2009 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in der papierbasierten vs. elektronischen Vorgangsbearbeitung (Massenarbeit)

Organisatorisches

  • Art der Arbeit: Masterarbeit
  • Student: Chinh Dung Ta
  • Betreuer: Maria A. Wimmer
  • Jahr: 2009

Beschreibung

In dieser Studienarbeit wird der Entstehungsprozess einer Anwendung zur Verwaltung einer Datenbank dokumentiert, die für den Einsatz in der Forschungsgruppe „E-Government“ am Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik an der Universität Koblenz-Landau entwickelt wurde. Die Forschungsgruppe verfügt über eine Datenbank mit mehreren tausend Datensätzen über Personen, mit denen sie im Rahmen ihrer Forschungstätigkeit kommuniziert. Durch den erhöhten Aufwand für Verwaltung und Kommunikation, welcher durch die hohe Zahl der Beteiligten gegeben ist, ist die Notwendigkeit für die Anwendung gegeben, die im Rahmen dieser Studienarbeit entwickelt wurde und dem Zweck dient, die Verwaltung der Daten über eine Web-Oberfläche, basierend auf PHP und MySQL, drastisch zu vereinfachen und auch die Kommunikation durch E-Mail-Rundschreiben an bestimmte Benutzergruppen mit einem hohen Maß an Automatisierung zu ermöglichen und zu protokollieren. Als Ausgangspunkt lag eine bestehende Implementation eines ersten Versuchs vor diesen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Implementation wird analysiert und dessen teils gravierende Mängel aufgezeigt, die zu dem Entschluss führten die Anwendung von Grund auf neu zu entwickeln ohne auf bestehendem Quellcode aufzubauen. Die strategische und technische Herangehensweise bei der Neuentwicklung wird anhand der zugrundeliegenden Modelle und Grundsätzen aus der Softwaretechnik erläutert. Die konkreten Anforderungen an die Neuentwicklung der Anwendung und wie sie konkret umgesetzt wurden werden dargelegt und das fertige Produkt anhand von Screenshots mit all seinen Bedienelementen in seiner Funktionsweise erläutert.

Diese Arbeit gliedert sich in insgesamt sieben Kapitel. Im Anschluss an diese Einleitung wird im Kapitel 2 der Begriff der Wirtschaftlichkeit erläutert und von anderen Begriffen abge-grenzt. Anschließend erfolgt eine Einordnung des Wirtschaftlichkeitsprinzips in Bezug auf die öffentliche Verwaltung. Kapitel 3 ist als theoretischer Teil zu verstehen, der die erforderlichen Grundlagen der Wirt-schaftlichkeitsrechnung in der öffentlichen Verwaltung vermitteln soll. Zu Beginn des Kapi-tels werden die Anforderungen und Funktionen an eine Wirtschaftlichkeitsrechnung in der öffentlichen Verwaltung beschrieben. Dieser Abschnitt orientiert sich dabei eng am § 7 BHO. Anschließend erfolgt eine Einordnung der verschiedenen Verfahren der Wirtschaftlichkeits-rechnung. Die verschiedenen Nutzenkategorien und ihre Bewertung schließen das Kapitel ab. Im 4. Kapitel wird das DOMEA-Konzept als konzeptionelle Grundlage für Vorgangsbearbei-tungssysteme eingeführt. Anhand des Beispiels der Eingangsbehandlung gemäß dem DO-MEA-Konzept werden zum einen die Problemfelder der papierbasierten Vorgangsbearbeitung und zum anderen die Anwendungsmöglichkeiten von Vorgangsbearbeitungssystemen ver-deutlicht. Damit soll eine Einführung in die komplexen Abläufe innerhalb der öffentlichen Verwaltung gegeben werden. Im 5. Kapitel werden Vorgangsbearbeitungssysteme bezüglich ihrer Anwendungsbereiche, Anwendungsschwerpunkte, funktionalen Anforderungen und Nutzenpotentiale erläutert. Zu-nächst werden dazu VBS allgemein definiert. Abgeleitet aus den unterschiedlichen Sichten der Prozessanalyse werden anschließend die Anwendungsbereiche und die dazugehörigen Unterstützungssysteme bestimmt. Danach wird die unterschiedliche Gewichtung der Unters-tützungssysteme u.a. anhand des Modells der IT-Unterstützung aufgezeigt. Nachdem die funktionalen Anforderungen dargestellt werden, endet das Kapitel mit den Nutzenpotentialen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung. Im 6. Kapitel wird ein Bewertungsrahmen für die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung der elekt-ronischen Vorgangsbearbeitung auf Basis der WiBe 4.1 heraus gearbeitet. Zu Beginn erfolgt eine rechtliche und methodische Einordnung des Untersuchungsgegenstandes. Anschließend werden der Aufbau, die Methodik sowie die Besonderheiten der WiBe 4.1 vorgestellt. Danach werden die einzelnen Module des WiBe-Fachkonzeptes darauf überprüft und bewertet, ob sie geeignet sind, die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Vorgangsbearbeitung gegenüber der papierbasierten Vorgangsbearbeitung zu beurteilen. Das Kapitel schließt mit einem Fazit über die getätigten Bewertungen. Den Abschluss der Arbeit bildet das 7. Kapitel. Hier werden die Ergebnisse dieser Arbeit nochmals zusammengefasst und ein endgültiges Fazit gezogen.