termin bezieht sich stets auf ein Datum, eine Meldung nicht.

    Das heißt: Alle Ankündigungen, Informationen und Hinweise auf eine Veranstaltung, eine Vorlesung, ein Seminar, Workshop oder Ähnliches, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden, sind als Termin ins UniCMS einzutragen.

    Alle Ankündigungen und Informationen zu etwas, was nicht mit einem bestimmten Zeitpunkt verknüpft ist, wird als Meldung eingestellt.

    Hintergrund:

    Termine werden an verschiedenen Stellen der Webseite eingeblendet, um eine optimale Verbreitung zu gewährleisten.

    (Presse-)Meldungen werden zentral gesammelt und zentral wiedergegeben. Sie umfassen beispielsweise Informationen über Auszeichnungen der Uni, neue Studiengänge oder -Abschlüsse, alles, was von öffentlichem Interesse ist oder der PR dient. Diese Meldungen sind in der Regel für einen anderen Kreis gedacht als Termine.

    Aus diesen Gründen ist eine klare Trennung zwischen Meldungen und Terminen gewünscht.

  • Können mehrere Personen einen Artikel gleichzeitig bearbeiten?

    Nein, die Seite wird in diesem Fall gesperrt.

    Editoren können den Artikel dann nicht mehr zurückziehen, um ihn zu bearbeiten.

    Wird ein Artikel von einer Person bearbeitet, erhalten Schlussredakteure und Administratoren eine Benachrichtigung, dass der Artikel gesperrt ist und von wem er bearbeitet wird.

    Wenden Sie sich in diesem Fall am besten an die genannte Person.

  • Warum kann ich mein Bild/meine Datei nicht in den Artikel einbinden?

    Dieses Problem tritt dann auf, wenn Bilder bzw. Dateien, die auf einer Seite eingebunden werden sollen, nicht auf den Server des UniCMS geladen wurden.

    Bilder und Dateien lassen sich nicht von externen Servern direkt auf einer Seite einbinden. Wir empfehlen, einen einen Medienordner für Ihren Bereich anzulegen, in den Sie alle Bilder und Dateien hochladen. Liegen die Bilder/Dateien in dem Medienordner, können Sie diese problemlos auf Ihrer Seite einbinden.

  • Warum erscheint auf der Seite nach einer Änderung noch die alte Version?

    Hier handelt es sich häufig um ein Cache-Problem. Das heißt, dass eine alte Version Ihrer Seite noch im Cache Ihres Browsers gespeichert ist.

    Haben Sie eine Änderung auf Ihrer Seite vorgenommen und Sie sehen trotzdem noch die alte Fassung, aktualisieren Sie mit folgender Tastenkombination den Cache:

    • Bei Mozilla Firefox (unter Microsoft Windows): Strg + F5 oder Strg + Umschaltaste + R
    • Bei Internet Explorer: Strg + F5
    • Bei Google Chrome: Strg + F5 oder Umschalt + F5
    • Bei Safari:
      • Unter Microsoft Windows: Strg + R
      • Unter Apple: ⌘+⌥+E oder ⌘+R

  • Was ist eine Visitenkarte und wie verwende ich sie?

    Die Visitenkarte eines Mitarbeiters ist ein formalisiertes Objekt, das wichtige Informationen einer Person (i.d.R. eines Mitarbeiters) enthält. Der Vorteil: Formalisierte Daten lassen sich vielfach verwenden. Dadurch vermeiden Sie Informationsredundanz, also mehrfach hinterlegte gleiche Inhalte, und verringern den Pflegeaufwand sowie die Fehleranfälligkeit der Webseite.

    In drei Schritten lässt sich eine vollständige Visitenkarte erstellen:

    1. Ein Personenobjekt erstellen
    2. Der Person eine Funktion zuweisen
    3. Der Person eine organisatorische Einheit zuweisen

    Das Personenobjekt ist außerdem Voraussetzung dafür, dass eine Person über die Personensuche gefunden wird.

    Die Visitenkarte kann anschließend auf der Mitarbeiterübersichtsseite Ihrer Einrichtung/Ihres Instituts mittels der Funktion "Automatische Textersetzung" eingebunden werden.

    Wie Sie eine Visitenkarte erstellen und auf der Mitarbeiterseite einbinden, finden Sie in den Kurzanleitungen auf den Seiten der CMS-Help-Centers.

  • Wieso finde ich eine Person nicht, wenn ich ihr eine Funktion zuweisen möchte?

    In dem Suchfenster einer Personenfunktion erscheint die gesuchte Person nicht, obwohl die zugehörige Personenseite bereits existiert. Woran kann das liegen?

    Um das Mischen verschiedensprachiger Inhalte zu verhindern, zeigt die Suche einer Personenfunktion in der Standardeinstellung nur Personen an, deren Seite die gleiche Spracheinstellung aufweist, wie die Seite der Funktion.

