Telefonanlage

Inhalt

  1. Dienstliches und privates Telefonieren
  2. Die verschiedenen Passworte
  3. Auf- und Abschließen des Telefons
  4. Weiterleiten von Gesprächen / Rückfragen / Makeln / Dreierkonferenz
  5. Rufumleitung
  6. Anrufbeantworter
  7. Programmierung der Tasten / Kurzwahlen
  8. Sammelkurzwahlen
  9. Wahlwiederholung / Notiz / Rückruf programmieren
  10. Anruferlisten
  11. Nachrichten abrufen (Blinkende Lämpchen am Telefon)
  12. Partnernebenstelle einrichten und nutzen
  13. Heranholen von Anrufen auf andere Apparate
  14. Das Uni-interne Telefonbuch
  15. Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmern
  16. Verschiedenes (Tonwahl, Telefonmitnahme, Sprachbedienerführung)
  17. Ansprechpartner bei Problemen

 


Dienstliches und privates Telefonieren

Dienstliche Telefonate zu Teilnehmern außerhalb der Uni werden mit einer 0 eingeleitet. Sie haben jetzt eine sog. Amtsleitung und abhängig von Ihrer eingestellten Berechtigung können Sie

  • Notrufnummern anrufen,
  • innerhalb von Deutschland telefonieren, oder
  • ins Ausland telefonieren.

Sollte Ihre Berechtigung zu gering für das beabsichtigte Telefonat sein, kann das meist problemlos von einem der Anprechpartner geändert werden.

Die verschiedenen Passworte

Sie müssen sich im dauerhaften Umgang mit der Telefonanlage evtl. zwei persönliche Passworte merken:

Das Apparatepasswort

Dieses Passwort wird zum Auf-/Abschließen Ihres Telefons sowie für verschiedene andere Funktionen, die speziell Ihren Apparat betreffen benötigt. Es ist standardmäßig auf 0000 gesetzt, Sie können es aber durch die Eingabe der Kennziffer *19 selber ändern: Die Eingabe von *19 0000 1234 ändert beispielsweise Ihr Apparatepasswort auf 1234.

Das Passwort für Ihren Anrufbeantworter

Falls für Sie ein Anrufbeantworter freigeschaltet wurde, werden Sie bei der ersten Einrichtung aufgefordert, ein Passwort einzugeben um dieses dann sofort zu ändern. Das vorgegebene Passwort ist Ihre Telefonnummer.

 

Ab- und Aufschließen des Telefons

Um Ihr Telefon vor unberechtigter Nutzung Dritter zu schützen, können Sie es Sperren, so dass nur noch hausinterne Telefonate möglich sind:

  • Sperren: *18 eingeben.
  • Entsperren: *18 und danach Ihr Apparatepasswort eingeben.

Weiterleiten von Gesprächen / Rückfragen / Makeln / Dreierkonferenz

Sie können während eines Gesprächs ein zweites Gespräch aufbauen, ohne dabei das erste Gespräch zu beenden. Dies kann z.B. sinnvoll sein, um bei einem Kollegen/einer Kollegin eine Rückfrage einzuholen, dieses Gespräch zu beenden und dem ersten Teilnehmer das Ergebnis der Rückfrage mitzuteilen.

Weiterleiten eines Gesprächs

Sie bekommen einen Anruf, der eigentlich für einen Kollegen bestimmt ist. Sie möchten das Gespräch an ihn übergeben. Dazu wählen Sie einfach die Nummer Ihres Kollegen (starten damit eine sog. Rückfrage), warten bis er abhebt, kündigen evtl. das kommende Gespräch an und legen dann einfach auf. Ihr Kollege hat damit das Gespräch übernommen.

Angenommen, Sie starten die Rückfrage, aber Ihr Kollege ist nicht da. Dann drücken Sie bitte einmal die Rückfragetaste. Dadurch kehren Sie wieder zum ersten Gespräch zurück. Selbstverständlich funktioniert dieses Vorgehen auch, wenn das erste Gespräch von Ihnen initiiert wurde, sie also nicht angerufen wurden.

