Nextcloud

Die Cloud-Lösung des URZ-Landaus ist eine sog. Nextcloud. Mit dieser Software stellt das URZ sämtlichen Mitarbeitern und Studierenden einen Speicherplatz von 10 GB für das Ablegen und Teilen von Daten zur Verfügung. Sollten Mitarbeiter aufgrund größerer Datenmengen mehr Speicherplatz benötigen, können diese auf Anfrage gerne zur Verfügung gestellt werden. Mit der Nextcloud kann außerdem der Nextcloud-Client verwendet werden, der ein Synchronisieren und Teilen von Dateien auf einem Endgerät erheblich erleichtert. Darüber hinaus bietet Nextcloud eine Funktion um Dokumente direkt in der Cloud zu bearbeiten und, sofern Dokumente geteilt wurden, für datenschutzkonformes kollaboratives Arbeiten. Diese Funktion steht nur in der Weboberfläche zur Verfügung und ist sehr empfehlenswert.

 

Anleitungen

 

 

Die einfachste Nutzung der Nextcloud erfolgt über den Browser. Informationen rund um die Weboberfläche finden sich hier.

 

Nextcloud ist ein betriebssystemunabhängiger Speicherdienst (Cloud-Dienst), wie z.B. Dropbox oder GoogleDrive, der die Ablage von Dateien auf einem zentralen Server erlaubt und diese dann automatisiert auf verschiedenen Rechnern verbreitet und synchronisiert. Die Dateien die dann lokal auf dem Arbeitsrechner liegen, können auch offline bearbeitet werden. Sobald eine Verbindung zum Server besteht, werden alle Dateien auf dem Server, sowie auf allen weiteren Rechnern synchronisiert. Außerdem können Sie alle Dokumente die Sie in der Nextcloud abspeichern, mit jedem Universitätsangehörigen teilen.

Haben Sie z.B. einen Windows-PC, ein MacBook und ein Android-Handy und erstellen auf dem PC ein PDF-Dokument im Nextcloud-Verzeichnis, so wird diese Datei automatisch auf unseren Server hochgeladen. Nahezu gleichzeitig synchronisieren Ihr MacBook und das Handy dieses Dokument, sodass es nach kurzer Zeit auf allen Geräten zur Verfügung steht. Dieses Dokument können Sie dann jedem Universitätsangehörigen zur Verfügung stellen. Falls das geteilte Dokument bearbeitet wird, haben alle Zugriffsberechtigten den gleichen Speicherstand.

ACHTUNG: Dieses Verfahren ist sehr praktisch in der Anwendung, kann jedoch unter Umständen zu Datenverlust führen, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Deshalb ist zu beachten, dass sensible Dateien noch einmal extra gesichert werden sollten. Für diesen Zweck stellt das URZ-Landau Netzlaufwerke zu Verfügung.

Das Universitätsrechenzentrum in Landau bietet Ihnen die notwendige Server-Infrastruktur, um Nextcloud produktiv zu nutzen. Alle Dateien können Campus übergreifend geteilt werden, bleiben jedoch auf den lokalen Servern am Campus Landau gespeichert.

Den Webzugang der Nextcloud finden Sie unter https://nextcloud.uni-landau.de.

Hier müssen Sie sich mit Ihrer Email-Adresse der Universität Landau und dem zugehörigen Passwort anmelden. Nach dem erfolgreichen Anmelden, können Sie in der Webansicht alle Dateien hochladen, herunterladen, organisieren und teilen. Nachfolgend finden Sie Erklärungen zu den Funktionen der Webansicht von Nextcloud.

In der Mitte sehen Sie die hochgeladenen Dateien und Ordner.
Auf der linken Seite können Sie die Datei-Ansicht anpassen. Je nach Wunsch können Sie hier zwischen allen Dateien, den Favoriten und den von und mit Ihnen geteilten Dateien auswählen.

Speicher Nextcloud Webzugang 001

Der Button "+" bietet Ihnen die Möglichkeit Dateien hochzuladen, sowie Textdateien und Ordner zu erstellen. Erstellte Textdateien können direkt in der Webansicht bearbeitet werden. Das erstellen von Ordnern dient zur Strukturierung der Dateien.

