Microsoft 365 (Office 365) für Bildungseinrichtungen

Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen bietet neben den Nutzungsrechten der üblichen Office Programme ein breites Spektrum an Online Werkzeugen im Bereich Zusammenarbeit und Kommunikation, z.B. Microsoft Teams s.u.. Sie können die Dienste, wie Sie von Microsoft angeboten werden mit einer entsprechenden Anmeldung in der live.uni-koblenz.de Domäne verwenden s.u., ein Produkt-Support oder die Erweiterung des freien Abonnements sind unsererseits ist nicht vorgesehen.

Wie beantrage ich ein Microsoft 365 Konto für Bildungseinrichtungen?

Falls Sie es noch nicht getan haben, müssen Sie zuerst bei uns ein Microsoft 365 Konto anfordern. Ihr neues Microsoft 365 Konto (bei Microsoft "Unikonto", bzw. "Geschäfts- oder Schulkonto" genannt) besteht aus Ihrem Uni-Kennungsnamen mit angehängtem @live.uni-koblenz.de!!! Das ist gleichzeitig Ihre zusätzliche E-Mail Adresse für Microsoft 365. Sie können nur ein Konto bei uns anfordern, wenn Sie an der Universität in Koblenz eine Rechnerkennung haben. Beantragen Sie die Einrichtung einer Microsoft  365 Kennung in Ihrer Profilverwaltung unter den Stammdaten, s.a. Datenschutzerklärung zu Microsoft 365. In den Profildaten können Sie auch ein neues Microsoft 365 Kennwort anfordern, falls Sie Ihres vergessen haben (s.u.). Nach einer Bearbeitungsdauer - die Anforderung wird automatisch zur vollen Stunde und zu den halben Stunden ausgeführt - bekommen sie von uns eine E-Mail mit einem vorläufigen Kennwort an Ihre @uni-koblenz.de Adresse geliefert. Mit Ihrer @live.uni-koblenz.de Kennung und diesem vorläufigen Kennwort können Sie sich am Microsoft 365 Portal https://portal.microsoftonline.com/ anmelden. Sie müssen Ihr vorläufiges Kennwort dort zunächst ändern. Mit dem Anmelden erkennen Sie die NutzungsbedingungenDatenschutzerklärung, und den Haftungsausschluss von Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen an. Durch die Anmeldung bekommen Sie eine entsprechende Office 365 Produktlizenz zugewiesen: Office 365 A1 für Lehrpersonal oder Office 365 A1 Plus für Schüler und Studenten. Die Einrichtung der Dienste des Kontos dauert auch unter Microsoft 365 noch eine Zeit. Sie dürfen deshalb nicht erwarten, sofort nach der Kontoeinrichtung einen aktiven Teams- oder Outlookzugang benutzen zu können. Bis alles funktioniert dauert es unter Umständen noch 24 Stunden.

Auf der Portalseite sehen Sie eine Zusammenstellung der zur Verfügung stehenden Online Apps. Zum Download-Bereich, z.B. zum Herunterladen von Skype for Business, gelangen Sie über die Schaltfläche "Office Installieren" oder Sie navigieren über den "Konto-Manager", die Schaltfläche mit Ihrem Initialbuchstaben oder Ihr Profilbild rechts oben, auf "Mein Konto" und wählen dort "Apps und Geräte" aus. Nur Studierende haben die Möglichkeit, sich Office für den heimischen Gebrauch herunterzuladen.

Hinweis: Um von Microsoft ein für Microsoft 365 taugliches Konto zu bekommen, müssen Sie es wie beschrieben über unsere Profilverwaltung anfordern.  Wenn Sie ein Konto über die Microsoft Seiten anfordern, bekommen Sie ein "persönliches" Microsoft Konto, selbst wenn Sie es mit @live.uni-koblenz.de oder @uni-koblenz.de betiteln. Wir machen Sie explizit darauf aufmerksam, dass die persönlichen Microsoft Konten nicht unserer Verwaltung unterliegen. Wir haben keinerlei administrativen Zugriff auf solch ein Konto und Sie können damit kein Office über unseren Vertrag aktivieren! Wenn Sie sich ein persönliches Microsoft Konto anlegen, müssen Sie sich anschließend selbst darum kümmern, wir können es z.B. nicht löschen.

