Fallzahl Standort Koblenz: 1 (Warnstufe Gelb bis 02.12.2020) Maßnahmenkonzept

Lizenzverwaltung und Softwarebestellung

Datenschutzerklärung Softwarebeschaffung und Lizenzmanagement

Inhalt

Die Vorgänge der Lizenzanforderungen, Bestellungen, Rechnungsdaten und der Installation von Softwarelizenzen auf Geräten der Universität Koblenz-Landau, Campus Koblenz und z.um Teil Campus Landau werden in einer lokalen Datenbank durch Mitarbeiter des Rechenzentrums gespeichert, um eine korrekte Lizenzierung gegenüber dem Lizenzgeber nachweisen zu können, um Überlizenzierungen zu vermeiden und bei etwaigen Installationen die zugehörenden Lizenzen zuweisen zu können. Die Daten sowie die Dokumente in Papierform werden dazu langfristig gespeichert. Es werden die Daten der Mitarbeiter (Kennung, Name, Institutsadresse, Raumnummer, Nummer Diensttelefon und -fax) aus dem Identity Management übernommen und mit den Lizenzanforderungen verknüpft. Mitarbeiter des Rechenzentrums können diese Daten zu Installationszwecken und zur Inventur einsehen. Auf Wunsch oder zur Überprüfung der Lizenzsituation kann betroffenen Personen ein Auszug ihrer Daten zugesendet werden. Durch die Unterschrift auf der Lizenzanforderung stimmen Sie der Speicherung der Daten zu. Eine Kopie der Lizenzanforderung und die Rechnungen werden der zuständigen Finanzabteilung der Verwaltung übergeben.

Der Lizenzserver wird vom Hochschulrechenzentrum der Universität Koblenz-Landau, Campus Koblenz, Universitätsstr. 1. 56070 Koblenz betrieben, Mail-Adresse:

Richtlinie zum Datenschutz — Universität Koblenz · Landau

Die vorliegende Datenschutzrichtlinie erläutert, welche Informationen von der Universität Koblenz-Landau bei der Nutzung der Lizenz-Managementsoftware anfallen, gegebenenfalls gesammelt werden und wie diese Daten von uns geschützt werden.

Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten ist für die Universität Koblenz-Landau ein wichtiges Anliegen. In der Gestaltung unserer Online-Angebote richten wir uns nach den Bestimmungen des Telemediengesetzes (TMG) und des Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetztes (BDSG/LDSG).

Personenbezogene Daten in der Lizenzdatenbank

Die Datenbank zur Verwaltung der Softwarelizenzen am Campus Koblenz enthält verschiedene personenbezogene Daten, die zum Teil  bei der Anforderung von Lizenzen aus der Datenbank des Identity Managemet bezogen werden, zum Teil von Mitarbeitern des Rechenzentrums eingegeben und geändert werden können. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Daten:

  • Anmelde-Kennung, Mail-Adresse, Akademischer Grad, Anrede, Vor- und Nachname(n), Arbeitsort, dienstliche Telefonnummer, Faxnummer, Dienstzimmer, verwendetet Computer, eigene Webadresse im Content Management. Diese Daten dienen dazu, die Berechtigung zur Nutzung der erworbenen Softwarelizenzen zu dokumentieren. Bei der Lizenzanforderung werden die Daten mit dem zugehörenden Institut, Kostenstelle, verwendeten Dokumenten der Lizenzanforderung Bestellung und Rechnungen sowie der eigentlichen Lizenzen verknüpft.

Diese Daten verbleiben zur Nachvollziehbarkeit der Lizenzierungsketten auch nach Verlassen der Universität in Datenbank solange die Lizenzen im Umlauf sind. Nach Ablauf des Lebenszyklus der Lizenzen werden nicht mehr verwendetet Daten entfernt

Personenbezogene Daten bei Verwendung des Webinterfaces

Wird auf das Webinterface der Managementsoftware auf die Lizenzdaten zugegriffen, speichern unsere Webserver temporär Meta-Daten dieses Zugriffs in einer Protokolldatei. Lediglich Mitarbeiter des Rechenzentrums haben Zugriff auf dieses Webinterface. Folgende Daten werden dabei erfasst und bis zur automatisierten Löschung für 7 Tage gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebsystems
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt
  • Name Ihres Internet-Service-Providers

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck, die Nutzung der Webseite zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), der Systemsicherheit, der technischen Administration der Netzinfrastruktur sowie zur Optimierung des Internetangebots. Die IP-Adresse wird nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur der Universität Koblenz-Landau ausgewertet. Personenbezogene Nutzerprofile werden nicht erstellt.

Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unserer Universität verwertet. Für die Bestellung, Aktivierung und Überprüfung von Lizenzen kann die Weitergabe der Identität des Softwareempfängers an den Händler oder Hersteller der Software erforderlich sein. Darüberhinaus findet keine Weitergabe an Dritte statt. Ausgenommen hiervon ist eine auf Aufforderung hin erfolgende Übermittlung an berechtigte staatliche Stellen und Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Missbrauchs unseres Angebots, insbesondere eines vorsätzlichen Angriffs auf unser System oder bei Verstoß gegen die Lizenzierungsvorschriften.

Ihre Rechte

Sie haben ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie Sperrung und Löschung. Wenn Sie diese Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns.

Technischer Datenschutz

Ihre Angaben speichern wir auf besonders geschützten Servern in Deutschland. Nur wenige besonders befugte und zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeiter haben Zugriff darauf.