Rückfragen

Sie erhalten einen Anruf, in dessen Verlauf sich eine Frage stellt, die Sie mit einem Kollegen klären müssen. Dazu wählen Sie einfach die Nummer Ihres Kollegen. Nachdem Ihr Problem geklärt ist, können Sie zum ersten Gespräch zurückkehren, indem Sie die Rückfrage beenden, oder aber Sie warten einfach, bis Ihr zweiter Gesprächspartner auflegt.

Makeln

Als Makeln bezeichnet man das hin- und herschalten zwischen zwei Gesprächspartnern. Führen Sie also - wie in den beiden letzten Abschnitten beschrieben - zwei Gespäche parallel, können Sie mit der Makeln-Taste zwischen diesen beiden Partnern umschalten. Wollen Sie eines der Gespräche beenden, drücken Sie die Rückfragetaste. Daraufhin sind sie automatisch wieder mit dem anderen Gesprächspartner verbunden.

Dreierkonferenz

Ab und zu kann es sinnvoll sein, mit beiden Gesprächspartnern gleichzeitig zu sprechen. Dazu führen Sie eine sog. Dreierkonferenz: Sie bauen also Ihre beiden Gespräche auf. Dann drücken Sie während des Gesprächs die Tasten * und 3. Daraufhin können sich alle drei Gesprächsteilnehmer miteinander unterhalten.

Rufumleitung

Befinden Sie sich eine bestimmte Zeit nicht an Ihrem Arbeitsplatz, möchten aber, dass ankommende Anrufe dennoch beantwortet werden, so erreichen Sie das durch die sog. Rufumleitungen. Rufumleitungen können ausschließlich innerhalb des Hauses eingestellt werden. Es gibt verschiedene Formen der Rufumleitung:

Sofortige Rufumleitung,

d.h. Der angerufene Apparat klingelt gar nicht. Die entsprechende Kennziffer ist *10. Möchten Sie also alle Ihre Anrufe auf die Nebenstelle 5432 umleiten, geben Sie an Ihrem Apparat die Tastenfolge *10 5432 ein.

Rufumleitung bei Besetzt,

d.h. Ihre Anrufe werden nur umgeleitet, wenn Sie gerade telefonieren. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn einer Ihrer Kollegen das gleiche Arbeitsgebiet hat und damit den Anruf wahrscheinlich ebenso gut behandeln kann. Die entsprechende Kennziffer ist *11.

Rufumleitung bei Abwesenheit,

d.h. der Anruf wird nach viermaligem Klingeln Ihres Apparats auf die eingestellte Nebenstelle umgeleitet. Die entsprechende Kennziffer ist *12.

Rufumleitung bei Besetzt oder Abwesenheit

Eine Kombination der beiden vorher beschriebenen Rufumleitungen. Die Kennziffer ist *13.

 

Alle Rufumleitungen werden mit der Kennziffer *14 wieder gelöscht.

Anrufbeantworter

Die Telefonanlage bietet die Möglichkeit, einen persönlichen digitalen Anrufbeantworter (AB) einzurichten. Bitte sprechen Sie, falls Sie einen Anrufbeantworter nutzen möchten einen Ansprechpartner an.

Grundsätzlich verwalten Sie Ihren AB über die Rufnummer 1699. Wählen Sie das erste Mal diese Nummer (und ist der AB für Sie freigeschaltet), so führt Sie eine freundliche Damenstimme in ausführlicher Art und Weise durch die Ersteinrichtung Ihres AB. Zunächst fordert die Dame Sie auf, Ihr AB-Passwort einzugeben. Dies entspricht Ihrer vierstelligen Druchwahl, die Sie bitte eintippen (nicht sprechen!). Danach müssen Sie ein neues Passwort vergeben, das Sie jedesmal eingeben müssen, bevor Sie Ihren AB abhören wollen.

Die Funktionen des AB im Einzelnen zu beschreiben, würde an dieser Stelle zu weit führen. Daher ist eine Grafik über die wichtigsten Steuerungsbefehle des AB im Anhang.

