Eine Visitenkarte für eine Person anlegen

Die Visitenkarte eines Mitarbeiters ist ein formalisiertes Objekt, das wichtige Informationen einer Person (i.d.R. eines Mitarbeiters) enthält. Der Vorteil: Formalisierte Daten lassen sich vielfach verwenden. Dadurch vermeiden Sie Informationsredundanz, also mehrfach hinterlegte gleiche Inhalte, und verringern den Pflegeaufwand sowie die Fehleranfälligkeit der Webseite.

In drei Schritten lässt sich eine vollständige Visitenkarte erstellen:

1) Ein Personenobjekt erstellen
2) Der Person eine Funktion zuweisen
3) Der Person eine organisatorische Einheit zuweisen

Ein Personenobjekt erstellen

  • Sie gehen in den Ordner, in dem Sie das Personenobjekt erstellen wollen (z.B. in den Ordner „Mitarbeiter“). Dort wählen Sie in der grünen Bearbeitungsleiste "Hinzufügen" und "Von einer Vorlage“. Aus der Vorlagenliste wählen Sie "Ordner mit Personenobjekt und Lebenslauf" aus. Dem Ordner geben Sie Kurzname und Titel und klicken auf „Speichern“.

Beachten Sie: Der Kurzname ist zugleich Teil der Internetadresse (URL) und eine Kurzfassung des Titels. Als Teil der URL darf er keine Leerzeichen, Umlaute, Unterstriche oder vermischte Groß- und Kleinbuchstaben enthalten. Der Titel ist die ausformulierte Bezeichnung des Ordners. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie das Feld "Kurzname" des Personenobjekts korrekt ausfüllen, wie es die graue Voreinstellung des Feldes vorschlägt: "vorname-nachname", sonst kann es später Probleme mit dem Verweis auf das Objekt geben.

Beispiel: Kurzname: maria-mustermann

Titel: Maria Mustermann

  • Sie sehen nun drei Inhalte: Vorname und Name, Lebenslauf, Publikationen.
  • Die Inhalte Lebenslauf und Publikationen sind optional.
  • Benötigen Sie weder einen Lebenslauf noch möchten Sie Publikationen einfügen, löschen Sie diese Funktionen, indem Sie auf den jeweiligen Inhalt klicken und in der grünen Bearbeitungsleiste den Reiter „Aktionen“ und „Löschen“ wählen.
  • Wollen Sie weitere Reiter, wie "Forschungsschwerpunkte" oder "Tätigkeitsbereiche", erstellen, fügen Sie im Personenordner eine weitere Seite mit der entsprechenden Bezeichnung hinzu.
  • Klicken Sie nun auf den Inhalt „Vorname Name“ und anschließend in der grünen Bearbeitungsleiste auf „Bearbeiten“.
  • Hier geben Sie alle wichtigen personenbezogenen Daten (Name, evtl. akademischer Titel, E-Mail, Telefonnummer, Faxnummer, Raumnummer, Geschlecht) ein. Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihr Bild hochzuladen.
  • Speichern Sie Ihre Einstellung ab.

Wichtig: Vergeben Sie den Kurznamen entsprechend dem Kurznamen des Ordners.
Innerhalb des Personenordners müssen alle Seiten veröffentlicht sein. Ansonsten wird keine der Seiten angezeigt.

 

Wie verwende ich ein Personenobjekt?

Visitenkarten lassen sich mithilfe der automatischen Textersetzung auf einer Seite einbinden. Die Formel hierzu ist: $$Person vorname-nachname Visitenkarte$$, beispielsweise also $$Person maria-mustermann Visitenkarte$$.
Details zu dieser Möglichkeit finden Sie in der Kurzanleitung zur automatischen Textersetzung.


Einer Person eine Funktion zuweisen

Eine Funktion beschreibt die Tätigkeit einer Person. Beispiele für Funktionen innerhalb eines Instituts sind Professor/in, Wiss. Mitarbeiter/in, Sekretär/in etc. Die Liste kann - je nachdem, wie das Institut strukturiert ist - beliebig erweitert werden. Es empfiehlt sich, einen separaten Ordner mit allen Funktionen in Ihrem Mitarbeiterordner anzulegen.

  • Gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Funktion ablegen wollen (z.B. in den Mitarbeiterordner).
  • Klicken Sie in der grünen Bearbeitungsleiste auf "Hinzufügen" und wählen "Von einer Vorlage". In der Auswahlliste klicken Sie auf "Funktion einer Person".
  • Vergeben Sie Kurznamen und Titel der Funktion, z.B. Wissenschaftliche Mitarbeiter.
  • Tragen Sie die weibliche und männliche Titelbezeichnung der Funktion ein.
  • Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menu eine vordefinierte Funktion des Mitarbeiters, beispielsweise „Mitarbeiter“.
  • Nun weisen Sie der Funktion alle Personen zu, die diese Tätigkeit ausüben, indem Sie das Feld "Durchsuchen" anklicken.
  • Im nun geöffneten Pop-Up-Fenster geben Sie in das Suchfeld den Namen der Person ein. In der Tabelle mit den Suchresultaten wählen Sie die Person aus und fügen sie über den Button "Add selected users" Ihrer Auswahl hinzu. Die Personen werden automatisch in das Formular übertragen. Wiederholen Sie den Vorgang solange, bis alle Personen mit dieser Funktion selektiert sind und schließen Sie das Pop-Up-Fenster. Über den Button "Remove selected users" können Sie ausgewählte Personen wieder entfernen.
  • Über die Pfeiltasten haben Sie die Möglichkeit, die Personen zu sortieren (z.B. alphabetisch).
  • Abschließend speichern Sie Ihre Einstellung ab.


Einer Person ihre organisatorische Einheit zuweisen

Die Startseite eines Instituts/einer Einrichtung etc. sollte immer als organisatorische Einheit angelegt werden, damit Mitarbeiter und deren Funktion auf der Mitarbeiterseite richtig angezeigt werden.

  • Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie die Personenobjekte angelegt haben.
  • Klicken Sie in der grünen Bearbeitungsleiste auf den Reiter "Hinzufügen" und dann auf "Von einer Vorlage“.
  • Wählen Sie "Organisatorische Einheit".
  • Vergeben Sie Kurznamen und Titel der Organisatorischen Einheit, z.B. Institut für Umweltwissenschaften.
  • Über den Editor können Sie die Inhalte der Seite wie gewohnt bearbeiten. Beispielsweise kann hier die Adresse eingegeben werden.
  • Wählen Sie aus, um welche Art von organisatorischer Einheit es sich handelt (z.B. Institut, Einrichtung, Fachbereich).
  • Nun weisen Sie der organisatorischen Einheit alle Funktionen zu, die zu dieser Einheit gehören. Hierzu klicken Sie auf "Hinzufügen".
  • Im nun geöffneten Pop-Up-Fenster suchen Sie die entsprechenden Funktionen. Navigieren Sie anhand des Pfads zu dem Ordner, in dem Sie die Funktionen abgelegt haben.
  • Setzen Sie einen Haken bei der entsprechenden Funktion – diese wird automatisch in das Formular übertragen. Wiederholen Sie den Vorgang so lange, bis Sie alle Funktionen Ihrer Organisatorischen Einheit selektiert haben und schließen Sie das Pop-Up-Fenster. Wenn Sie die Check-Box vor einer Funktion deaktivieren, können Sie ausgewählte Funktionen wieder entfernen.
  • Speichern Sie Ihre Einstellung ab.