Outlook

Outlook ist der in der Microsoft-Office-Suite zur Verfügung gestellte Mailclient. Da die Kompatibilität zu SOGo nicht im gleichen Maße garantiert werden kann wie in Thunderbird, ist die Synchronisation von Kalendern und Adressbüchern etwas komplexer. Dennoch lässt sich auch mit Outlook gut und effizient arbeiten.

Hier finden sich die meist genutzten Anleitungen zur Verwendung von Outlook.

 

 

In dieser Kategorie sind Informationen zur grundlegenden Bedienung und Einrichtung von Outlook in Kombination mit dem Uni-Mailkonto gesammelt.

 

Um in Outlook ein Email-Konto einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie "Datei" --> "Kontoeinstellungen" aus
2. Unter dem Reiter "E-Mail" wähle Sie "Neu..." oder "Ändern..." aus
3. Geben Sie Ihre Daten, wie in folgendem Bild gezeigt, ein :

Mail outlook posteinausgang 001


4. Wählen Sie den Button "Weitere Einstellungen" aus
5. Unter dem Reiter "Postausgangsserver" muss "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" ausgewählt sein. Sie müssen hier die gleichen Einstellungen wie für den Posteingangsserver verwenden.

Mail outlook posteinausgang 002

6. Im Reiter "Erweitert" sollten Sie nun folgende Einstellungen vornehmen:


Mail outlook posteinausgang 003

In Outlook funktioniert für IMAP auch die Einstellung

Verschlüsselung: TLS
Port: 143
Falls die automatische Erkennung des Verbindungstyp nicht funktionieren sollte, müssen Sie den SMTP-Port 587 mit "TLS" einrichten.


7. Nun ist Ihr Konto fertig eingerichtet und nach der Überprüfung Ihrer Eingaben können Sie Emails versenden und empfangen.

Die nachfolgende Anleitung erklärt, wie Sie E-Mails in Outlook löschen.

1. Emails markieren und die Auswahl mit einem Rechtsklick bestätigen. Im Kontextmenü "Löschen" auswählen.

mail outlook löschen 001

2. "Papierkorb" in der linken Leiste auswählen. E-Mails markieren, das Kontektmenü durch einen Rechtsklick auswählen, und den Eintrag "Löschen" auswählen. ACHTUNG die E-Mails werden endgültig vom Server gelöscht!

mail outlook löschen 002

Im Rahmen einer Sicherheitsprüfung ist es oft notwendig, eine E-Mail als Anhang zu versenden. Dabei ist wichtig, dass die E-Mail nicht als Textdatei oder ähnliches verschickt wird.

In Outlook kann eine E-Mail folgendermaßen als Anhang verschickt werden:

1.      Die Mail mit einem Doppelklick öffnen.

 2.     Auf „Weitere“ -> „Als Anlage weiterleiten“ klicken

 

mail outlook anhang 001 

 

3.       Nun öffnet sich ein neues Fenster in dem die Mail als Anhang beigefügt ist. Diese neue Mail kann nun bearbeitet und abgeschickt werden.

 

mail outlook anhang 002

Um sich den Quelltext einer Mail in Outlook anzeigen zu lassen sind folgende Schritte notwendig:

1. Auf die Mail doppelklicken die anzeigt werden soll.

2. Auf "Datei" klicken.

 

Mail Outlook Quelltext 001

 

3. Auf "Eigenschaften" klicken.

 

Mail Outlook Quelltext 002

 

4. Nun wird unter "Internetkopfzeilen" der Quelltext der Mail angezeigt.

 

Mail Outlook Quelltext 003

 

 

Auch Outlook bietet die Möglichkeit der Erstellung von Filtern und der Archivierung. Beachten Sie bitte, dass eine Filterregel unter Outlook nur für den jeweiligen Client-PC gilt und nicht auf dem Mailserver eingerichtet wird. Hierfür schauen Sie bitte in die Kategorie "Webzugang".

 

HINWEIS: Diese Regel bezieht sich lediglich auf Outlook 2016. Auf dem Server werden die Nachrichten nicht verschoben. Dementsprechend empfiehlt das URZ eine Einrichtung der Filterregeln auf SOGo!

1. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Posteingang, so dass sich das Kontextmenü öffnet. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neuer Ordner...

Mail outlook verschiebefilter 001

2. Es öffnet sich ein Eingabefeld, in dem Sie den Ordner umbenennen können. Geben Sie dort einen Ordnernamen, beispielsweise Rundmails, ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Der neue Ordner erscheint daraufhin links in der Ordnerliste.

Mail outlook verschiebefilter 002 Mail outlook verschiebefilter 003

3. Um nun eine Weiterleitung einrichten zu können, muss eine Regel erstellt werden. Dazu wählen Sie zuerst eine Nachricht aus und klicken in dem Menü auf Regeln. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, indem Sie auf Regel erstellen... klicken.

Mail outlook verschiebefilter 004

4. Wählen Sie in der Auswahl die Felder "Von ..." und "Element in Ordner verschieben" aus. Klicken Sie anschließend auf "Ordner auswählen..."

Mail outlook verschiebefilter 005

5. Wählen Sie in dem neuen Dialogfenster den zuvor erstellten Ordner aus und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf "OK".

Mail outlook verschiebefilter 006

6. Optional kann die neu erstellte Regel auf bereits bestehende Nachrichten angewandt werden. Dazu das Feld "Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden." auswählen und mit einem Klick auf den Button "OK" bestätigen.

Mail outlook verschiebefilter 007

1. E-Mails können in Outlook auf zwei unterschiedliche Arten archiviert werden. Entweder indem eine E-Mail ausgewählt wird und der Button Archivieren angeklickt wird, oder mit einem Rechtsklick auf eine E-Mail, woraufhin diese Option ebenfalls ausgewählt werden kann:

Mail outlook archiv 001

Mail outlook archiv 002

2. Falls noch kein Archivordner erstellt wurde, öffnet sich ein neues Dialogfenster. Hier wird die Option Archivordner erstellen ausgewählt:

Mail outlook archiv 003

3. Archivierte E-Mails können durch Auswahl des Ordners Archiv in der linken Navigationsleiste eingesehen werden:

Mail outlook archiv 004

Die nachfolgende Anleitung erklärt, wie Sie einen lokalen Ordner in Outlook 2016 erstellen um
Ihre Emails lokal zu sichern.

1. Klicken Sie im Menü auf Datei:

Mail outlook lokalerordner 001

2. Wählen Sie Kontoeinstellungen:

Mail outlook lokalerordner 002

3. Wählen Sie Datendateien und im Anschluss Hinzufügen:

Mail outlook lokalerordner 003

4. Vergeben Sie einen Dateinamen uns bestätigen Sie durch klick auf OK:

Mail outlook lokalerordner 004

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neu erstellte Datendatei und wählen Sie Neuer Ordner...

Mail outlook lokalerordner 005

6. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den neuen lokalen Ordner und bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste auf der Tastatur.

Mail outlook lokalerordner 006

 

 

Auch in Outlook kann der Kalender und das Adressbuch mit SOGo synchronisiert werden. Hier finden sich Schritt-für-Schritt Anleitungen dazu.

 

Um die Sogo-Kalender vollständig, also auch mit Schreibzugriff, in Outlook zu integrieren, ist ein Plugin notwendig, welches Outlook die Funktion ermöglich Cal-Dav Kalender zu lesen.


Wir verwenden hier das von der Universität Wien entwickelte Programm „Outlook CalDav Synchronizer“. Mit dem folgenden Link kann es kostenlos heruntergeladen werden.
https://sourceforge.net/projects/outlookcaldavsynchronizer/
Nun muss die Setup-Datei ausgeführt werden, dabei sollte beachtet werden, das Outlook geschlossen ist.
Nach der Installation empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1.
CalDav-Adresse herausfinden
Zur Synchronisierung in Outlook muss zuerst die CalDAV Adresse in Sogo ausgelsen werden. Dies geht folgendermaßen:
Sogo im Browser aufrufen, Anmelden und zur Kalenderseite navigieren.

Mail outlook kalendersync 001

Beim gewünschten Kalender auf das Punktesymbol klicken und dann auf „Links zu diesem Kalender“ klicken.