Sie können im Grunde alle in diesen Grafiken angegebenen Funktionen auch von Extern nutzen. Dazu wählen Sie die Rufnummer des Anrufbeantworters (0261) 287 1699. Dann drücken Sie die Taste #. Daraufhin werden Sie gebeten Ihre Mailboxnummer einzugeben - Ihre Telefonnummer innerhalb der Uni. Danach verhält sich das System wie gewohnt. Da der digitale Anrufbeantworter nur auf Töne reagieren kann, muss Ihr Telefon auf MFV (Mehrfrequenzwahlverfahren, Tonwahl) eingestellt sein.

Während Sie Nachrichten abhören, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Ansagen zu beeinflussen:

  • Taste 1: Zurück
  • Taste 2: Pause/Neustart
  • Taste 3: Vorwärts
  • Taste 4: Langsamer
  • Taste 5: Absenderinfo
  • Taste 6: Schneller

Ein-/Ausschalten des Anrufbeantworters

Wenn Sie sich durch die Ersteinrichtung des AB haben führen lassen, wollen Sie ihn nun auch Einschalten. Dazu machen Sie einfach eine der oben beschriebenen Rufumleitungen auf die Nummer 1699. Möchten Sie also z.B., dass Ihr AB abhebt, wenn das Telefon vier Mal geklingelt hat, Sie also wahrscheinlich nicht anwesend sind, geben Sie einfach die Tastenfolge *12 1699 ein. Nun wird der AB Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten. Möchten Sie den AB abschalten, so Löschen Sie die Rufumleitung mittels der Eingabe *14.

Abfragen und Löschen eingegangener Nachrichten

Da dies wohl die am häufigsten gebrauchte Funktion des AB ist, möchte ich sie hier kurz beschreiben: Sie wählen zunächst die 1699. Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort für den AB einzugeben. Um nun die neu eingegangenen Nachrichten abzuhören, drücken sie 11. Nach dem Abhören einer Nachricht geben Sie die 7 ein, um sie zu Löschen. Daraufhin wird Ihnen die folgende Nachricht automatisch vorgespielt. Sind Sie fertig, legen Sie einfach den Hörer auf.

Programmierung der persönlichen Kurzwahlen

Sie haben bei allen Telefontypen die Möglichkeit, Kurzwahlen auf bestimmte Tasten zu programmieren. Dazu wechseln Sie zur Reiterkarte "persl", wählen eine frei Taste aus und programmieren sie.

Sammelkurzwahlen

Für von vielen Nutzern häufig gewählte Nummern (z.B. das Präsidialamt in Mainz) sind zentral Kurzwahlen eingerichtet. Dies hat zum einen den Vorteil, dass man sich die Rufnummern nicht merken muss, zum zweiten wird der Text der Sammelkurzwahlen bei einem Anruf im Display angezeigt. Sammelkurzwahlen werden mittels *20 eingeleitet. Zum großen Teil sind nur die Präfixe der entsprechenden Stellen definiert, die Durchwahl muss dann selber noch gewählt werden. Es gibt folgende Sammelkurzwahlen:

KurzwahlZielRufnummer
01 Präsidialamt 006131 37460-
02 Abteilung Landau 006341 280-
03 Ministerium Mainz 006131 16-
04 DIZ Bad Ems 002603 605-
05 DIZ Mainz 006131 605-
06 GMD St. Augustin 002241 14-
07 Landeshochschulkasse 006131 3936715
08 DB Reisezentrum 001805 996633
09 Biologische Station Bettenfeld 006572 4288


So ist z.B. der Präsident per Sammelkurzwahl folgendermaßen zu erreichen: *20 01 15

Wahlwiederholung / Notiz / Rückruf programmieren

Wahlwiederholung

Sie können die zuletzt gewählte externe Rufnummer jederzeit durch betätigen der Taste Wahlwiederholung (2 nach oben zeigende Dreiecke) nochmals wählen. 

Neben der direkten Wahlwiederholung wird durch längeres Drücken der Wahlwiederholungstaste auch eine Liste der letzten 8 gewählten Rufnummern sichtbar. 

