Zentrale Mailverteiler

Das Rechenzentrum pflegt für die Mitarbeiter und Studierenden der Universität einige Mail-Verteiler, über die Sie gewisse Personengruppen per Mail erreichen können. Alle Verteiler haben die allgemeine Form

Häufig verwendete Verteiler

Welcher ist der richtige Verteiler?

Bitte denken Sie vor dem Senden einer Nachricht an einen der Verteiler daran, dass Ihre Zielgruppe und der tatsächlich empfangende Personenkreis möglichst genau übereinstimmen. So macht es z.B. wenig Sinn, eine Mail, die ausschließlich Professoren (ca. 100) betrifft an alle Mitarbeiter (ca. 800) zu senden. Halten Sie den Empfängerkreis bitte so klein wie eben sinnvoll und möglich.

"Ihre" Mailverteiler

Eine Liste der Mailverteiler, in denen Ihre Mailadresse enthalten ist, erhalten Sie in Ihrem Profil.

Fast alle Mailverteiler sind sog. "Opt-Out"-Listen, d.h. das Rechenzentrum sorgt lediglich dafür, dass neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die das Institut wechseln, in die entsprechenden Verteiler aufgenommen werden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Zustellung von Mails über die fakultativen Listen auszusetzen.

Moderation

Moderation eines Mailverteilers bedeutet, dass es für jeden Verteiler eine oder mehrere Personen gibt, die entscheiden, ob eine Mail an diesen Verteiler wirklich an alle Listenmitglieder weitergeleitet wird. Vom Rechenzentrum immer moderiert werden lediglich die "obersten" Verteiler mitarbeiter, prof, wiss, nwiss. Die Verteiler ze und fb1-4 sind nur für Listenmitglieder unmoderiert. Alle anderen Institutsverteiler sind so eingestellt, dass

• nur Mails von Listenmitgliedern und Mitarbeitern der Uni Koblenz akzeptiert werden und
• Mails von '@uni-koblenz.de' bzw. '@uni-koblenz-landau.de' moderiert werden müssen.

Schematische Übersicht

Das folgende Schema enthält aus Platzgründen nur exemplarisch die Fachbereiche 1 und 2 mit den fiktiven Instituten institutA, institutB sowie institutX und institutY. Weiter unten finden Sie vollständige Tabellen für die Institute und zentralen Einrichtungen.

Abkürzungen

fb = Fachbereich, ze = Zentrale Einrichtung

Studentische Mailverteiler

Auch für Studierende werden Mailverteiler gepflegt. Hier gibt es drei globale Verteiler:

1. studierende - Alle Studierenden
2. studenten - Alle männlichen Studierenden
3. studentinnen - Alle weiblichen Studierenden

Diese drei Verteiler werden von der Studierendenvertretung moderiert. In der Regel werden Mails dorthin gesammelt und als wöchentlicher Newsletter gesendet.

Auf Anfrage richten wir auch Verteiler für Studierende einzelner Studiengänge ein. Sie sind im Standard unmoderiert und nur für Listenmitglieder, sowie für Mitarbeiter aus dem gleichen Fachbereich zugelassen. 

Der Listenname setzt sich grundsätzlich aus einem Kürzel für den Studiengang und dem Suffix -stud zusammen, so dass als Mailadresse studiengang-stud@list.uni-koblenz.de entsteht.

Für die folgenden Studiengänge sind Verteiler eingerichtet:

Empfohlene Einstellungen für Listenadministratoren

Unter "Abo-Regeln und Adreßfilter" finden Sie "Absender-Filter". Dort sind folgende Einstellungen möglich:

• Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden.
  Hier können Sie neben Mailadressen auch Mitglieder anderer Mailinglisten eintragen, also z.B. @mitarbeiter oder @studierende, aber auch @fb2 o.ä.
• Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch für eine Moderation zurückgehalten werden.
  Hier ist die Einschränkung auf uni-koblenz.de-Adressen per Pattern möglich, also z.B. ^.*@uni-koblenz.de$

(N)etiquette

Wenn Sie eine Mail an einen der allgemeinen Verteiler schicken, sollten Sie bitte einige Regeln für das Erstellen dieser Information beachten. Ganz allgemein gelten auch hier die Netiquette für das Internet, im Speziellen aber folgende Hinweise:

1. Wählen Sie den Empfängerkreis sorgfältig aus! Es macht kaum Sinn, sehr fachspezifische Kolloquiums-Ankündigungen an den allgemeinen Mitarbeiter-Verteiler zu schicken. 90% der Empfänger werden Ihre Mail genervt als Spam interpretieren und nur 10% sind für die Information dankbar. Das ist sicherlich kein erwünschter Effekt.
2. Wenn Sie eine Information per Mail erhalten, die Sie an die Liste weiterleiten möchten, leiten Sie bitte nicht unbesehen einfach weiter, sondern schauen sich den Inhalt kurz an. Sehr häufig sind gerade Verwaltungsmitteilungen schon einige Male weitergeleitet worden, so dass die eigentliche (meist kurze) Nachricht erst weit hinten - und mit etlichen Kommentaren versehen - zu finden ist. Machen Sie sich in diesem Fall bitte die Mühe und extrahieren den wesentlichen Teil der ursprünglichen Nachricht und leiten nur diesen weiter.
3. Hängen Sie keine Dokumente in proprietären Dateiformaten an! Auch wenn Microsoft-Produkte inzwischen weit verbreitet sind, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass jeder der Empfänger Ihren Anhang öffnen kann. Schicken Sie also keine Word-/Excel-/Powerpoint-Dokumente, sondern wandeln Sie diese in das allgemein lesbare (und wesentlich kompaktere) PDF-Format um. Sollten Sie nicht wissen, wie das geht, ist Ihnen Ihr EDV-Betreuer gerne behilflich.
4. Vermeiden Sie umfangreiche Anhänge! Im Allgemeinen ist es immer sinnvoller, (umfangreiche) Dokumente nicht direkt an die Mail anzuhängen, sondern auf einem Cloudserver im Intranet abzulegen und nur einen Verweis (URL, Internet-Adresse) auf dieses Dokument zu schicken. Denn: Die Größe Ihres Anhangs multipliziert mit der Anzahl der Empfänger ergibt den belegten Platz auf unserem Mailserver!