Campus-Management-System
Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 S. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Durch die nachfolgenden Informationen sollen den betroffenen Personen die wesentlichen Inhalte der zwischen der Universität Koblenz-Landau und der Technischen Universität Kaiserslautern getroffenen Vereinbarung über den Datenschutz zum Campus Management System HIS-GX und HISinOne des Standorts Landau zur Vorbereitung des Betriebs der Rheinland-Pfälzischen Technischen Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU) transparent gemacht werden.
Was ist der Grund für die gemeinsame Verantwortlichkeit?
Gemäß dem Landesgesetz des Landes Rheinland-Pfalz zur Neustrukturierung der Universitätsstandorte Kaiserslautern, Landau und Koblenz vom 15.10.2020 (GVBl. 2020, 547) wird der Campus Landau der Universität Koblenz-Landau mit Wirkung zum 01.01.2023 aus der Universität Koblenz-Landau entflochten und die für die Aufnahme des Betriebs der RPTU erforderlichen personenbezogenen und sonstigen Daten können zwischen der Universität Koblenz-Landau und der Technischen Universität Kaiserslautern offengelegt und von diesen als Verantwortliche verarbeitet werden. Die Technische Universität Kaiserslautern bildet gemeinsam mit den dem Campus Landau zugeordneten Teilen der Universität Koblenz-Landau ab dem 01.01.2023 die RPTU.
Für diese Neustrukturierung arbeiten die Universität Koblenz-Landau und die Technische Universität Kaiserslautern eng zusammen. Dies betrifft auch die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten. Die Parteien haben hierzu festgelegt, für welche Verarbeitungstätigkeit sie gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind (Art. 26 DS-GVO).
Für welche Verarbeitungstätigkeit besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit?
Gegenstand der gemeinsamen Datenverarbeitung ist, den Betrieb des Campus Management Systems HIS-GX und HISinOne des Standorts Landau am Regionale Hochschulrechenzentrum Kaiserslautern (RHRK) der Technischen Universität Kaiserslautern vorzubereiten.
Zwecks Zusammenführung der Systemlandschaft müssen die Datenbestände und Konfigurationen vom Campus Management System HIS-GX und HISinOne des Standorts Landau analysiert werden, z.B. um Besonderheiten und Abweichungen in der Verwendung von Datenfeldern oder spezielle Anforderungen in der Konfiguration zu identifizieren. Datenbestände und Konfiguration müssen bereinigt und vereinheitlicht werden, um diese in einem gemeinsamen System zusammenzuführen. Für die Betriebsvorbereitung, den Betrieb und die Zusammenführung ist außerdem ein Zugriff auf die Datenbestände zur Fehleranalyse und Problembehebung erforderlich.
Was haben die Parteien vereinbart?
Im Rahmen ihrer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit haben die Universität Koblenz-Landau und die Technische Universität Kaiserslautern vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DS-GVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 DS-GVO.
Diese Vereinbarung ist notwendig, da beim Campus Management System HIS-GX und HISinOne des Standorts Landau personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessabschnitten und Systemen verarbeitet werden, die entweder von der Universität Koblenz-Landau oder der Technischen Universität Kaiserslautern betrieben werden.
Was bedeutet das für Betroffene?
Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten wie folgt:
- Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist die Universität Koblenz-Landau für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Campus Management Systems HIS-GX und HISinOne des Standorts Landau bis zum 31.12.2022 zuständig.
- Die Universität Koblenz-Landau macht den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO erforderlichen Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache unentgeltlich zugänglich.
- Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.
- Datenschutzrechte können sowohl bei Universität Koblenz-Landau als auch bei Technischen Universität Kaiserslautern geltend gemacht werden. Betroffene erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Universität Koblenz-Landau.
