Welche Anhänge sind in Massenmails sinnvoll?

Immer wieder kommt es vor, dass Mails mit umfangreichen Attachments als Massenmails an große Verteiler geschickt werden. Dies führt sowohl bei vielen Empfängern, als auch beim Betreiber des Mailservers zu Verärgerung, die vom Sender der Mail sicherlich nicht beabsichtigt und erwünscht ist.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie schicken eine Mail mit einer 5 MB großen Word-Datei als Anhang an alle Mitarbeiter der Universität und geben als Betreff lediglich an, dass man den Anhang beachten soll (ein relativ typisches Szenario) ...

  • Ein Handy-Besitzer, der dort seine Mail empfängt ist nun gezwungen, den Anhang zu öffnen. Bei einer schnellen Verbindung mit 2 Mbit/Sek. über UMTS benötigt er 20 Sekunden um einen evtl. für ihn uninteressanten Inhalt zu lesen. Zudem wird seine Handy-Rechnung durch die hohe Datenübertragung höher ausfallen.
  • Ein Heim-PC-Benutzer ohne DSL-Anbindung muss den Anhang ebenfalls öffnen. Er nutzt ISDN mit 64kBit/Sek. Hier dauert die Übertragung 5 Minuten ...
  • Da die Mail an alle Mitarbeiter versendet wurde, wird sie als Kopie in jeder Mailbox jedes Mitarbeiters gehalten. Bei ca. 500 Nutzerkennungen für Mitarbeiter ist das ein Datenvolumen von ca. 2,5 Gigabyte -- nur für Inhalt, bei dem man nicht sicher ist, ob er für den Empfänger interessant ist.

Tipps, wie man es besser machen kann

Hier nun einige Hinweise, welche Art von Anhängen sinnvoll verteilt werden kann, ohne die Empfänger zu verärgern:

  1. Verschicken Sie alle Anhänge im PDF-Format. Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen sind tabu, denn entgegen der landläufigen Meinung, dass jeder Microsoft-Office nutzen kann, gibt es mehr und mehr Nutzer, die diese Kosten einsparen möchten. PDF-Dokumente sind für jedermann lesbar, einfach zu erzeugen und zudem automatisch komprimiert, so dass ein minimales Datenaufkommen entsteht.
  2. Wenn Sie Dokumente zum Verschicken einscannen müssen, da sie nicht in digitaler Form vorliegen: Scannen Sie mit einer minimalen Farbtiefe und einer minimalen Auflösung, denn in der Regel handelt es sich ja nicht um Bilder, die in hoher Qualität ausgedruckt werden müssen. Je nach Dokument sollte die Farbtiefe auf 8 Bit und die Auflösung auf max. 75dpi eingestellt werden. Viele Scanner bieten aber auch Scan-Einstellungen "für den Bildschirm" oder ähnliches an. Selbst eine nachfolgende Komrimierung des Scans innerhalb einer PDF-Datei kann diese Bilder nicht mehr verkleinern.
  3. Sollte Ihre Information nur ein paar Textzeilen umfassen, schicken Sie bitte gar kein Attachment, sondern nur den Text. Das lässt sich per Copy-Paste-Operation mehr oder weniger automatisieren und erleichtert das Lesen ungemein.
  4. Verwenden Sie aussagekräftige Betreff-Zeilen oder Ankündigungen Ihres Anhangs. "Beachten Sie den folgenden Anhang" ist z.B. ziemlich aussagelos und zwingt den Leser, den Anhang tatsächlich zu öffnen. Sowohl Betreff als auch ein kurzer Einleitungstext sollte dem Leser eine Einschätzung über den Inhalt des Anhang geben.
  5. Optimal, leider nicht immer einfach möglich: Hinterlegen Sie die erzeugt PDF-Datei auf einem Webserver und versenden Sie lediglich einen Link dorthin. Das hält die Mailbox der Empfänger kleiner.
  6. Last not least: Verwenden Sie einen möglichst kleinen Empfängerkreis. Schicken Sie keine Mail, die nur die Professoren des FB2 betrifft an alle Mitarbeiter. Dafür gibt es eine Reihe von hierarchisch aufgebauten Mailinglisten, die verschiedene Personenkreise ansprechen. Sollte keiner dieser Mailverteiler für Ihren Zweck zutreffen, geben Sie im ersten Abschnitt Ihrer Mail an, für wen genau diese Mail interessant ist, also z.B. "diese Mail betrifft alle Beamten/-innen des Fachbereichs 1".

Wie erzeuge ich ein PDF-Dokument?

Es gibt mehrere Möglichkeiten

  1. Sie arbeiten an einem Rechner, der vom Rechenzentrum betreut wird: Sie finden in Ihrer Druckerliste einen (virtuellen) Drucker FreePDF. Wenn Sie auf diesen Drucker drucken, wird Ihr Dokument in PDF umgewandelt und zur weiteren Verwendung auf Ihrem Rechner abgespeichert.
  2. Sie arbeiten am eigenen Rechner/Notebook unter Windows: Installieren Sie sich FreePDF und verfahren Sie wie in Punkt 1.
  3. Sie arbeiten nicht unter Windows, aber innerhalb der Uni: Es gibt einen zentral installierten Drucker pdfmail auf dem Druckerserver printhost.uni-koblenz.de, der Ihnen das Resultat der Umwandlung per Mail zustellt. Weitere Informationen finden sich unter http://www.uni-koblenz-landau.de/koblenz/GHRKO/drucken/drucken-im-netz.