Speicher Nextcloud Webzugang 002

Neben einem Ordner oder einer Datei finden Sie auf der rechten Seite zwei Symbole, sowie eine Angabe zur Größe der Datei/Ordner und eine Angabe zum Änderungszeitpunkt.

Das rechte der beiden Symbole dient zur weiteren Verarbeiten der Dateien oder des Ordners. Die Funktionen sind Umbenennen, Herunterladen und das Löschen der Dateien.


Speicher Nextcloud Webzugang 003

Das linke der beiden Symbole Speicher Nextcloud Webzugang 004 dient zum Teilen der Dateien oder des Ordners.

Einer der Vorzüge der Nextcloud ist die Möglichkeit, sehr schnell Dateien und Ordner mit anderen Nutzern zu teilen. Dies ist entweder mit Nutzern die im Rechenzentrum registriert sind oder mit externen Nutzern möglich. Der Vorgang kann entweder per Webportal oder per Nextcloud-Client getätigt werden.

 

HINWEIS: Daten, die geteilt werden, sind noch immer an den Account des ursprünglichen Nutzers gebunden. Wenn dieses Nutzerkonto gelöscht wird, werden auch die geteilten Daten vom Server entfernt. Sollte bekannt sein, dass ein Konto gelöscht wird, sollten die Daten im Vorfeld auf einen anderen Cloudaccount umgezogen werden!

Per Webportal
Mit Nutzern die am Rechenzentrum registriert sind funktioniert dies folgendermaßen:

1. In Nextcloud anmelden (Nutzername ist die URZ-Mailadresse)

Speicher Nextcloud Teilen 001

2. Zur gewünschten Datei navigieren und auf das Vernetzungssymbol klicken

Speicher Nextcloud Teilen 002

3. Auf „Mit Benutzern, Gruppen, externen Benutzer…“ klicken.

Speicher Nextcloud Teilen 003

4. Eine Nutzerkennung oder Gruppennamen eingeben. Nun wird der Nutzer bzw. die Gruppe im Verzeichnis des Rechenzentrums gesucht und angezeigt. Hier auf den gewünschten Suchtreffer klicken.

Speicher Nextcloud Teilen 004

5. Nun wird der Nutzer unterhalb des Eingabefelds angezeigt.

Speicher Nextcloud Teilen 005

6. Mit einem Klick auf das Punktesymbol können weitere rechte vergeben werden.
Achtung: Versuchen Sie bitte sorgsam mit der Rechtevergabe umzugehen.

Speicher Nextcloud Teilen 006

Externes teilen
Sollen Dateien mit Nutzern geteilt werden, die nicht an der Universität Koblenz-Landau arbeiten, so kann dies über einen Link realisiert werden. Hier ist das Vorgehen ähnlich wie zuvor. Schritt 1 und 2 sind identisch. Dann jedoch:

1. Auf „Link teilen“ klicken.

Speicher Nextcloud Teilen 007

2. Ein Passwort setzen und mit Drücken der Enter-Taste bestätigen
ACHTUNG: Es ist zwingend notwendig ein Passwort zu setzen!

Speicher Nextcloud Teilen 008

3. Nun kann der erstelle Link kopiert werden und an die gewünschte Person weitergeleitet werden. Bei Bedarf kann auch direkt via Nextcloud eine automatisierte Mail per „Link per E-Mail versenden“ verschickt werden. Unter Ablaufdatum kann ein automatisiertes Zeitfenster definiert werden ab dem der Link nicht mehr gültig ist. Um den Link manuell zu deaktivieren muss einfach der Haken bei „Link teilen“ entfernt werden.

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Per Nextcloud-Client

Das Teilen über den Nextcloud-Client funktioniert ähnlich wie im Webportal. Weitere Informationen über den Nextcloud-Client finden Sie hier.


1. Rechtsklick auf die gewünschte Datei im lokalen Nextcloud-Ordner machen. Auf „Via Nextcloud teilen“ klicken.

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2. Die Nutzereingabe funktioniert hier genau wie im Webportal: Zuerst den Nutzer eingeben.

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3. Auf die Autovervollständigung warten.

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4. Nutzer Bestätigen. Auch hier müssen die Nutzerrechte beachtet werden.