Mit Ihrem @live.uni-koblenz.de Microsoft 365 Konto für Bildungseinrichtungen können Sie sich auch für  Azure Dev Tools for Teaching (ADT4T) registrieren und anmelden. Beachten Sie aber auch hier unbedingt die Lizenzverträge der Software,

Hinweis: Daten die Sie unter Microsoft 365 anlegen oder bearbeiten (E-Mail, SharePoint, OneDrive u.s.w.) werden von Microsoft in deren Cloud gespeichert. Die Daten befinden sich unter Umständen nicht in Europa, legen Sie also keine schützenswerten Daten ab. Sie können zum Speichern von Daten unsere Cloud verwenden, Ihre "offizielle E-Mail-Adresse" bleibt die von uns gehostete @uni-koblenz.de E-Mail-Adresse. 

Ändern des Kennworts für Ihr Konto bei Microsoft 365 (Office 365) für Bildungseinrichtungen

Ändern Sie Ihr Kennwort bitte selbstständig. Wir haben dazu in unsere Profilverwaltung eine Möglichkeit eingebaut. Führen Sie zum Anfordern der Zurücksetzung Ihres Kennworts  bitte die folgenden einfachen Schritte durch:

  1. Wechseln Sie zunächst in unsere Profilverwaltung: http://profile.uni-koblenz.de/
  2. Melden Sie sich mit ihrer Uni-Kennung und ihrem Uni-Kennwort an
  3. Unter den Stammdaten klicken Sie zum Zurücksetzen des Kennworts in der Zeile "Office365-Konto" rechts neben Ihrem Microsoft 365 Kontonamen auf das Schloss mit dem Recycle-Symbol

Die Zurücksetzung wird halbstündlich automatisch bearbeitet. Sie erhalten nach erfolgter Zurücksetzung eine E-Mail an Ihr Uni-Konto mit einem vorläufigen Kennwort, das Sie bei der Anmeldung am Microsoft 365 Portal ändern müssen.

Wie entferne ich das Konto, wann wird es entfernt?

Wenn Sie Ihr Microsoft 365 Konto löschen wollen, tun Sie das bitte durch eine . Ihre gespeicherte Daten und E-Mails in Microsoft 365 gehen nach dem Löschen verloren. Dateien, die Sie auf der SharePoint Teamwebseite von Microsoft 365 gespeichert haben, bleiben dort unter Umständen stehen.

Beachten Sie bitte, dass Sie das Microsoft 365 Konto maximal solange behalten können, wie Sie Ihre Kennung an unserer Universität in Koblenz besitzen. Wenn Ihre Uni-Kennung gelöscht wird, wird auch Ihr Microsoft 365 Konto und das zugehörende E-Mail-Konto gelöscht! Alle Daten aus Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen sind anschließend nicht mehr zugreifbar! Konten für Alumni werden von uns nicht angeboten.

Ihr privates Microsoft Konto wird hingegen nicht gelöscht. Es kann allerdings sein, dass Sie dort Ihre Kontaktadresse anpassen müssen. Die Verwaltung des privaten Microsoft-Kontos obliegt alleinig Ihnen.

Welche Dienste stehen mir zur Verfügung?

Wir richten lediglich das Konto bei Microsoft ein. Es können die durch Microsoft zur Verfügung gestellten Dienste verwendet werden. Wir sichern keine Daten aus Microsoft 365!

Nachdem Sie sich für Microsoft 365 registriert haben, stehen Ihnen die neuen Microsoft 365 Online Dienste (zunächst kein lokal installiertes Office und auch keine lokale App auf einem IPad o.Ä., nur Word Online, PowerPoint Online usw. über OneDrive) und ein zusätzliches E-Mail-Konto auf einem Exchange 2010 Server unter der Outlook Web App zur Verfügung.

