Elektronisch Faxen

Jeder Mitarbeitet der Uni kann von seinem Rechner aus auf elektronischem Wege Fax-Dokumente sowohl empfangen als auch versenden. Der Empfang von Fax-Dokumenten erfolgt über eine persönliche Fax-Nummer. Jedem Mitarbeiter an der Uni ist automatisch eine solche persönliche Faxnummer zugeordnet, wenn er/sie eine ihm zugeordnete Telefondurchwahl besitzt. Ein Fax an diese Nummer wird umgehend, vollautomatisch per EMail an den entsprechenden Benutzer weitergeleitet.

Das Versenden eines Fax ist grundsätzlich von allen Unix Workstations aus möglich. Nach Rücksprache mit dem Rechenzentrum kann das Versenden von Faxen ebenso von Windows-Rechnern aus erfolgen. Für den Benutzer bietet der Faxservice den Vorteil, ein Fax einfach von seinem Arbeitsplatz versenden zu können, ohne dass er sich darum kümmern muss, ob der Anschluss gerade besetzt ist oder ein Übertragungsfehler auftritt. Diese Aufgaben übernimmt der Faxserver und meldet sowohl den erfolgten Versand des Fax als auch (nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen) den Misserfolg via E-Mail an den Benutzer. Weiterhin bietet der Faxserver die Möglichkeit, Faxe zeitversetzt zu versenden, wodurch Telefonkosten eingespart werden können.

Empfang eines Fax

Um den RZ-Fax-Service nutzen zu können, ist es erforderlich eine Benutzerkennung des Rechenzentrums zu besitzen. Falls Sie noch keine Kennung besitzen, lesen Sie bitte die Ausführungen zur Rechnerkennung.

Der Faxempfang basiert auf der Nutzung des Direct-Fax Service, beim dem jeder Mitarbeiter, der über eine eigene Telefonnummer verfügt, eine ganz persönliche Faxnummer hat. Ein Fax an diese Nummer wird dem Benutzer vollautomatisch und per Email zugestellt. Die persönliche Faxnummer lautet:

      0261/287-100-<Durchwahl>

Hat der Mitarbeiter beispielsweise die Durchwahl 1312, so lautet seine persönliche Faxnummer 0261/287-100-1312

Die Zustellung eingehender Fax-Dokumente kann in verschiedenen Dateiformaten wie z.B. PDF,  JPEG, Postscript oder GIF erfolgen. Der Benutzer kann das gewünschte Format selbst einstellen. Eine Änderung tritt sofort in Kraft. Falls Sie interessiert sind, stehen auch grundlegende Technik-Informationen über die für die Realisierung verwendete Technik zur Verfügung.

Versenden eines Fax

Das Versenden eines Fax erfolgt auf Unix- und Windows-Rechnern mit unterschiedlichen Programmen. Auf Windows-Rechnern muss zu diesem Zweck vom Rechenzentrum einmalig entsprechende Software (WHFC) installiert und konfiguriert werden. Der als Faxserver einzutragende Rechner hat den Namen faxhost.uni-koblenz.de.

Das Versenden eines Fax von Unix-Maschinen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Der einfachste Weg ist das Drucken des zu versendenden Dokuments auf den Drucker An Fax weiterleiten. Zu diesem Zweck muß der Benutzer unter der graphischen Benutzerschnittstelle KDE arbeiten.

Erfolg oder Fehlerschlag der Sendeoperation wird nach kurzer Zeit in einer Mail dem Benutzer mitgeteilt. Neben dieser Möglichkeit kann ein Fax auch direkt aus einem Terminalfenster mit dem Programm sendfax verschickt werden.

Denken Sie bitte daran: Auch beim Faxversand muss zunächst die Amtsholung durch eine vorangestellte 0 bei der Faxnummer eingeleitet werden.

Verwendung von sendfax

Die zu versendende Datei darf verschiedene Formate haben, darunter Postscript, Dvi und ASCII, die automatisch konvertiert werden. Nach erfolgtem Versenden des Faxes oder bei mehrmaligem Fehlschlagen des Versendens erhält der Absender via E-Mail eine entsprechende Nachricht. Der Aufruf von sendfax sieht folgendermaßen aus:

sendfax -d "Empfaenger@123456" *datei*

Durch diesen Aufruf wird datei als Fax an die Nummer 123456 geschickt, wobei der Text Empfänger in die automatisch erzeugte Coverpage eingetragen wird (siehe unten). Dabei sollte nicht vergessen werden der eigentlichen Faxnummer eine 0 oder 8 voranzustellen, um eine Amtsleitung zu erhalten. Die Option -d steht für Destination und muss angegeben werden. Ohne weitere Optionen wird das Fax in einer Auflösung von 98 dpi (normale Auflösung) gesendet.