Speicher Nextcloud Teilen 013

Auch das teilen mit externen Personen funktioniert ähnlich einfach. Nachdem das Fenster zur Nutzereingabe geöffnet wurde müssen hier folgende Schritte vorgenommen werden:

5. Auf „Link teilen“ klicken.

Speicher Nextcloud Teilen 014

6. Ein Passwort eingeben und durch Klick auf „password Festlegen“ bestätigen.

Speicher Nextcloud Teilen 015

7. Mit einem Klick auf „Link kopieren“ wird der link automatisch in die Zwischenablage kopiert. Mit einem Klick auf „Mail-Link“ wird automatisch das standard-Mailprogramm geöffnet und der Link dort eingefügt.
Auch hier kann ein Ablaufdatum festgelegt werden.

Speicher Nextcloud Teilen 016

Da es bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personen unter Umständen zu Datenverlust kommen kann, ist es sinnvoll, dass Sie Ihre Daten noch einmal separat sichern. Hierfür empfiehlt sich ein externes Speichermedium, wie z.B. eine externe Festplatte. Des weiteren können Sie einzelne Dateien (bis 10GB) in unseren Netzlaufwerken sichern.

Falls Sie den Nextcloud-Client verwenden, können Sie die Dateien in Ihrem Synchronisations-Ordner einfach per "kopieren und einfügen" auf Ihrer Sicherungslösung abspeichern. Falls Sie den Webzugang verwenden, müssen Sie zunächst die Dateien herunterladen und diese dann auf Ihre Speicherlösung kopieren.

Die Universität Koblenz-Landau bietet mit OnlyOffice eine Möglichkeit an, Dokumente direkt in der Nextcloud in einer Gruppe zu bearbeiten. Diese Anwendung wird im weiteren Verlauf erläutert.

 

 Unter nextcloud.uni-landau.de mit den Benutzerdaten anmelden und einloggen.

Durch das Klicken auf das +-Zeichen kann ein neues Dokument erstellt werden und dabei zwischen einem Textdokument, einer Tabelle oder Präsentation gewählt werden. In diesem Beispiel wurde ein Textdokument gewählt.

 

file cloud only 001 

Um mit einem Kollegen oder Kommilitonen an einem Dokument zu arbeiten, muss das gewählte Dokument zuerst geteilt werden. Hierzu drückt man auf das Teilen-Symbol auf der rechten Seite des Bildschirmabschnittes.

In der sich öffnenden „Sidebar“ muss nun die Emailadresse des Mitarbeiters ausgewählt werden. Das Teilen des Dokumentes war erfolgreich, sobald die Emailadresse unter der Eingabe aufgelistet wird.

 

file cloud only 002

 

Eine .odt oder .ods Datei muss durch den Klick auf das „•••“-Symbol und den Reiter „in ONLYOFFICE öffnen“ geöffnet oder durch den Reiter „mit ONLYOFFICE umwandeln“ in .docx und .xlsx umgewandelt werden. Dateien mit der Endung .docx oder .xlsx können durch einen Doppelklick in ONLYOFFCIE bearbeitet werden.

Wird das Dokument geöffnet, so kann man anhand des verschieden farbigen Cursors erkennen, welche Person den Text verfasst. Zur Übersicht wird die Emailadresse stetig angezeigt.

Sie können nun zeitgleich mit Ihren Kollegen arbeiten. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert. Um die Kommunikation zu erleichtern befinden sich auf der linken Seite des Bildschirmes verschiedene Symbole.

Die Funktionen der Symbole sind wie folgt zu verstehen:

•Kopf-Symbol: Öffnet einen Chat mit den aktiven Mitarbeitern

• Symbol Sprechblase: Stellt eine Kommentarfunktion dar

 

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Die Funktion "Nachverfolgen von Änderungen" wird über die untere Toolbar (3. Symbol rechts neben der Sprachauswahl) aktiviert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen hat.

 

Für eine ständige Nutzung der Cloud, wird die Software "Nextcloud-Client" empfohlen.