Mail outlook kalendersync 002

Nun den Link bei „CalDAV-URL“ kopieren.

Mail outlook kalendersync 003

2. Outlook konfigurieren.
Nachdem der „Outlook CalDav Synchronizer“ installiert wurde, gibt es in Outlook eine dazugehörige Registerkarte.
Hier auf „Synchronization Profiles“ klicken

Mail outlook kalendersync 004

Auf das grüne Plus klicken.

Mail outlook kalendersync 005

Den Punkt bei „Generic CalDAV/CardDAV“ lassen und mit „Ok“ bestätigen.

Mail outlook kalendersync 006

Nun ist das Konfigurationsfenster zu sehen. Folgende Fenster müssen ausgefüllt werden:

Mail outlook kalendersync 007

1. Hier den Namen des Kalenders eintragen
2. Hier mit einem Klick auf das Punktesymbol den Ordner in Outlook festlegen. Auf den nachfolgenden Bildern wird gezeigt wie dies funktioniert:

Um einen neuen Ordner anzulegen auf "Neu..." klicken.

Mail outlook kalendersync 008
Hier den Namen festlegen und bei "Ordner enthält Elemente des Typs:" unbedingt "Kalender" auswählen. Mit OK bestätigen.

Mail outlook kalendersync 009
Den angelegten Ordner markieren und mit "OK" bestätigen.

Mail outlook kalendersync 010


3. Hier die Kopierte URL aus Schritt 1 einfügen.
4. Hier den Nutzernamen ohne @uni-landau.de eintragen
5. Hier das zugehörige Passwort eingeben.
Mit einem Klick auf „Test or discover settings“ kann die Richtigkeit der Angaben überprüft werden.
Im Bereich „Sync settings“ kann unter „Synchronization interval (minutes)“ die automatische Synchronisierung eingestellt werden.
Mit einem Klick auf „Ok“ das Fenster schließen.
Zur veranschaulichung hier nochmal ein ausgefülltes Fenster:

Mail outlook kalendersync 011

Nun Sollte im Bereich Kalender der neu angelegte Ordner zu sehen sein. Mit einem Klick auf „Synchronize now“ kann jederzeit manuell synchronisiert werden.

Mail outlook kalendersync 012

Adressbücher und die darin gespeicherten Kontakte werden zwischen Outlook und SOGo standardmäßig nicht auf dem gleichen Stand gehalten. In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie eine automatische Synchronisation einrichten können.

Outlook-Plug-In installieren:

1. Laden Sie das Plug-In „Outlook CalDav Synchronizer“ herunter.
2. Entpacken Sie das soeben heruntergeladene Archiv an einen beliebeigen Ort auf Ihrer Festplatte.
3. Rufen Sie die Datei setup.exe in dem entpackten Archiv auf und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.


Kalender auswählen:

1. Rufen Sie die URL https://sogo.uni-landau.de auf.
2. Geben Sie folgende Eingabedaten ein und starten Sie den Anmeldevorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche „Anmelden“.

Benutzername: Ihre URZ-Benutzerkennung
Passwort: das von Ihnen hinterlegte Passwort

Mail outlook adresbuchsync 001

3. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche „Adressbuch“.

Mail outlook adresbuchsync 002

4. Wählen Sie das Menü Ihres zu synchronisierenden Adressbuches aus.

Mail outlook adresbuchsync 003

5. Wählen Sie den Eintrag „Links zu diesem Adressbuch“ aus.

Mail outlook adresbuchsync 004

6. Kopieren Sie die CardDAV-URL in den Zwischenspeicher (Strg + C).

Mail outlook adresbuchsync 005


SOGo-Integration in Outlook einrichten:
Achtung: dieser Schritt ist nur verfügbar, wenn Sie das Plug-In "Outlook CalDav Synchronizer“, wie weiter oben beschrieben, installiert haben!

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie den Ribbon „CalDav Synchronizer“ aus.

