Zu Rolle Dienstreise (Eigene Rolle) Zur Übersicht

Dienstreise beantragen

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Übersicht Dienstreiseanträge & Dienstreiseabrechnungen

Übersichtsseite nach dem erfolgreichen Login im Portal mit Schnelleinstiegen und einer Statusübersicht.

 

Falls Sie mehrere Rollen besitzen, beachten Sie bitte, dass die Rolle Dienstreise ausgewählt ist, wenn Sie eine Reise für sich selbst beantragen wollen. Die Information kann unter "Profil“ oben rechts eingesehen werden.

Auswahl der Rolle für die Reisekostenabrechnung.

 

Um eine eigene Dienstreise zu beantragen, gehen Sie in der linken Navigation auf "Dienstreisen verwalten" ...

Navigationsansicht Dienstreise verwalten

 

... und anschließend auf "Dienstreise neu“.

Button zum Anlegen einer neuen Dienstreise.

 

Auf der nun folgenden Seite können die Reisedaten erfasst werden. Dies sind die Grunddaten der Reise.

Formularmaske für die Grunddaten zum Anlegen einer neuen Dienstreise.

 

Personalnummer, Nachname und Vorname werden automatisch eingetragen. Auf dieser Seite sind noch wichtige Kontaktdaten, die vollständige Telefonnummer und das Institut, anzugeben. Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, das heißt, diese müssen ausgefüllt werden.

Geben Sie auf dieser Seite auch an, ob Sie noch Lehrverpflichtungen haben, ob Sie die Dienstreise mit einer Urlaubs-/Privatreise verbinden, ob Sie sich über Reisewarnung informiert haben und ob sie das Merkblatt für DR zur Kenntnis genommen haben.

Hinweis: Das Merkblatt finden Sie unter: https://www.uni-koblenz-landau.de/de/beschaeftigte/dienstreisen

Bestätigen Sie die Eingaben durch Klick auf den "Anlegen/Speichern“ – Button. Hier nach erhalten Sie in der Navigation links weitere Eingabemasken.

Hinweis: Bei jeder der Folgeseiten müssen mit dem Speichern-Button die Eingaben erst bestätigt werden, sonst werden die Einträge nicht übernommen!

Beförderungsmittel

Auf dem Reiter "Beförderungsmittel“ geben Sie die Beförderungsmittel zum Dienstreiseort an. Bei Nutzung des privaten PKWs muss der Grund angegeben werden. 

Falls Sie einen Mietwagen oder sonstige Beförderungsmittel angeben, ist auch hier eine Erläuterung notwendig.

Beachten Sie hierzu bitte auch die Hinweise unter: https://www.uni-koblenz-landau.de/de/beschaeftigte/dienstreisen

Reiter Beförderungsmittel im Reisekostenportal der Universität Koblenz · Landau

Mit Klick auf den Button "Speichern/Weiter“ bestätigen Sie die Angaben und gelangen zum nächsten Navigationspunkt "Voraussichtliche Kosten“.

Voraussichtliche Kosten

Hier geben Sie bitte die voraussichtlichen Kosten der Dienstreise an. Die Gesamtkosten der Reise werden automatisch nach Klick auf den Button "Berechnen/Weiter“ berechnet. Eine Eingabe in dieses Feld ist nicht erforderlich. Erst nach erfolgter Berechnung können Sie noch einmal den Button, nun mit "Speichern/Weiter“ beschriftet, klicken und gelangen dann weiter.

Geben Sie auf dem Navigationspunkt bitte auch die Höhe der Abschlagszahlung an. Der Abschlag kann maximal 80 Prozent der Dienstreisekosten betragen, wenn entsprechende Belege vorgelegt werden können auch mehr.

Beachten Sie hierzu bitte auch die Hinweise unter: https://www.uni-koblenz-landau.de/de/beschaeftigte/dienstreisen

Nun gelangen Sie auf den Navigationspunkt "Finanzierung“ um die Kostenstelle der Reise auszuwählen.

Finanzierung

Hier haben Sie die Möglichkeit der "Freien Eingabe“, wenn Sie die Angaben wissen, oder über die "Konto auswählen“ über die Auswahl zu gehen. Hierdurch gelangen Sie in einen vom System geführten Auswahlprozess der Kostenstelle.

Nach Klick auf "Konto auswählen“ muss zunächst das Haushaltsjahr für die Reise ausgewählt werden. Z.B.: 2018

Haushaltsjahr

Hinweis:
Für die spätere Buchung der Abrechnungen ist es entscheidend, dass die Finanzierungsstruktur gepflegt ist. Die folgenden Tabelle hilft beim Finden der entsprechenden Kostenstelle / -träger
Kapitel Titel Kostenstelle
Allgemeine Dienstreise 1509 52701
Projekt- / Drittmittel 1509 54786
Instituts- / Seminarmittel 1509 54771
andere Mittel bitte entsprechend auswählen
Eine Übersicht der bebuchbaren Kostenstellen finden Sie hier.
Weitere Informationen werden hierzu noch im Laufe der Zeit aktualisiert.

