Zu Finanzierung Zur Übersicht

Auswahl Finanzierung

Der Reiter „Finanzierung“ im Online-Reisekosten-Portal dient der konkreten Auswahl des Kostenträgers/der Kostenstelle für die Finanzierung von Dienstreisen und ist sowohl beim Dienstreiseantrag als auch bei der Dienstreiseabrechnung verfügbar.

Musste auf den bisherigen PDF-Formularen nur die Angabe zur Kostenstelle/zum Kostenträger eingetragen werden, so ist jetzt für eine direkte Buchung erforderlich, dass alle Ebenen der Finanzierung erfasst werden. Ist dies nicht der Fall, so ist eine Nachbearbeitung dieser Daten erforderlich, welche sich wiederum negativ auf die Dauer der Bearbeitung auswirken könnte.

Um diesem entgegenzuwirken, soll die folgende Anleitung dienen.

Im Reiter „Finanzierung“ wird zunächst der Knopf „Konto auswählen“ gewählt und damit in die Auswahlmasken gewechselt.

Schritt 1: Auswahl Haushaltsjahr

Hier wird immer das Jahr ausgewählt, in dem die Reise getätigt wird oder werden soll.

Schritt 2: Auswahl Kapitel

Das Hochschulkapitel setzt sich nach Vorgaben des Landes Rheinland-Pfalz zusammen und ist für die Buchung bei der Landeshochschulkasse wichtig:

  • Universität Koblenz · Landau im Bereich der Wissenschaft allgemein: Kapitel 1509
  • Mittel für den Auf- und Ausbau von Forschungseinrichtungen sowie zur Stärkung des Wissens- und Technologietransfers: Kapitel 1512
  • Sondervermögen „Wissen schafft Zukunft II“: Sonderkapitel 9100

Schaut man sich die bisherigen im Umlauf befindlichen PDF-Dokumente für den Dienstreiseantrag/-abrechnung an, dann ist dort in der Regel eine 0909 (bis Mai 2016) oder eine 1509 (ab Mai 2016) für das Kapitel zu finden. 

Auch im Online-Portal wird in den meisten Fällen das Kapitel 1509 auszuwählen sein. Sollten bei Ihnen andere Angaben erforderlich sein, dann liegen Ihnen diese Informationen i.d.R. vor.

Schritt 3: Auswahl Titel

Mit den Titeln verhält es sich ähnlich wie mit den Kapiteln. Auch diese haben einen eindeutigen Schlüssel und richten sich im Grunde nach Vorgaben des Landes:  

  • Allgemeine Dienstreisen In- und Ausland (von der Präsidentin zu genehmigen): Titel 52701. 
  • Reisen im Rahmen von Drittmitteln (Titelgruppe 86): Titel 54786 (Sächliche Verwaltungsausgaben)
  • Dienstreisen aus Titelgruppe 71, Landesmittel für Forschung und Lehre: Titel 54771 (Sachausgaben). (Hierunter fallen auch sonstige Projekte, die keine Drittmittelprojekte sind.)

Weitere Titelgruppen sind:

  • TG 81 (alle Mittel für Wissenschaftliche Weiterbildung und Fernstudien) mit dem Titel 54781 (ZFUW, Methodenzentrum u. ä.), 
  • TG 84 für das Auslandsamt (Titel 54784) und 
  • TG 98 für den Allgemeinen Hochschulsport (Titel 54798).

Sollten bei Ihnen andere Angaben erforderlich sein, dann liegen Ihnen diese Informationen i.d.R. vor.

Der Untertitel bleibt in der Struktur der Universität Koblenz · Landau immer leer. Das Feld wird vom System daher übersprungen.

Option 1: bei Auswahl Titel 54786 - Drittmittel

Schritt 4: Auswahl Projekt/Kostenstelle (Systemseitig immer als Fachbereich bezeichnet!)

 Wenn beim Titel die 54786 für Drittmittelprojekte gewählt wurde, muss hier die Projektnummer/Kostenstelle eingegeben werden. Projekte werden immer mit einer führenden 5 = Projekt verwendet. Hier kann über die Tastenkombination Strg+F nach der Projektnummer oder dem Namen gesucht werden.

Diese Nummern haben eine in der Universität Koblenz · Landau eindeutige Verschlüsselung.

Schritt 5: Auswahl der Ausgabeart

Die Ausgabeart ist wieder einheitlich in der Finanzwelt geregelt. Dabei steht die 0846 immer als Ausgabeart für Reisekosten / Dienstreisen. Ausgabearten werden im Zusammenhang mit der ausgabegerechten Abrechnung von Drittmittelprojekten in deren Verwendungsnachweisen benötigt. Dementsprechend sind bei allen Buchungen von Drittmitteln die Angabe von Ausgabearten zwingend.

