Eine Kollektion (Sammelübersicht) anlegen

Verwandte Artikel bzw. Meldungen/Termine können zusammengefasst und auf einer Übersichtsseite dargestellt werden. Als Sammelübersicht dienen die sogenannten "Intelligenten Ordner". Intelligente Ordner sammeln nach zuvor definierten Kriterien alle Artikel/Meldungen/Termine. Möchten Sie auf einer Übersichtsseite beispielsweise alle Meldungen Ihrer Einheit angezeigt bekommen,  können Sie die Meldungen mit einem bestimmten Stichwort kennzeichnen. Der Intelligente Ordner sammelt dann alle Meldungen, die dieses Stichwort enthalten und zeigt sie an.

Um einen Intelligenten Ordner anzulegen, finden Sie zwei Kopiervorlagen: „Aktuelles“ sammelt Meldungen und „Termine“ sammelt Termine. Sie können diese Kopiervorlagen auch verwenden, wenn Sie andere Artikeltypen sammeln möchten. Sie müssen nach dem Anlegen lediglich die Kriterien anpassen, wie weiter unten erläutert.

Wenn Sie z.B. für Ihr Institut/Ihre Einrichtung Meldungen sammeln und anzeigen lassen wollen gehen Sie wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich mit Ihrer Uni-E-Mail-Adresse ein. Navigieren Sie zu dem Ordner (oder richten Sie diesen ein), in dem Sie Ihre Meldungen sammeln möchten, z.B. „Archiv“ oder „Aktuelles“.
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen" > "Von einer Vorlage" und wählen Sie "Aktuelles" aus.
  • Bitte vergeben Sie einen eindeutigen Kurznamen.
  • Wenn Sie vor Ihrer Artikelsammlung einen erläuternden Kurztext anzeigen lassen möchten, können Sie diesen wie gewohnt über den Texteditor eingeben.
  • Speichern Sie Ihr Dokument ab.
  • Klicken Sie nun in der Bearbeitungsleiste auf „Kriterien“. Hier definieren Sie Ihre Suchkriterien, nach denen Sie Meldungen bzw. Termine sammeln möchten. Das wichtigste Kriterium ist die Kategorie (das Stichwort), das Sie Ihrer Meldung bei der Erstellung zugewiesen haben (z.B. „Meldung Forschungsnachrichten“). Zudem können Sie den Artikeltyp einstellen, der gesammelt werden soll. Hier wählen Sie das Kriterium „Meldung“ oder „Termin“ aus. Sie können darüber hinaus einen Zeitraum vergeben, nach dem gesammelt werden soll. Sie können beliebig viele Kriterien definieren.
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.

Tipp: Sie können Sie den intelligenten Ordner auch als Standardseite des Ordners einrichten.

Tipp: Mit Hilfe eines intelligenten Ordners können Sie eine animierte MindMap-Ansicht erzeugen