Für Studierende: Nachdem Sie die Microsoft 365 Kennung von uns bekommen haben, dürfen Sie, solange Sie an unserer Hochschule studieren, Microsoft Office 365 ProPlus für PC oder Office für Mac auf bis zu 5 Geräten verwenden. Die Installationsdateien können Sie über das Office-Portal über die Schaltfläche "Office Installieren" auf der Startseite (auch im Konto-Manager, Mein Konto, Apps und Geräte) herunterladen, installieren und mit Ihrer Microsoft 365 Kennung (kennung@live.uni-koblenz.de) aktivieren. Die auf manchen Rechnern vorinstallierte Demoversion von Microsoft Office lässt sich unter Umständen nicht mit Ihrer Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen Kennung aktivieren, entfernen Sie diese Demoversion zunächst, verwenden Sie ausschließlich die von der Portalseite heruntergeladene Version. Nach Beendigung Ihres Studiums sind Sie nicht mehr dazu berechtigt, das Office mit Ihrer Live-Kennung zu verwenden. Falls Sie eine Vollversion von Microsoft 365 abonnieren möchten, ohne bei uns eine Kennung anzufordern, müssten Sie das im Handel tun.

Die Online-Dienste können in einem Web-Browser verwendet werden. Unterstützt werden die jeweils neusten Versionen von Edge unter Windows, sowie die Browser Chrome, Firefox unter Windows, Mac OS X und Linux Systemen; bei älteren und anderen Browsern kann es Einschränkungen in der Benutzung der Dienste geben. Safari unter Mac OS X funktioniert nach unserer Erfahrung aber auch. Zusätzlich kann das Exchange-Konto z.B. auf mobilen Geräten, mit Outlook unter Windows oder Mac, oder mit Apple Mail, Kalender und Adressbuch unter Mac OS X verwendet werden – dazu brauchen Sie in der Konfiguration für das Exchange-Konto lediglich Ihre neue live.uni-koblenz.de E-Mail Adresse mit Benutzernamen und Kennwort angeben. Natürlich können Sie das E-Mail-Konto auch mit jedem beliebigen E-Mail Programm als IMAP4- oder POP3-Konto verwenden und E-Mails über SMTP versenden. Es sind nur verschlüsselte Zugänge zu den Servern möglich (TLS/SSL). Wenn Sie Ihre bisherige uni-koblenz.de statt der live.uni-koblenz.de Adresse als Absender verwenden möchten, benutzen Sie bitte wie bisher unseren deliver.uni-koblenz.de (SSL, Port 465) als Postausgangsserver.

Lesen Sie bitte die Anleitung von Microsoft: Zugreifen auf das Konto mit anderen IMAP- oder POP-E-Mail-Programmen.

Live@edu/Office 365 Mail-Einstellungen (z.B. für pod51002.outlook.com - Ihr Server kann ein anderer sein. Wie Sie Ihre Daten finden, sehen Sie in der Anleitung von Microsoft)

Servertyp Konfiguration Anmerkung
POP3 Server-Name: pod51002.outlook.com
Port: 995
Encryption: SSL

Eingehende Nachrichten. Vorsicht: Entfernt beim Ablesen standardmäßig die E-Mails aus dem Posteingang vom Server.

Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Live-ID (Ihre live.uni-koblenz.de Mail-Adresse und dem Microsoft 365 Kennwort)

IMAP4 Server-Name: pod51002.outlook.com
Port: 993
Encryption: SSL

Eingehende Nachrichten. Empfohlener Eingangsserver.

Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Live-ID (Ihre live.uni-koblenz.de Mail-Adresse und dem Microsoft 365 Kennwort)

SMTP Server-Name: pod51002.outlook.com
Port: 587
Encryption: TLS (STARTTLS)

Ausgehende Nachrichten - beachten Sie, dass die Port-Nummer nicht dem Standardwert 25, bzw. 465 entspricht.

Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Live-ID (Ihre live.uni-koblenz.de Mail-Adresse und dem Office 365 Kennwort)

Sie können Ihre E-Mail bei Bedarf an Ihre neue live.uni-koblenz.de Adresse weiterleiten. Zur Weiterleitung lesen Sie bitte http://www.uni-koblenz-landau.de/koblenz/GHRKO/mail. Alternativ können Sie in den Optionen der Outlook Web App weitere Mail-Konten verbinden, von denen Sie die E-Mails herunterladen möchten. Je nach Anzahl und Größe der E-Mails dauert der Abgleich eine Weile und kann unter Umständen auch mal fehlschlagen. Die Weiterleitung hingegen funktionierte in unseren Tests zufrieden stellend. Die E-Mail-Adresse eines verbundenen Kontos kann auch als Absenderadresse von den über die Outlook Web App oder aus Outlook versendeten E-Mails verwendet werden.

Kommunikation und Kollaboration

Neben Exchange können Sie bei Bedarf auf eine SharePoint Team Website zugreifen. Auf dieser Website können Sie Dateien hochladen und freigeben. Office Dateien (Word, Powerpoint, Excel) können Sie dank der inzwischen ausgereiften Microsoft Apps direkt in Ihrem Web-Browser bearbeiten.

Yammer, OneNote-Kursnotizbücher, Stream für Aufzeichnungen, Skype for Business (ehem. Lync) und vor allem das umfassende Microsoft Teams, das Skype for Business ersetzen wird und mehrere Dienste in Form von Apps unterstützt, können ebenfalls zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit in Gruppen verwendet werden. Online Schulungskurse für Teams finden Sie hier; dort können Sie sich, vor allem als vortragende Person, nach einer Registrierung auch Microsoft Teams Education Webinare anschauen um einen Überblick von Teams zu bekommen. Die aktuellen Dienste finden Sie auf den Microsoft 365 Seiten. Die Dienste, die von Microsoft angeboten werden, werden von Zeit zu Zeit aktualisiert.

Unter Microsoft Teams sind Gäste und externe Teilnehmer freigeschaltet. Die Besitzer von den einzelnen Teams müssen dazu die betreffende Person über eine (externe) Mail-Adresse einladen - sobald eine Mail-Adresse beim Hinzufügen vollständig eingegeben wurde, kann aus Teams heraus eine Einladung verschickt werden,  Dazu ein Video mit schrittweiser Erklärung einer Einladung unter Teams und die Dokumentation zum Gastzugriff. Gäste bekommen anschließend eine E-Mail mit einem Link auf eine Willkommens-Seite auf denen sie sich ein Kennwort für ein Microsoft Konto für den Zugriff auf Teams einrichten können und eine weitere E-Mail mit einem Sicherheitscode, den die Gäste im Laufe der Autorisierung eingeben müssen. Das Konto ist mit der externen Mail-Adresse bezeichnet.

Momentan kann es laut Microsoft etwas dauern, bis die Einladung für Teams Wirkung zeigt. Laden Sie die externen Teilnehmer deshalb rechtzeitig ein:

"Aufgrund der erhöhten Nachfrage kann es bis zu 24 Stunden dauern, neu lizenzierte Benutzer in ‎Teams‎ einzurichten. Bis dahin können Sie ihnen keine ‎Teams‎Richtlinien zuweisen, und sie haben möglicherweise keinen Zugriff auf ‎Teams‎ Funktionen wie Anrufe und Audiokonferenzen."

Wichtig: Verwenden Sie in Teams für interne Teilnehmer das Konto aus Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen, Studierende an unserer Universität sollten sich vor der Veranstaltung ihr live.uni-koblenz.de Konto einrichten! Benutzen Sie nach Möglichkeit für Teams den von Microsoft bereitgestellten Client.