 

Der Nextcloud-Client ist eine Software die es Ihnen ermöglicht, Ihre Daten auf einen gewünschten Arbeitsrechner zu synchronisieren. Der Funktionsumfang ist identisch mit der Benutzeroberfläche im Browser, die Bedienung aber sehr viel einfacher. Hier wird erläutert werden, wie der Client installiert wird und wie er danach genutzt werden kann.

1. Installation
Um den Nextcloud-Client zu installieren muss zuerst die Setup-Datei beschafft werden. Diese kann unter dem folgenden Link gefunden werden: https://nextcloud.com/install/#install-clients

Nachdem die Installationsdatei für das gewünschte Betriebssystem heruntergeladen wurde, muss die Installationsroutine durchgeführt werden.

Nachdem die Installation durchgeführt wurde, sollte beim ersten Start folgendes Fenster erscheinen:

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Hier muss nun folgende Adresse eingegeben werden:

Speicher Nextcloud Client 002
Nun mit „Weiter“ bestätigen. Darauf folgt ein Fenster in, dem Nutzerdaten angegeben werden müssen:

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Hier muss die URZ-Nutzerkennung mit Mailadresse eingegeben werden. Dazu das passende Passwort:

Speicher Nextcloud Client 004

Auch hier mit „Weiter“ bestätigen.

Nachdem die Anmeldedaten erfolgreich eingegeben und überprüft wurden, erscheint ein Fenster in dem der Nextcloud-Ordner festgelegt werden kann. Hier können ggf. auch einzelne Ordner abgewählt werden die synchronisiert werden sollen. Wenn der lokale Ordner geändert werden soll, kann mit einem Klick auf das Feld neben „Lokaler Ordner“ ein beliebiger Ordner ausgewählt werden.

ACHTUNG: Sollten mehrere Konten auf einmal Synchronisiert werden, ist es dringend notwendig ab dem zweiten Konto einen anderen Ordner festzulegen, da es sonst zu massiven Synchronisationsproblemen kommen kann.

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Nachdem alles nach den persönlichen Anforderungen konfiguriert wurde, kann mit „Verbinden“ die Synchronisation abgeschlossen werden. Hier gibt es nun noch die Möglichkeit den lokalen Ordner oder das Webfenster zu öffnen.

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2. Nutzung
Im Normalfall kann der Nextcloud-Ordner wie ein normaler Ordner verwendet werden, von dem sämtliche Dateien synchronisiert werden, solange der Nextcloud-Client geöffnet ist. Um die Benutzeroberfläche zu öffnen kann in Windows in der Symbolleiste auf das Nextcloud-Symbol geklickt werden.

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Im Übersichtsfenster kann mit einem Klick auf die einzelnen Haken ausgewählt werden, ob die Ordner lokal synchronisiert werden sollen.

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Um zum lokalen Ordner zu navigieren kann immer über einen Klick auf das Punktesymbol die Option „Ordner öffnen“ gewählt werden.

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Unter dem Reiter „Allgemein“ können weitere Einstellungen getätigt werden, wie z.B. ob das Programm mit dem System gestartet werden soll.

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Im lokalen Ordner werden die einzelnen Dateien mit kleinen Icons ergänzt, die den Status der Datei anzeigen.

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Hierbei steht ein grünes Icon für eine erfolgreiche Synchronisation, ein blaues für eine laufende Synchronisation und ein rotes für einen Fehler bei der Synchronisation.

Der einfachste Weg, zwei Cloud Instanzen zu verwalten und gemeinsam zu benutzen, ist die Verwendung von zwei getrennten Synchronisations-Ordnern.
Beim Verbinden des Cloud-Clients mit dem Sever werden Sie gefragt, welchen Ordner Sie zur Synchronisation nutzen möchten. Legen Sie hier zwei Ordner (jeweils für die Nextcloud Koblenz und für die Nextcloud Landau), z.B. "nx_landau" und "nx_koblenz", an. Möchten Sie nun Dateien auf dem anderen Campus verfügbar machen, ziehen Sie einfach die Datei in den vorher erstellten Ordner. Wenn die Clients richtig eingestellt sind, werden die Daten nun in die jeweilige Cloud synchronisiert.
Falls Sie nach der initialen Installation die Synchronisations-Einstellungen ändern möchten, können Sie dies mit einem Klick auf das Nextcloud-Icon tun (erster Reiter).