Weitere Optionen sind:

• '-m': Fax im "Fein" Modus versenden.
• '-n': Fuer das Fax wird keine Coverpage erzeugt.
• -r "betreff" : betreff ist ein kurzer einzeiliger Text, der in die Titelseite eingetragen wird. Der Text sollte immer ge-quotet werden, also von "..." umschlossen sein.
• '-c "Kommentar"': Kommentar ist ein Text, der ebenfalls auf der Coverpage erscheint. Im Gegensatz zu der Option -r darf der Text jedoch länger sein, da er auf der Coverpage in mehrere Zeile umgebrochen wird. Auch dieser Text sollte ge-quotet also mit " ... " umschlossen werden.
• -a "time" Erlaubt die Angabe einer Zeit, zu der das Fax versendet werden soll. Die Syntax entspricht der des Kommandos at (z.B. -a 12:00 = Versenden um 12 Uhr Mittags, -a "now +10 minutes" = In 10 Minuten versenden).

Beispiel
Es soll um 21:00 Uhr ein Fax an die Nummer 0261/3456 an Herrn "Fax" gesendet werden, wobei auf der Coverpage ein Kommentar eingetragen werden soll. Das Fax soll in hoher Auflösung versendet werden:

sendfax -m -a 21:00 
  -c "Hallo Herr Fax, hier kommt die Info, die Sie benötigten" 
  -d fax@00261-3456 faxdatei

(Alles in einer Zeile eingeben)

Versenden eines Privat-Fax

Diese Funktion ist nur von Unix-Maschinen aus möglich!

Jeder, der über eine PIN-Nummer für unsere Telefonanlage im Haus verfügt und berechtigt ist Faxe zu versenden, kann mit Hilfe des Faxservice des RZ von Unix-Maschinen aus mit Hilfe der sendfax-Applikation auf eigene Kosten Privat-Faxe versenden.

Zu diesem Zweck muß lediglich die eigene PIN Nummer durch ".PIN." (Dezimalpunkt) gefolgt von einer 8 vor der eigentlichen Nummer getrennt mit angegeben werden (siehe Beispiel). Die auf diese Art und Weise eingegebene PIN erscheint nicht irgendwo im Fax oder beispielsweise in der Ausgabe von faxstat bei der Kontrolle des Sendeablaufs, ebensowenig in den E-Mails, die dem Benutzer als Erfolgs/Mißerfolgsmeldung zugesendet werden. Die PIN wird jedoch in Log-Files, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind für einen Zeitraum von 7 Tagen zwischengespeichert. Die Log-Files werden lediglich zur Fehlersuche des RZ bei fehlgeschlagenen Fax-Versuchen herangezogen. Die darin enthaltenen Daten werden keiner weiteren Auswertung zugeführt.

Beispiel

Die geheime PIN-Nummer des Benutzer sei 1234, die zu versendende Datei stehe in fax.txt und die zu wählende Nummer sei 0261-9119495 . Der Adressat für das Fax heiße Müller. Die notwendige Kommandozeile lautet dann:

sendfax -d Mueller@.1234.802619119495 fax.txt

Beachten Sie die Verwendung der Zahl 8 hinter der PIN-Nummer und die Tatsache, daß die PIN durch zwei Dezimalpunkte begrenzt wird. Dies ist umbedingt erforderlich, um gewährleisten zu können, daß die PIN nirgendwo ausgegeben oder sichtbar wird!

Bitte beachten Sie auch, daß nur beim Versand eines Faxes von einem Unix-System gewährleistet ist, daß die PIN-Nummer nirgends dargestellt wird!

Überprüfen und Abbrechen des Sendeablaufs

Das Programm faxstat (Unix) dient der Kontrolle der Faxqueue. Dadurch kann man kontrollieren ob das eigene Fax noch in der Queue steht und an welcher Stelle. Darüber hinaus erhält man Informationen über den Status des Faxsystems. Der Aufruf von faxstat -s liefert alle eigenen Faxe, die in der Sendqueue stehen. faxstat -as liefert alle in der Queue stehenden Faxe. Soll ein Fax doch nicht versendet werden kann es mit dem Tool faxrm aus der Sendequeue wieder gelöscht werden. Dazu wird an faxrm einfach die Jobnummer des entsprechenden Faxes übergeben. Die Jobnummer erhält man beim Aufruf von sendfax oder aber durch faxstat -s .