Microsoft Exchange

Microsoft Exchange für Angestellte an der Universität in Koblenz

Neben der Verwendung eines für alle verfügbaren Office 365 Kontos in der Microsoft Cloud, können Sie als Mitarbeiter die Einrichtung eines Microsoft Exchange 2010 Kontos hier im Haus beim Rechenzentrum beantragen. Es fällt hierfür allerdings zumindest die Lizenzgebühr für eine „Microsoft Client Access User Licence (CAL)“  und die „Exchange Standard CAL“ an. Nach der Einrichtung des Kontos können Sie Exchange 2010 über ein Webinterface, Outlook oder Ihr Smartphone benutzen. Sie können das Exchange Konto für Kalender, Kontakte, E-Mails, Notizen und zur Aufgabenverwaltung verwenden. Beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärung für Outlook und ActiveSync.

Beachten Sie bitte: Der Support für Exchange wird von uns mit dem Auslaufen der Version 2010 am 01. Februar 2020 eingestellt, es wird keine neue Version mehr eingesetzt werden. Verwenden Sie für Adressbuch und Kalender deshalb SOGo (Outlook Unterstützung mittels Outlook CardDAV Synchronizer) und für die Mail unsere IMAP und SMTP Server SOGo (Kalender/Kontakte) und Mail (Konfiguration). Zur Umstellung von Outlook lesen Sie bitte Migration von Exchange zu SOGo.

Mailadressen

In Exchange erhalten Sie eine weitere E-Mail Adresse, über die Ihr Konto erreichbar ist. Ihre ‚@uni-koblenz.de‘-Adresse bleibt Ihnen erhalten. Die neue Adresse hat die Form ‚benutzername@uniko.uni-koblenz.de‘. Wenn Sie Ihre E-Mail in Ihrem Exchange Konto empfangen möchten, leiten Sie die E-Mail bitte an Ihre neue Adresse ‚benutzername@uniko.uni-koblenz.de‘ weiter.

Versendete E-Mail wird von Exchange mit der Absender-Adresse ‚benutzername@exchange.uni-koblenz.de‘ versehen. Das ‚exchange‘ wird von unserem externen Mail-Server ignoriert, so dass sichergestellt ist, dass beantwortete E-Mail immer an Ihr Standard-Konto geht.

Beachten Sie bitte: E-Mail an Kollegen senden Sie bitte immer an ‚@uni-koblenz.de‘, da nicht jeder bei uns ein Exchange Konto besitzt bzw. es für E-Mail verwendet. Wenn Sie also E-Mail aus Ihrem Exchange-Konto heraus verschicken, senden Sie bitte weder an ‚benutzername@uniko.uni-koblenz.de‘ noch an ‚benutzername@exchange.uni-koblenz.de‘, sondern ausschließlich an ‚benutzername@uni-koblenz.de‘ damit die Mail über den Standard-Mailserver zugestellt wird und nicht direkt im Exchange-Postfach landet und dort evtl. ungelesen bleibt.

Zugriff über das Web

Mit einem geeigneten Web-Browser (unterstützt werden offiziell Internet Explorer und Firefox)  können Sie die „Outlook Web App (OWA)“ über die Adresse: https://exchange.uniko.uni-koblenz.de/owa verwenden . Beachten Sie, dass „uniko.“ vor dem Domänen-Namen sehen muss, sonst stimmt das Zertifikat für die SSL Verbindung nicht. Melden Sie sich mit Ihrer Domänen Kennung UNIKO\benutzername und Ihrem Uni-Kennwort an.

Zugriff über mobile Geräte

Viele mobile Geräte und die meisten Smartphones (Android, IPhone) unterstützen Exchange Konten. Die Einrichtung unterscheidet sich zwar zwischen den verschiedenen Geräten, ist aber normalerweise einfach. Als Namen des Exchange-Servers geben Sie ‚exchange.uniko.uni-koblenz.de‘ ein, zur Anmeldung benutzen Sie UNIKO\Benutzername und Ihr Kennwort.

Einrichtung von Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist die Standard-Schnittstelle zu Exchange. Microsoft Exchange 2010 unterstützt Outlook 2003, 2007 und 2010 und wahrscheinlich auch spätere Versionen. Es folgt eine schrittweise Anleitung zur Konfiguration von Outlook 2010 unter Windows 7 für unseren Exchange Server. Die Einrichtung für die anderen Outlook Versionen und Plattformen ist größtenteils analog zu der vorgestellten. Richten Sie den Client bitte in unserem lokalen Netzwerk ein, damit die Verbindung zum Server reibungslos klappt. Bei der Einrichtung des Outlook 2003 Clients müssen Sie beachten, dass Sie die verschlüsselte Datenübertragung aktivieren. Standardmäßig ist die leider deaktiviert und Exchange verweigert die Zusammenarbeit.

Outlook 2003.png

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, wird automatisch ein Assistent ausgeführt, der Ihnen bei der Einrichtung des Exchange Kontos hilft. Haben Sie Outlook schon verwendet, müssen Sie den Dialog für die E-Mail Konteneinstellungen entweder über das Extras-Menü „Konten“ in Outlook selbst (nach der Einrichtung des Kontos müssen Sie Outlook neu starten) oder bei beendetem Outlook über die Systemsteuerung mit der Steuerung „E-Mail“ aufrufen. In die Systemsteuerung gelangen Sie über das Windows- Startmenü. Verwenden Sie in der Systemsteuerung ggf. die Anzeige „Große Symbole“ oder die klassische Ansicht unter Windows XP um „E-Mail“ leichter zu finden.

