Nextcloud

Nextcloud ist ein betriebssystemunabhängiger Speicherdienst (Cloud-Dienst), wie z.B. Dropbox oder GoogleDrive, der die Ablage von Dateien auf einem zentralen Server erlaubt und diese dann automatisiert auf verschiedenen Rechnern verbreitet und synchronisiert. Die Dateien die dann lokal auf dem Arbeitsrechner liegen, können auch offline bearbeitet werden. Sobald eine Verbindung zum Server besteht, werden alle Dateien auf dem Server, sowie auf allen weiteren Rechnern synchronisiert. Außerdem können Sie alle Dokumente die Sie in der Nextcloud abspeichern, mit jedem Universitätsangehörigen teilen.

Haben Sie z.B. einen Windows-PC, ein MacBook und ein Android-Handy und erstellen auf dem PC ein PDF-Dokument im Nextcloud-Verzeichnis, so wird diese Datei automatisch auf unseren Server hochgeladen. Nahezu gleichzeitig synchronisieren Ihr MacBook und das Handy dieses Dokument, sodass es nach kurzer Zeit auf allen Geräten zur Verfügung steht. Dieses Dokument können Sie dann jedem Universitätsangehörigen zur Verfügung stellen. Falls das geteilte Dokument bearbeitet wird, haben alle Zugriffsberechtigten den gleichen Speicherstand.

ACHTUNG: Dieses Verfahren ist sehr praktisch in der Anwendung, kann jedoch unter Umständen zu Datenverlust führen, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Deshalb ist zu beachten, dass sensible Dateien noch einmal extra gesichert werden sollten. Für diesen Zweck stellt das URZ-Landau Netzlaufwerke zu Verfügung.

Das Universitätsrechenzentrum in Landau bietet Ihnen die notwendige Server-Infrastruktur, um Nextcloud produktiv zu nutzen. Alle Dateien können Campus übergreifend geteilt werden, bleiben jedoch auf den lokalen Servern am Campus Landau gespeichert.

Den Webzugang der Nextcloud finden Sie unter https://cloud.uni-landau.de.

Hier müssen Sie sich mit Ihrer Email-Adresse der Universität Landau und dem zugehörigen Passwort anmelden. Nach dem erfolgreichen Anmelden, können Sie in der Webansicht alle Dateien hochladen, herunterladen, organisieren und teilen. Nachfolgend finden Sie Erklärungen zu den Funktionen der Webansicht von Nextcloud.

In der Mitte sehen Sie die hochgeladenen Dateien und Ordner.
Auf der linken Seite können Sie die Datei-Ansicht anpassen. Je nach Wunsch können Sie hier zwischen allen Dateien, den Favoriten und den von und mit Ihnen geteilten Dateien auswählen.



Der Button "+" bietet Ihnen die Möglichkeit Dateien hochzuladen, sowie Textdateien und Ordner zu erstellen. Erstellte Textdateien können direkt in der Webansicht bearbeitet werden. Das erstellen von Ordnern dient zur Strukturierung der Dateien.

Neben einem Ordner oder einer Datei finden Sie auf der rechten Seite zwei Symbole, sowie eine Angabe zur Größe der Datei/Ordner und eine Angabe zum Änderungszeitpunkt.

Das rechte der beiden Symbole dient zur weiteren Verarbeiten der Dateien oder des Ordners. Die Funktionen sind Umbenennen, Herunterladen und das Löschen der Dateien.

Das linke der beiden Symbole dient zum Teilen der Dateien oder des Ordners.

Einer der Vorzüge der Nextcloud ist die Möglichkeit, sehr schnell Dateien und Ordner mit anderen Nutzern zu teilen. Dies ist entweder mit Nutzern die im Rechenzentrum registriert sind oder mit externen Nutzern möglich. Der Vorgang kann entweder per Webportal oder per Nextcloud-Client getätigt werden.

HINWEIS: Daten, die geteilt werden, sind noch immer an den Account des ursprünglichen Nutzers gebunden. Wenn dieses Nutzerkonto gelöscht wird, werden auch die geteilten Daten vom Server entfernt. Sollte bekannt sein, dass ein Konto gelöscht wird, sollten die Daten im Vorfeld auf einen anderen Cloudaccount umgezogen werden!

Per Webportal
Mit Nutzern die am Rechenzentrum registriert sind funktioniert dies folgendermaßen:

1. In Nextcloud anmelden (Nutzername ist die URZ-Mailadresse)



2. Zur gewünschten Datei navigieren und auf das Vernetzungssymbol klicken



3. Auf „Mit Benutzern, Gruppen, externen Benutzer…“ klicken.

4. Eine Nutzerkennung oder Gruppennamen eingeben. Nun wird der Nutzer bzw. die Gruppe im Verzeichnis des Rechenzentrums gesucht und angezeigt. Hier auf den gewünschten Suchtreffer klicken.



5. Nun wird der Nutzer unterhalb des Eingabefelds angezeigt.



6. Mit einem Klick auf das Punktesymbol können weitere rechte vergeben werden.
Achtung: Versuchen Sie bitte sorgsam mit der Rechtevergabe umzugehen.