Hinweis: An dieser Stelle überspringt das System die Ebene 3 und Ebene 4, da hier keine Angabe erforderlich ist!

Schritt 6: Auswahl der Kostenart 

Die Kostenart 68510 ist die Bezeichnung für Reisekosten und Tagungsgebühren Hierunter fallen sämtliche Ausgaben für Reisekosten und Tagungsgebühren, wie Zugfahrkarten, Flugtickets, Hotelrechnungen, Eintrittsgelder, Symposiumsgebühren etc. bei Reisekostenerstattungen an Mitarbeitende.

Schritt 7: Auswahl der Kostenstelle 

In diesem Fall (Drittmittel) ist immer die Angabe „Keine Eingabe“ zu wählen. Da im Bereich der Projekte die „Kostenstelle“ unter „Kostenträger“ angegeben werden muss ist hier keine Eingabe erforderlich.

Schritt 8: Auswahl des Kostenträgers

Der Kostenträger entspricht der Projektnummer/Kostenstelle. Hier kann wie im Schritt 4 über die Tastenkombination Strg+F nach der Projektnummer gesucht werden. 

Option 2: bei Auswahl Titel 52701, 54771 o. ä. zentrale Mittel

Schritt 4: Auswahl Fachbereich

Die Auswahl richtet sich hier nach dem Fachbereich oder der Einrichtung. 

Fachbereiche haben führend immer die 1 und danach die Nummer des Fachbereichs

(Bsp.: Psychologie FB8, also 18), die Verwaltung die 30, zentrale Einrichtungen die 41 usw., also die ersten beiden Ziffern der Kostenstelle

Ausnahme: Bei Berufungsmitteln ist hier Fachbereich 81 zu wählen, bei Nicht-Drittmittel-Projekten 50.

Schritt 5: Auswahl Institut

Die Auswahl hier ist eine fortlaufende Nummerierung des Instituts und stellt die ersten drei Ziffern der Kostenstelle dar. Teilweise ist hier nur ein Eintrag vorhanden, wenn der Fachbereich nicht in weitere Institute, sondern in Fächer oder Abteilungen gegliedert ist, siehe auch Schritt 6.

Ausnahme: Bei Berufungsmittel und bei Nicht-Drittmittel-Projekten ist hier der Fachbereich zu wählen.

Schritt 6: Auswahl Ebene 2

Die Auswahl stellt die Auswahl eine Abteilung, eines Fachs oder einer Arbeitseinheit dar. Teilweise ist dies optional und entspricht dem vorherigen Schritt mit einer anhängenden Null.

Ausnahme: Bei Berufungsmittel und bei Nicht-Drittmittel-Projekten ist hier das Institut oder Fach zu wählen.

Schritt 7: Auswahl Ebene 3

Auf dieser Ebene wird nun die vollständige Kostenstelle als eindeutiger Schlüssel für die organisatorische Einheit dargestellt. Die Nummern haben 7 Ziffern und richten sich durch die vorherigen Schritte nach der Logik der Ebenen, diese bilden im Grunde genommen die Kostenstelle ab.

Schritt 8: Auswahl der Kostenart

Die Kostenart 68510 ist die Bezeichnung für Reisekosten und Tagungsgebühren von Mitarbeitenden.

Schritt 9: Auswahl der Kostenstelle

Über die Suchfunktion Strg+F kann hier nach der Kostenstelle gesucht und diese ausgewählt werden. In der Regel ist die Nummer identisch mit der aus Schritt 7.

Schritt 10: Auswahl des Kostenträgers

In diesem Fall ist immer die Angabe „Keine Eingabe“ zu wählen. Da im Bereich der zentralen Reisen Kostenstellen angegeben werden müssen, ist bei den Kostenträgern keine Eingabe erforderlich. 

Ende der Optionen

Nun ist das Konto vollständig ausgewählt und die Angaben müssen mit dem grünen Knopf „Übernehmen“ in die Finanzierungsmaske übernommen werden. Damit ist eine reibungslose Weiterverarbeitung der Daten in elektronischer Form möglich.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Weitere Informationen erhalten sie auf der Internetseite der Universität:

Kostenstellen:

https://www.uni-koblenz-landau.de/de/uni/organisation/verwaltung/abteilungen/stabsstelle-bp/klr/klr/kostenstellen

Kostenarten:

https://www.uni-koblenz-landau.de/de/uni/organisation/verwaltung/abteilungen/stabsstelle-bp/klr/klr/kostenarten