Systemsteuerung.png

Klicken Sie in der Systemsteuerung „E-Mail“ doppelt und geben Sie im erscheinenden Auswahl-Dialog an, dass Sie ein neues Konto hinzufügen oder bearbeiten möchten und klicken Sie auf „Neu...“ um ein neues Konto analog zum Start-Assistenten einzurichten.  Wenn Sie statt des Auswahl-Dialogs einen Dialog sehen, mit dem Sie ein Profil anlegen sollen, haben Sie Outlook noch nicht gestartet. Sie können in diesem Fall den Dialog abbrechen und Outlook starten um mit dem Assistenten weiterzumachen.

Der Outlook 2010 Start-Assistent

Sie starten ein frisch installiertes Outlook 2010 und erhalten den Start-Assistenten. Klicken Sie auf „Weiter“.

Start Assistent 1.png

Wählen Sie „Ja“ aus, um ein E-Mail-Konto einzurichten.

Start Assistent 2.png

Im nächsten Dialog können Sie „Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.

Start Assistent 3.png

Wählen Sie dann als Kontotyp „Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Start Assistent 4.png

Im anschließenden Fenster können Sie das neue Konto hinzufügen. Als Server tragen Sie bitte „exchange.uniko.uni-koblenz.de“ ein. Den Cache Modus lassen Sie bitte aktiviert, damit die E-Mails auch offline zur Verfügung stehen. Als Benutzernamen tragen Sie bitte Ihren vollständigen Namen oder Ihre ‚@exchange.uni-koblenz.de‘ E-Mail-Adresse ein. Bevor Sie auf „Namen prüfen“ klicken, klicken Sie bitte auf „Weitere Einstellungen...“.

Start Assistent 5.png

Überprüfen Sie unter Sicherheit das die Daten verschlüsselt werden (bei Outlook 2003 müssen Sie hier den Haken noch setzen). Die Authentifizierung lassen Sie entweder aushandeln oder wählen das LAN Management (NTLM).

Start Assistent 6.png

Mit Exchange 2010 ist es außerhalb des LANs nicht mehr zwingend erforderlich eine VPN Verbindung zur Uni aufgebaut zu haben. Sie können über eine HTTP(S)-Verbindung synchronisieren (ab Outlook Version 2003). Wählen Sie dazu „Verbindung“ und aktivieren Sie die Option, dass über HTTP eine Verbindung hergestellt werden soll, danach klicken Sie auf „Exchange-Proxyeinstellungen...“.

Start Assistent 7.png

In den Proxyeinstellungen geben Sie hinter „https://“ den Namen des Exchange-Proxyservers ein; das ist bei uns ebenfalls „exchange.uniko.uni-koblenz.de“ - es soll nur die SSL Verbindung verwendet werden. Als Authentifizierung wählen Sie „Standardauthentifizierung“ aus.

Start Assistent 8.png

Beenden Sie nun die Proxyeinstellungen mit „OK“ und die erweiterten Servereinstellungen ebenfalls mit „OK“. Es folgt eine Warnung, dass die Änderungen erst beim Neustart von Outlook übernommen werden. Diese Meldung quitieren Sie mit „OK“.

Nun können Sie im Fenster „Neues Konto hinzufügen“ auf das Schaltfeld „Namen prüfen“ klicken. Wenn alles korrekt eingegeben wurde und Sie eine Netzwerkverbindung zu unserem Server haben, sollte die Überprüfung anlaufen. Sie müssen dazu zunächst Ihre Kennung UNIKO\benutzername mit Ihrem Kennwort eingeben und auf „OK“ klicken.

Sicherheit_Passwort.png

Nachdem das erfolgt ist, kann das Konto überprüft werden. Sollte das gelingen, sehen Sie die Angaben im Dialog unterstrichen.

Konto eingestellt.png

Falls nicht, gibt es eine Fehlermeldung. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte, ob Sie alle Angaben korrekt eingegeben haben. Sollten Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich bitte an einen Mitarbeiter des Rechenzentrums. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, können Sie auf „Weiter“ und dann auf „Fertigstellen“ klicken, um Outlook mit dem neuen Konto zu starten. Falls Sie Ihr Kennwort nicht gespeichert hatten, müssen Sie es nun noch einmal eingeben. Anschließend sollte Outlook mit dem Server synchronisieren. Sie sehen normalerweise in der Statusanzeige, wenn Outlook mit dem Exchange-Server verbunden ist. Nach der Synchronisierung können Sie Outlook mit dem neuen Exchange-Konto benutzen.

Outlook 2010.png

Herzlichen Glückwunsch für die erfolgreiche Konfiguration von Outlook mit Exchange!

Probleme beim Freigeben von Kalendern

Bei der Verwendung von Outlook 2010 (oder neuer) kommt es ab und an bei Rechnern, die nicht Mitglied der Domäne sind, bei der Freigabe von Objekten (Kalender, Aufgaben, ...) zu Problemen. Oulook 2010 bietet z.B. bei Kalendern die Möglichkeit an, mit Hilfe der Funktion "Freigeben->Kalender freigeben..." (rechte Maustaste über dem Kalender) einen Kalender freizugben und gleichzeitig eine Freigabenachricht zu versenden. Wenn die Nachricht versendet werden soll, bekommen Sie stattdessen im Fehlerfall die Meldung "Fehler beim Vorbereiten des Sendens einer Freigabenachricht".

Sie können den Kalender trotzdem freigeben, indem Sie über die "Kalenderberechtigungen" die Berechtigungen manuell setzen und eine E-Mail verschicken oder Sie verwenden alternativ die entsprechende Freigabefunktion in der Outlook Web App (OWA).