Grundlagen

Neben der Kalender- und Kontaktverwaltung beinhaltet SOGo ein einfach zu bedienendes Web-Interface für unseren Mail-Server. Sie können SOGo auch dazu verwenden, Abwesenheitsnachrichten und Mail-Weiterleitungen einzurichten.

Abwesenheitsnachricht

Loggen Sie sich auf SOGo ein und klicken Sie oben links auf das kleine Zahnrad. In den Einstellungen wählen Sie E-Mail und die Reiterkarte Abwesenheit. Tragen Sie die notwendigen Informationen ein und denken Sie zudem daran, die Abwesenheitsnachricht an einem wählbaren Datum auch wieder automatisch abschalten zu lassen. Klicken Sie abschließend das Diskettensymbol oben rechts.

Achtung: Setzen Sie den Haken Betreff für automatische Abwesenheitsnachricht nicht! So wird automatisch ein korrekter Betreff generiert, der auf die zugestelle Mail antwortet. Andernfalls ist der Zusammenhang für den Absender nicht mehr erkennbar.

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Jede Mail an einer der Mailadressen in der angegeben Liste wird nun innerhalb von 7 Tagen (falls Sie nichts anderes eingestellt haben) genau einmal mit dem angegeben Text beantwortet. Die Mail wird Ihnen natürlich dennoch in Ihrem Posteingang zugestellt.

Mail-Weiterleitung

Melden Sie sich an SOGo an, klicken oben links auf das kleine Zahnrad und die Reiterkarte Weiterleitung. Nehmen Sie die abgebildeten Einstellungen vor. Jegliche Mail an Ihre @uni-koblenz.de-Adresse wird ab sofort an die eingestellte Mailadresse weitergeleitet. Sollten Sie Eine Kopie behalten angehakt haben, wird zudem eine Kopie der Mail in Ihren Posteingang an der Uni zugestellt.

Wenn Sie die Weiterleitung aktivieren, werden automatisch alle anderen Mail-Filter, die Sie evtl. für Ihr Konto definiert haben, außer Kraft gesetzt.

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SPAM-Filter einrichten

Für alle eingehende Mails an Uni-Koblenz-Adressen wird eine Spamerkennung vorgenommen. Diese Erkennung filtert nicht, sondern setzt lediglich im Mail-Header ein Flag, anhand dessen z.B. mit SOGo ein Filter erstellt werden kann. So kann jedermann selber festlegen, ob er/sie Spam im Posteingang zugestellt, gelöscht, oder in einen Ordner gespeichert haben möchte.

Die wohl häufigste Nutzung des Flags ist die Filterung der (vermeintlichen) Spam-Mails in einen Ordner Junk. Loggen Sie sich dazu zunächst auf dem SOGo-Server ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad oben links, dann auf die Reiterkarte Mail und Filter. Fügen Sie mittels Klick auf Filter erstellen einen neuen Filter hinzu und tragen die abgebildeten Werte ein. Abschließend noch Diskettensymbol zum Speichern anklicken.

Spamfilter.png

Ab sofort wird nun jegliche Mail, die als Spam markiert wurde und nicht von einem Absender der Uni Koblenz/Landau stammt, in den Ordner Junk verschoben. Sie müssen immer damit rechnen, dass dort sog. "false hits" landen, also Mails, die versehentlich als Spam markiert wurden. Schauen Sie den Ordner also regelmäßig durch und leeren Sie ihn danach.

Teilen von Ordnern: Sharing

Verwalten Sie einen Mailaccount mit mehreren Personen, oder müssen andere Personen auf Ihren Posteingang oder andere Mailordner zugreifen, sollten Sie mit diesen Personen nicht Passworte austauschen, sondern ihnen lediglich Zugriffsrechte einräumen. Man spricht hier auch vom Sharing.

Loggen Sie sich auf SOGo ein, klicken Sie auf das Kontextmenü des zu teilenden Ordners (3 Punkte) und wählen Sie Benutzerrechte. Suchen Sie nach der Mailadresse mit der Sie teilen möchten, fügen Sie den Benutzer hinzu und tragen die ihm/ihr zustehenden Rechte ein.

Der andere Nutzer wird Ihren geteilten Mailordner dann unter Andere Benutzer in seiner Ordnerliste finden.

01 Benutzerrechte.png 02 Hinzufügen.png Andere Benutzer

 

Überfülltes Postfach leeren

Sollten Sie Ihr Postfach zu 100% belegen, können zum einen keine Mails mehr zugestellt werden, zum anderen funktioniert aber auch Ihre Weiterleitung zu einer privaten Mailadresse nicht mehr. Daher ist schnelles Handeln angesagt. 

Das wiederum scheint problematisch, da die Überschreitung der Postfachgröße auch das Leeren des Postfachs verhindert: Das Löschen einer Mail besteht aus einer Kopie in den Papierkorb und dem anschließenden Löschen im Posteingang. Die Kopie kann aber nicht mehr angelegt werden ... ein Dilemma.

Sie können Ihren Posteingang dennoch leeren, indem Sie zunächst die zu löschenden Mails markieren (optional können Sie auch alle Mails auswählen), und dann die ausgewählten Mails löschen. Die Markierungen verbergen sich hinter dem "Männchen"-Symbol vor den Kopfzeilen der Mails. Manche Browser zeigen das Markierungsfeld beim Überfahren mit der Maus an, bei anderen Browsern muss man mindestens einmal auf eines der Männchen klicken.

Sie werden zunächst gefragt, ob Sie wirklich löschen (resp. in den Papierkorb verschieben) möchten. Dann wird Ihnen mitgeteilt, dass das Kopieren in den Papierkorb nicht mehr möglich ist und die Nachrichten echt gelöscht würden. Bestätigen Sie beide Anfragen, haben Sie wieder Platz in Ihrem Postfach.

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