Programmierter Rückruf

Sie kennen die Situation: Der Kollege, den Sie gerade dringend sprechen müssen, telefoniert schon seit mindestens zehn Minuten, oder ist mal wieder nicht im Büro. Um in diesen Fällen nicht immer wieder neu probieren zu müssen können Sie einen sog. Rückruf programmieren: Sie drücken einfach während Sie das Frei- oder Besetztzeichen hören die 2. Nun gibt es zwei Fälle zu unterscheiden:

  • Es war besetzt: Sobald der entsprechende Gesprächspartner auflegt, klingelt Ihr Telefon um Ihnen anzuzeigen, dass die Leitung nun frei wäre. Heben Sie nun den Hörer ab, wird Ihr gewünschter Gesprächspartner automatisch angerufen.
  • Es war frei, aber niemand hebt ab: Ihr Gesprächspartner wird bei der Rückkehr in sein Büro durch ein blinkendes Lämpchen auf Ihren Anruf aufmerksam gemacht und ruft Sie dann - hoffentlich - zurück.

Anruferlisten

Werden Sie während Ihrer Abwesenheit angerufen und haben Sie keinen Anrufbeantworter eingeschaltet, wird die Rufnummer des Anrufers in einer internen oder externen Anrufliste vermerkt. Standardmäßig ist nur die Anrufliste für externe Anrufe aktiviert. Dieses Leistungsmerkmal ist jedoch individuell für jede Nebenstelle konfigurierbar. Bitte kontaktieren Sie einen der Ansprechpartner.

Nachrichten abrufen (Blinkende Lämpchen am Telefon)

Sie werden durch blinkende Lämpchen an Ihrem Telefon aufgefordert, die Nachrichtentaste zu drücken. Im Display erscheint daraufhin eine Anzeige, wieviele neue Nachrichten des jeweiligen Typs Sie haben. 

Durch Auswahl des jeweiligen Nachrichtentyps erhalten Sie eine Anzeige, wann Sie von welcher Rufnummer aus angerufen wurden.

Partnernebenstelle einrichten und nutzen

Unabhängig von den oben beschriebenen Rufumleitungsmöglichkeiten gibt es zusätzlich noch die Definition einer Partnernebenstelle. Der ursprüngliche Sinn war der, dass, wenn zwei Leute mit gleichem Arbeitsgebiet in einem Raum sitzen, sie ihre Apparate gegenseitig als Partnernebenstelle definieren. Schaltet man dann den sog. Überlauf auf die Partnernebenstelle ein, so werden ohne explizite Definition einer Rufumleitung alle Anrufe in Abwesenheit oder bei Besetzt auf die entsprechende Partnernebenstelle weitergeleitet.

  • Partnernebenstelle festlegen:
*17 <4-stelliges Apparatepasswort><Nebenstellennummer>
  • Überlauf zur Partnernebenstelle anschalten: *15
  • Überlauf zur Partnernebenstelle abschalten: *16

Sinvoll lässt sich diese Funktion z.B. dadurch nutzen, dass man den Anrufbeantworter (1699) als Partnernebenstelle definiert. So gehen automatisch alle Anrufe bei besetzt oder nach dem vierten Klingeln auf den AB. 

Heranholen von Anrufen

Sie haben die Möglichkeit, Anrufe auf andere Nebenstellen zu Ihrem Apparat heranzuholen. Dies mag Sinn machen, wenn das Telefon Ihres Kollegen im Nachbarzimmer klingelt, er nicht da ist, Sie aber wissen, dass der Anruf wichtig sein könnte. Mittels:
#7 <Nebenstellennummer>
übernehmen Sie den Anruf von der angegebenen Nebenstelle.