Externes teilen
Sollen Dateien mit Nutzern geteilt werden, die nicht an der Universität Koblenz-Landau arbeiten, so kann dies über einen Link realisiert werden. Hier ist das Vorgehen ähnlich wie zuvor. Schritt 1 und 2 sind identisch. Dann jedoch:

1. Auf „Link teilen“ klicken.



2. Ein Passwort setzen und mit Drücken der Enter-Taste bestätigen
ACHTUNG: Es ist zwingend notwendig ein Passwort zu setzen!



3. Nun kann der erstelle Link durch einen Klick auf das Klemmbrettsymbol kopiert werden und an die gewünschte Person weitergeleitet werden. Unter Ablaufdatum kann ein automatisiertes Zeitfenster definiert werden ab dem der Link nicht mehr gültig ist. Um den Link manuell zu deaktivieren muss einfach auf Freigabe-Link löschen geklickt werden.

Per Nextcloud-Client

Das Teilen über den Nextcloud-Client funktioniert ähnlich wie im Webportal. Weitere Informationen über den Nextcloud-Client finden Sie hier.

1. Rechtsklick auf die gewünschte Datei im lokalen Nextcloud-Ordner machen. Auf „Via Nextcloud teilen“ navigieren und im Menü "Freigabeoptionen" anklicken.



2. Die Nutzereingabe funktioniert hier genau wie im Webportal: Zuerst den Nutzer eingeben.



3. Auf die Autovervollständigung warten.



4. Nutzer Bestätigen. Auch hier müssen die Nutzerrechte beachtet werden.



Auch das teilen mit externen Personen funktioniert ähnlich einfach. Nachdem das Fenster zur Nutzereingabe geöffnet wurde müssen hier folgende Schritte vorgenommen werden:

5. Auf das Plus-Symbol klicken.



6. Ein Passwort festlegen.

7. Mit einem Klick auf das Klemmbrettsymbol wird der Link automatisch in die Zwischenablage kopiert. Auch hier kann ein Ablaufdatum festgelegt werden.

Da es bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personen unter Umständen zu Datenverlust kommen kann, ist es sinnvoll, dass Sie Ihre Daten noch einmal separat sichern. Hierfür empfiehlt sich ein externes Speichermedium, wie z.B. eine externe Festplatte. Des weiteren können Sie einzelne Dateien (bis 10GB) in unseren Netzlaufwerken sichern.

Falls Sie den Nextcloud-Client verwenden, können Sie die Dateien in Ihrem Synchronisations-Ordner einfach per "kopieren und einfügen" auf Ihrer Sicherungslösung abspeichern. Falls Sie den Webzugang verwenden, müssen Sie zunächst die Dateien herunterladen und diese dann auf Ihre Speicherlösung kopieren.

Die Universität Koblenz-Landau bietet mit OnlyOffice eine Möglichkeit an, Dokumente direkt in der Nextcloud in einer Gruppe zu bearbeiten. Diese Anwendung wird im weiteren Verlauf erläutert.

 Unter nextcloud.uni-landau.de mit den Benutzerdaten anmelden und einloggen.

Durch das Klicken auf das +-Zeichen kann ein neues Dokument erstellt werden und dabei zwischen einem Textdokument, einer Tabelle oder Präsentation gewählt werden. In diesem Beispiel wurde ein Textdokument gewählt.

Um mit einem Kollegen oder Kommilitonen an einem Dokument zu arbeiten, muss das gewählte Dokument zuerst geteilt werden. Hierzu drückt man auf das Teilen-Symbol auf der rechten Seite des Bildschirmabschnittes.

In der sich öffnenden „Sidebar“ muss nun die Emailadresse des Mitarbeiters ausgewählt werden. Das Teilen des Dokumentes war erfolgreich, sobald die Emailadresse unter der Eingabe aufgelistet wird.

Eine .odt oder .ods Datei muss durch den Klick auf das „•••“-Symbol und den Reiter „in ONLYOFFICE öffnen“ geöffnet oder durch den Reiter „mit ONLYOFFICE umwandeln“ in .docx und .xlsx umgewandelt werden. Dateien mit der Endung .docx oder .xlsx können durch einen Doppelklick in ONLYOFFCIE bearbeitet werden.

Wird das Dokument geöffnet, so kann man anhand des verschieden farbigen Cursors erkennen, welche Person den Text verfasst. Zur Übersicht wird die Emailadresse stetig angezeigt.

Sie können nun zeitgleich mit Ihren Kollegen arbeiten. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert. Um die Kommunikation zu erleichtern befinden sich auf der linken Seite des Bildschirmes verschiedene Symbole.

Die Funktionen der Symbole sind wie folgt zu verstehen:

•Kopf-Symbol: Öffnet einen Chat mit den aktiven Mitarbeitern

• Symbol Sprechblase: Stellt eine Kommentarfunktion dar

Die Funktion "Nachverfolgen von Änderungen" wird über die untere Toolbar (3. Symbol rechts neben der Sprachauswahl) aktiviert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen hat.