 

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, das Kapitel, weiter. Hier wählen sie das Kapitel aus. Z.B.: 1509

Auswahl Kapitel im Reiter Finanzierung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, den Titel, weiter. Hier wählen Sie den Titel aus. Z.B. 52701

Auswahl der Titel für die Reisekostenabrechnung

Hinweis: Ab hier kann sich die Anzahl der Ebenen verändern. Dies ist abhängig vom gewählten Titel. Die folgenden Schritte sind dann teilweise optional durchzuführen. Wichtig ist aber, dass die Kostenstelle oder der Kostenträger wieder abschließend eingetragen sind.

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, den Fachbereich, weiter. Hier wählen Sie den Fachbereich aus. Z.B. 30

Auswahl Fachbereich / Projekt der Finanzierung für die Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, das Institut, weiter. Hier wählen Sie das Institut aus. Z.B. 302

Auswahl Institut für die Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene weiter. Hier verfeinern Sie die Auswahl. Z.B. 3020

Auswahl der zweiten Ebene der Finanzierung der Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene weiter. Hier verfeinern Sie die Auswahl. Z.B. 3020000

Auswahl der dritten Ebene der Finanzierung der Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, die Kostenart, weiter. Hier wählen Sie die Kostenart aus. Z.B. 68510

Auswahl der Kostenart für die Finanzierung der Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, die Kostenstelle, weiter. Hier wählen Sie die Kostenstelle aus. Z.B. 3020000

Auswahl der Kostenstelle für die Finanzierung der Reisekostenabrechnung

Danach leitet das System sofort auf die nächste Ebene, die Kostenträger, weiter. Hier wählen Sie die Kostenträger aus. Hier ist für den Beispielfall keine Eingabe erforderlich, muss aber dennoch durch Klick ausgewählt werden.

Auswahl der Kostenträger für die Finanzierung der Reisekostenabrechnung

Nun wurde das Konto vollständig ausgewählt und kann durch Klick auf den grünen Button „Übernehmen“ bestätigt werden.

Nach Angabe des Kostenträgers kann die Finanzierung übernommen werden.

In der vorherigen Übersichtsseite sind nun die gewählten Daten eingetragen.

Vollständige Angaben der Finanzierung für die weitere Bearbeitung der Reisekostenabrechnung

Sollten Sie alle Angaben kennen, können Sie auch die "Freie Eingabe“ nutzen. Hier kommen Sie durch Klick auf den entsprechenden Button zur Maske der freien Eingabe und können die Daten entsprechend eingeben.

Freie Eingabe der Finanzierungsdaten für eine Reise

Auch hier werden dann die Daten in die Übersichtsseite übernommen.

Vollständige Angaben der Finanzierung für die weitere Bearbeitung der Reisekostenabrechnung

Hinweis: Es ist wichtig, dass die Daten zur Finanzierung vollständig vorliegen, da nur so eine weitere digitale Bearbeitung durch das Haushaltsreferat machbar ist.

Durch Klick auf den Button "Weiter“ gelangen Sie auf den Navigationspunkt "Kostenerstattung“.

Angaben zur Kostenerstattung für die Reisekostenabrechnung

Durch Klick auf den Button "Speichern/Weiter“ werden Ihre Eingaben gespeichert und Sie gelangen auf den nächsten Navigationspunkt "Bankdaten“.

Eingabe der Bankdaten, falls diese geändert werden sollen oder noch nicht hinterlegt sind.

In dem Bereich "Angaben zur hinterlegten Kontoverbindung“ werden die bei der Universität Koblenz · Landau gespeicherten Bankdaten angezeigt. Auf dieser Seite ist also nur eine Eingabe erforderlich, wenn die angegeben Bankdaten nicht korrekt sind.

Hinweis: Die Angabe einer Änderung der Kontoverbindung entspricht keinesfalls dem dauerhaften Antrag der Änderung ihrer Bankdaten für die Universität Koblenz · Landau. Bitte nutzen Sie hier das entsprechende Formular zur Mitteilung der Änderung.

Durch Klick auf den Button "Weiter“ gelangen Sie zum Navigationspunkt "Antrag beenden“.

Zum Beenden eines Antrages muss die Korrektheit der Daten bestätigt werden.

Hier bestätigen Sie die Korrektheit der von Ihnen erfassten Daten.

Nun können Sie mit Klick auf "Speichern/Weiter“ den Antrag final abschließen.

Sollten Fehler vom System entdeckt werden, so werden diese spätestens hier noch einmal deutlich gemacht und können über die entsprechende Navigation bearbeitet werden.

Anzeige von Fehlern beim Ausfüllen eines Antrags

Treten keine Fehler auf, so bestätigt das System die Annahme der Anmeldung.

Abschluss des Dienstreiseantrags. Bitte das PDF drucken und unterschreiben!

Nun muss der Antrag noch ausgedruckt und unterschrieben werden. Hierzu rufen Sie bitte den Link "Details ansehen & PDF Drucken“ auf. Die nun folgende Übersichtsseite zeigt die Angaben des Dienstreiseantrags.

Alle Angaben zum Dienstreiseantrag auf einen Blick.

Über den Link "Details drucken“ erhalten Sie dann das vorausgefüllte PDF für den Dienstreiseantrag. Dieser muss über den gewohnten Weg unterschrieben und genehmigt werden.