Das Uni-interne Telefonbuch

Die meisten Apparaten haben eine kleine integrierte Tastatur. Das interne Telefonbuch der Telefonanlage kann mit dieser Tastatur bedient werden. Nehmen wir z.B. an, Sie möchten Herrn Litauer (ein Kollege innerhalb des Hauses) anrufen, wissen aber seine Rufnummer nicht. Heben Sie den Hörer ab, geben Sie "Litauer" über die Tastatur ein, dann drücken Sie die Enter-Taste (). Nun sollte - falls es den Teilnehmer Litauer gibt - im Display der Name, die Rufnummer und die Raumnummer von Herrn Litauer stehen. Nochmaliges drücken der Enter-Taste wählt nun die Nummer von Herrn Litauer.

Bei längeren Namen ist nicht die vollständige Eingabe des Namens notwendig. Sie müssen lediglich mindestens zwei Zeichen eingeben. Das System schlägt Ihnen dann alle passenden Teilnehmer vor. In dieser Liste navigieren Sie mit den Pfeiltasten. Haben Sie Ihren gewünschten Teilnehmer gefunden, drücken Sie Enter.

Eine - druckbare - vollständige Liste aller Rufnummern finden Sie ständig aktualisiert über den Wegweiser der Uni.

Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmern

Über die normalen Dreierkonferenzen hinaus kann man auch Konferenzen mit bis zu 29 Teilnehmern führen. Das Prinzip kann man sich folgendermaßen vorstellen: Ein Moderator der Konferenz bestimmt einen Raum - definiert durch eine vierstellige Nummer -, in dem sich alle Teilnehmer zu einer vereinbarten Uhrzeit treffen. Technisch sieht das so aus:

  1. Der Moderator bestimmt den Raum und eröffnet die Konferenz::
    *49 <vierstellige Nummer>
  2. Ein hausinterner Teilnehmer wählt:
    *49 <vierstellige Nummer>
  3. Ein externer Teilnehmer muss zunächst eine Kontaktperson anrufen (eine Sekretärin z.B.). Diese stellt den Anrufer dann zur Konferenz durch. Das geht wie eine normale Rückfrage, als Nummer wird wiederum gewählt:
    *49 <vierstellige Nummer>

Die vierstellige Nummer ist im Grunde beliebig. Beliebt sind natürlich leicht zu merkende Nummern, die sich dann aber überschneiden könnten. Also Vorsicht!

Verschiedenes

Mehrfrequenzwahlverfahren

Bei Verbindungen zu Homebanking per Telefon oder Call-Centern werden Sie häufig aufgefordert, eine bestimmte Zahl einzugeben. Dieses Verfahren basiert auf dem sog. Mehrfrequenzwahlverfahren (MFV), d.h. Ihr Telefon sendet Töne zu dem Gesprächspartner. Alcatel-Telefone senden standardmäßig keine Töne, so dass Sie bei der Benutzung solcher Menüsteuerungen Schwierigkeiten haben. Sie können jedoch jederzeit das MFV einschalten, indem Sie nach dem Aufbau der Verbindung und bevor Sie die erste Zahl eingeben, zweimal die Taste * drücken.

Telefonmitnahme

Es gibt die Möglichkeit, die gesamte Konfiguration des eigenen Apparats an jedem anderen Apparat zu übernehmen. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn man in einem fremden Büro sitzt, aber Auslandsberechtigung braucht, oder aber eine Taste programmiert hat, an deren Belegung man sich nicht erinnern kann. Angenommen, 1234 ist die eigene Telefonnummer mit dem Apparatecode 5555, man sitzt aber am Apparat 5678, dann funktioniert die Übernahme wie folgt:

95 1234 5555

Nun ändert sich die Konfiguration des Apparats 5678 entsprechend der des Apparats 1234 bis man den Hörer wieder auflegt.

Sprachbedienerführung

Bei vielen Aktionen - z.B. Rufumleitungen, Sperren des Telefons - "spricht" Ihr Telefon mit Ihnen. Dahinter steckt eine sogenannte Sprachbedienerführung, die Ihnen bei den jeweiligen Konfigurationsschritten Ihres Telefons hilft.

Ein- und Ausschalten können Sie die Sprachbedienerführung Ihres Apparats mit der Eingabe von *51.

Ansprechpartner

Menüsteuerung des Anrufbeantworters


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