    Dieses Problem lässt sich auf zwei Weisen lösen:

     

    Lösung 1 (empfohlen):

    Stellen Sie sicher, dass beide Objekte einer Sprache zugewiesen wurden (normalerweise sollte es die Sprache sein, in welcher der Inhalt verfasst ist). 

    Um dies zu prüfen, navigieren Sie zu den entsprechenden Objekten und klicken in der Bearbeitungsleiste auf 'Übersetzen'. Ist bei einem der Objekte dort lediglich der Punkte 'Sprache setzen' zu sehen, bedeutet dies, dass dem Objekt noch keine Sprache zugeordnet wurde (siehe Übersetzungen).. Klicken Sie daher auf 'Sprache setzen', wählen die entsprechende Sprache aus und klicken auf 'Speichern'.

     

    Lösung 2:

    Falls Sie die Spracheinstellung für eines der Objekte nicht ändern können (beispielsweise weil Ihnen die notwendige Berechtigung fehlt), können Sie im Suchfenster der Personenfunktion auch den Sprachfilter anders setzen und eine neue Suche starten (beachten Sie dabei aber, dass es nicht sinnvoll ist, verschiedensprachige Inhalte miteinander zu verknüpfen):

    Person für Funktion finden

  • Was ist eine Umleitung?

    Eine Umleitung ist eine URL, die auf einen Inhalt verweist, der sich an einer anderen Stelle befindet.

    Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Umleitungen unterscheiden:

    • Automatisch erstellte Umleitungen: Diese werden vom System erstellt, sobald ein Objekt umbenannt oder verschoben wird. Verweise zum ursprünglichen Pfad des Objekts werden automatisch zum neuen Pfad weitergeleitet. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise Links von externen Webseiten auf ein Objekt trotz Umbenennung oder Verschiebung des Objekts weiterhin funktionieren.
    • Manuell erstellte Umleitungen: Wenn Sie Bearbeitungsrechte für ein Objekt haben, können Sie für dieses eigene Umleitungen definieren. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel kurze URLs definieren, die zu einem bestimmten Objekt im CMS verweisen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

  • Kann ich ein Objekt von der Suche ausschließen?

    Kann ich verhindern, dass ein bestimmtes Objekt in den Suchergebnissen auftaucht?

    Ja, das ist möglich.

    Navigieren Sie zu dem entsprechenden Objekt. Klicken Sie dort auf 'Bearbeiten'.

    Anschließend wählen Sie den Reiter 'Einstellungen' aus und entfernen dort das Häkchen bei 'Show in search'. Zukünftig wird das Objekt nicht mehr in den Suchergebnissen auftauchen.

     
    Wie Sie einen Ordner zusätzlich von der Navigation ausschließen, können Sie hier nachlesen.

     

    Animierte Anleitung:

    Von der Suche ausschließen

  • Was ist eine MindMap-Ansicht?

    Eine MindMap-Ansicht ist eine animierte Darstellung der Inhalte einer Kollektion. Was eine Kollektion ist und wie Sie diese erstellen, können Sie hier nachlesen.

    Beispiel einer MindMap-Darstellung
    Beispiel einer MindMap-Darstellung

    Um die MindMap-Ansicht für eine Kollektion zu aktivieren, befolgen Sie folgende Schritte:

    1. Navigieren Sie zu der Kollektion
    2. Klicken Sie in der grünen Bearbeitungsleiste auf 'Darstellung'
    3. Wählen Sie 'mindmap_view' aus

     

    Animierte Anleitung:

    MindMap-Ansicht aktivieren

  • Wie kann ich den Kurznamen eines Objekts ermitteln?

    Vor allem im Rahmen der automatischen Textersetzung ist es manchmal notwendig, den Kurznamen eines Objekts im CMS zu ermitteln (beispielsweise für eine Personenseite, die per Visitenkarte eingebunden werden soll).

     

    Möglichkeit 1 (erfordert keine Berechtigungen, entsprechendes Objekt muss jedoch veröffentlicht sein):

    1. Rufen Sie das entsprechende Objekt (z.B. die Personenseite) im Browser auf
    2. Schauen Sie in die URL-Leiste des Browsers
    3. Der Text hinter dem letzten '/' der URL ist der Kurzname des Objekts, welches Sie aufgerufen haben (siehe Bild 1)
    4. Markieren Sie diesen Text und kopieren ihn (Rechtsklick -> Kopieren)

    Bild 1: Kurzname in der URL
    Bild 1: Kurzname in der URL

     

    Möglichkeit 2 (erfordert, dass Sie die Berechtigung haben, das entsprechende Objekt zu bearbeiten):

    1. Rufen Sie das entsprechende Objekt auf
    2. Klicken Sie auf den Reiter 'bearbeiten'
    3. Das Feld 'Kurzname' enthält den gesuchten Kurznamen (siehe Bild 2)
    4. Markieren Sie den Inhalt des Feldes in kopieren ihn (Rechtsklick -> Kopieren)

    Bild 2: Kurzname in Bearbeiten-Ansicht
    Bild 2: Kurzname in Bearbeiten-Ansicht