Mail outlook adresbuchsync 006

2. Wählen Sie den Eintrag „Synchronization Profiles“ aus.

Mail outlook adresbuchsync 007

3. Fügen Sie ein neues Profil hinzu, indem Sie den Eintrag „Add new Profile“ auswählen.

Mail outlook adresbuchsync 008

4. Belasse Sie die Auswahl auf „Generic CalDAV“ und bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche „Ok“.

Mail outlook adresbuchsync 009

5. In dem nächsten Fenster tätigen Sie folgende Eingaben:

Name: eine beliebige Bezeichnung für das Profil
DAV Url: die im vorangegangenen Schritt kopierte CardDav-URL
Username: Ihre URZ-Benutzerkennung
Password: das von Ihnen hinterlegte Passwort
Email address: Ihre vollständige E-Mailadresse

Mail outlook adresbuchsync 010

6. Bestätigen Sie die Eingabgen durch Klick auf die Schaltfläche „Ok“.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronize now“ um ihr Adressbuch sofort zu synchronisieren.


Die Einrichtung der Synchronisation zwischen SOGo und Outlook ist nun abgeschlossen.

 

Ein persönliches Sicherheitszertifikat in Outlook einbinden

 

Hinweis: Bevor Sie dieser Anleitung folgen, ist es notwendig ein persönliches Sicherheitszertifikat beantragt und exportiert zu haben. Wie das geht erfahren sie hier.

 

1. Doppelklicken Sie auf die Zertifikatsdatei auf Ihrem PC. Nun sollte sich der „Zertifikatsimport-Assistent“ öffnen. Hier „Aktueller Benutzer“ markieren und auf „Weiter“ klicken.

 

Mail Outlook Zertifikat 001

 

2.  Im folgenden Fenster bestätigen, dass der Pfad der Zertifikatsdatei korrekt ist. Mit „Weiter“ bestätigen.

 

Mail Outlook Zertifikat 002

 

3. Im Folgenden Bildschirm das Passwort eingeben, das beim Export des Zertifikats gesetzt wurde. Den Haken bei „Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen“ setzen. Mit Weiter“ fortfahren. Im folgenden Fenster „Zertifikatsspeicher automatisch….“ Auswählen und erneut auf „Weiter“ klicken.

 

Mail Outlook Zertifikat 003

 

4. Nun erhalten Sie eine Übersicht über die Einstellungen. Sollte alles den korrekten Einstellungen entsprechen, mit „Fertigstellen“ bestätigen.

 

Mail Outlook Zertifikat 004

 

5. Die Auftauchende Sicherheitswarnung mit „Ja bestätigen.

 

Mail Outlook Zertifikat 005

 

6. Der Importvorgang war erfolgreich. Mit „Okay“ abschließen.

 

Mail Outlook Zertifikat 006

 

7. Öffnen Sie nun in Outlook die Einstellungen. Navigieren Sie dort zu „Trust Center“  und klicken Sie auf „Einstellungen für das Trust Center“.

 

Mail Outlook Zertifikat 007

 

8. Klicken Sie nun auf „E-Mail-Sicherheit“ und dort auf „Einstellungen“

 

Mail Outlook Zertifikat 008

 

9. In den Sicherheitseinstellungen nun das Mailkonto auswählen, für welches das Zertifikat erstellt wurde. Dann auf „Auswählen“ bei „Signaturzertifikat“ und „Verschlüsselungszertifikat“ klicken und dort jeweils das Zertifikat bestätigen. Achten Sie darauf die Haken wie im folgenden Bild zu setzen.

 

Mail Outlook Zertifikat 009

 

Mail Outlook Zertifikat 010

 

10. Wenn Sie nun eine E-Mail verfassen, können Sie über „Optionen“ auf „Signieren“ klicken und Ihre Mails somit mit Ihrem sogenannten „Public-Key“ zertifizieren. Sollten Sie von einer Person bereits einen solchen Key erhalten haben, können Sie mit einem Klick auf „Verschlüsseln“ die Emails so verschlüsseln, dass Außenstehende diese nicht lesen können, selbst wenn sie abgegriffen werden sollten.

 

Mail Outlook Zertifikat 011

 

11. Wenn Sie eine Mail erhalten, können Sie mit folgenden Symbolen sicherstellen, dass die Mail verschlüsselt (erstes Symbol) und mit einem Public-Key versehen (zweites Symbol) ist.

 

Mail Outlook Zertifikat 012