Einschränkungen

Vor allem für das E-Mail-Konto gibt es neben der Postfachgröße von immerhin c.a. 25 GB eine Reihe von Einschränkungen, auf die wir keinen Einfluss nehmen können: Die wichtigsten sind die maximale Größe der Anhänge (18 MB), die maximale Mitteilungsgröße (25 MB), die Anzahl der Empfänger (100 Empfänger pro Nachricht), die Rate der verschickten E-Mails (20 Mitteilungen pro Minute) und noch einige weitere. Die Einschränkungen halten sich allerdings in vernünftigen Grenzen. Genaueres entnehmen Sie bitte aus der Hilfe zu den jeweiligen Web-Anwendungen. Momentan hat jeder laut den Informationen auf den Seiten von Microsoft 1 TB Speicherkapazität auf OneDrive.

Die Werte ändern sich von Zeit zu Zeit. Auch die zur Verfügung stehenden Dienste und Nutzungsbedingungen werden von Microsoft von Zeit zu Zeit angepasst, bleiben Sie also auf dem Laufenden.

Probleme

Lokale Installationen auf Windows PCs und Windows Laptops (z.B. der Skype for Business Client) vertragen sich normalerweise nicht mit dem Installationsprogramm der Volumenlizenzen von Microsoft Office 2016 oder älter. Ab Office 2019 sollte es eigentlich keine Inkompatibilitäten mehr geben. Wichtig für Mitarbeiter ist, dass es momentan so aussieht, dass Skype for Business nicht zusammen mit dem Office aus Select Volumen-Lizenzprogramm installiert werden kann. Da Microsoft Teams das Skype for Business ersetzt, lohnt ein Einsatz von Skype for Business nicht mehr. Dieser Dienst wird von uns nicht mehr weiterverfolgt.

Falls Sie bei der Einrichtung der Anmeldung Probleme haben, wenden Sie sich bitte an .

Auszüge aus dem Servicevertrag mit Microsoft (Nutzungsbedingungen)

Beachten Sie bitte insbesondere folgende Klauseln aus dem Servicevertrag mit Microsoft (Nutzungsbedingungen):

...

  • b. Arbeits- oder Schulkonten. Bei bestimmten Microsoft-Diensten können Sie sich mit einer Arbeits- oder Schul-E-Mail-Adresse anmelden. Wenn Sie dies tun, stimmen Sie zu, dass der Inhaber der Ihrer E-Mail-Adresse zugeordneten Domäne über das Vorhandensein Ihres Microsoft-Kontos und der damit verknüpften Abonnements benachrichtigt werden kann, Ihr Konto steuern und verwalten sowie auf Ihre Daten, einschließlich der Inhalte Ihrer Mitteilungen und Dateien, zugreifen und diese verarbeiten darf und Microsoft den Inhaber der Domäne benachrichtigen darf, wenn das Konto oder die Daten gefährdet sind. Sie nehmen des Weiteren zur Kenntnis, dass die Nutzung der Microsoft-Dienste durch Sie eventuell Verträgen unterliegt, die Microsoft mit Ihnen oder Ihrer Organisation hat, und die vorliegenden Bestimmungen nicht gelten. Wenn Sie bereits über ein Microsoft-Konto verfügen und Sie über eine separate Arbeits- oder Schul-E-Mail-Adresse auf die von diesen Bestimmungen erfassten Dienste zugreifen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Ihrem Microsoft-Konto zugeordnete E-Mail-Adresse zu aktualisieren, um weiter auf die Dienste zugreifen zu können.

...

  • i. Office-Dienste. Office 365 Home, Office 365 Personal, Office 365 University, Office Online, Sway, OneNote.com und alle anderen Office 365-Abonnementdienste oder Dienste der Office-Marke sind für Ihre persönliche, nicht kommerzielle Nutzung vorgesehen, es sei denn, Sie besitzen gemäß einem getrennten Vertrag mit Microsoft Rechte für eine kommerzielle Nutzung.

Nützliche Links

Viel Vergnügen bei der Arbeit mit Microsoft 365!