Datennutzungserklärung

Als zentrale Einrichtung der Universität Koblenz-Landau unterliegt das Interdisziplinäre Promotionszentrum (IPZ) der Datenschutzerklärung der Universität.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Arbeit des IPZ.

 

I. Ansprechpartnerin im IPZ

Julia Lederer (IPZ)
Solveig Schartl (IPZ/NaWi)

Universitätsstraße 1
56070 Koblenz

Tel.: 0261 287-2952

E-Mail: ipzorga@uni-koblenz.de

Website: www.ipz.uni-koblenz-landau.de

 

II. Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter durch die Anmeldung auf der Website zu abonnieren. Die erhobenen Daten, d.h. die E-Mail-Adresse des/der Nutzenden, werden ausschließlich zum Zweck des Versands des Newsletters gespeichert.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs die Einwilligung des/der Nutzenden eingeholt und entsprechend auf diese Datennutzungserklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand des Newsletters keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletter ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzenden Art.6 Abs.1 lit.a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der E-Mail-Adresse des/der Nutzenden dient dazu, den Newsletter zuzustellen. In einem ca. zweimonatlichen Rhythmus informiert das IPZ über Neuigkeiten der Einrichtung, Veranstaltungen sowie über Ausschreibungen mit Relevanz für Interessierte und den wissenschaftlichen Nachwuchs rund um das Thema Promotion und Forschen an der Universität Koblenz-Landau.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind, z.B. wenn der/die Nutzende Abonnement auflöst oder der Newsletter durch das Zentrum eingestellt wird.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Löschung Daten erfolgt mit der Abmeldung. Eine Abmeldung ist jederzeit mittels formloser E-Mail an ipzorga@uni-koblenz.de oder über den entsprechenden Link am Ende eines jeden Newsletters möglich.

 

III.    Registrierung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf der IPZ-Internetseite wird den Nutzenden die Möglichkeit geboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an das IPZ in eine Datenbank, auf dem Server der Universität liegend, übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Folgende Daten (Pflichtangaben) werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

                                   - E-Mail-Adresse

                                   - Anrede

                                   - Vorname

                                   - Name

                                   - Adresse (Straße, PLZ, Wohnort)

                                   - Campus

                                   - Interesse an Veranstaltung in Koblenz; Landau oder beide

                                   - Fachbereichs-  und/oder Institutszugehörigkeit

Zum Zeitpunkt der Registrierung werden zudem Datum und Uhrzeit gespeichert.

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des/der Nutzenden zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des/der Nutzenden Art. 6 Abs.1 lit.a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des/der Nutzenden ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich. Alle beim IPZ registrierten Nachwuchswissenschaftler*innen werden in einen E-Mail-Verteiler aufgenommen und über aktuelle Veranstaltungen und Neuigkeiten campusabhängig und zielgruppenspezifisch informiert. Zudem werden Informationen zur Kursteilnahme in Form von Listen gespeichert, um jederzeit auf Anfrage des/der Nutzenden, (Sammel-)Zertifikate für erfolgreich besuchte Veranstaltungen auszuhändigen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. wenn der/die Promovierende die Promotion abgeschlossen oder beendet hat und keine weitere Karriere in der Wissenschaft anstrebt oder kein Interesse mehr an den Angeboten des IPZ besteht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als registrierte Person haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen, indem eine formlose E-Mail an ipzorga@uni-koblenz.de gesendet wird.

Alle personenbezogenen Daten werden in diesem Fall umgehend aus der Datenbank gelöscht.

 

IV.  Anmeldeformular zum Kursprogramm (ohne Registrierung)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Über ein Formular auf der Website des IPZ sind Anmeldungen zu verschiedenen Veranstaltungen möglich. Nehmen Nutzende diese Möglichkeit wahr, werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an das IPZ in eine Datenbank, auf dem Server der Universität liegend, übermittelt und gespeichert. 

Es handelt sich um folgende Daten:

-  Anrede

-  Name, Vorname

-  E-Mail-Adresse

-  Zielgruppe

Im Zeitpunkt der Absendung des Formulars wird das Datum gespeichert.

Durch die Angabe der Daten in die Eingabemaske und das Versenden der Daten zur verbindlichen Anmeldung erklärt sich der/die Nutzende einverstanden, dass ihre Daten im Rahmen der Veranstaltungsverwaltung verarbeitet werden.

Eine Anmeldung ist ebenfalls über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzenden gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des/der Nutzenden Art. 6 Abs.1 lit.a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer E-Mail übermittelt werden, ist Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient zur Bearbeitung und Verwaltung der Kursanmeldungen, die in Form von Listen in einer MySQL-Datenbank (auf dem Server der Universität) erfolgt. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Anmeldeformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem/der Nutzenden beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Nutzende haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Es ist zu berücksichtigen, dass die Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen nach einen Widerruf nicht ausgestellt werden können.

Nehmen Nutzende per E-Mail Kontakt mit dem IPZ auf, können sie der Speicherung von personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Für den Widerruf der Einwilligung und dem Widerspruch der Speicherung der Daten zur Kursverwaltung senden Sie uns bitte eine formlose E-Mail an ipzorga@uni-koblenz.de.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kursanmeldung gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

 

V. E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse ist möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzenden gespeichert.

2.  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO.

3.  Zweck der Datenverarbeitung

Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die im E-Mail-Austausch übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem/der Nutzenden beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Nutzende haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Nutzende per E-Mail Kontakt mit dem IPZ auf, können sie der Speicherung von personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Für den Widerruf der Einwilligung und dem Widerspruch der Speicherung der Daten zur Kursverwaltung senden Sie uns bitte eine formlose E-Mail an ipzorga@uni-koblenz.de.

 

Stand: Juli 2018